I&IC een jaar later: hoe een afdeling weer opstaat na een fikse vertrouwenscrisis

‘Hoe zwijgplicht leidde tot angst onder medewerkers I&IC en vertrouwensbreuk met rector’. Onder die kop publiceerde Delta op 15 april 2024 een onderzoeksverhaal over sociale onveiligheid, disfunctioneren, gemankeerde communicatie en juridische dreigementen bij het Innovation and Impact Centre (I&IC). Het artikel deed veel stof opwaaien, werd gecensureerd, won een prijs en staat sinds de zomer van 2024 weer online.

Het leven ging verder, ook bij het I&IC. Interim-directeur Alice Stäbler trad aan en er kwam een werkgroep sociale veiligheid van gewone I&IC-medewerkers. Stäbler maakte op 1 januari 2025 plaats voor een vaste opvolger: Kenneth Heijns. De werkgroep had nog geen drie weken eerder een rapport afgeleverd met de ondertitel ‘Openheid, respect en vertrouwen: sleutels tot een veilige werkplek’. Het is een bondig en concreet stuk over wat er niet goed zit bij het I&IC en hoe het beter kan.

Over beide, het rapport en Heijns’ werk, gaat dit verhaal.

‘Een cadeautje’

Het rapport zat tussen de overdrachtsstukken die horen bij Heijns’ nieuwe functie. ‘Een cadeautje’, vindt hij. “Het rapport gaat over echte emoties en er staan super nuttige aanbevelingen in.”

Hij zegt het tijdens een interview in zijn kamer aan de Van der Burghweg. In de hoek staan twee houten appelkistjes met boeken op elkaar. De vergadertafel staat scheef in de ruimte. Eén van de hanglampen erboven beschijnt nu vooral een stoel.

“De tafel scheef zetten, is één van mijn grote daden”, lacht Heijns, handen geklemd rondom zijn thermosmok met thee. De kistjes met boeken komen ook van hem. Is het een poging tot huiselijkheid, een kleine daad van verzet tegen rechtlijnigheid? “Ik vond gewoon dat het moest.”

Bevindingen zijn geen verrassing

Hoewel hij er de periode van grote onrust in 2023 en 2024 niet meemaakte, is Heijns niet nieuw bij het I&IC. Hij werkt er sinds 2017 en werd vanuit daar gedetacheerd naar het Amsterdam Institute for Advanced Metropolitan Solutions (AMS Institute). Hij bleef dus in dienst van de TU. En Heijns kwam ook al iets eerder weer terug naar het I&IC, in september vorig jaar, gewoon als één van de 160 medewerkers.

Het maakt dat de stevige bevindingen van de werkgroep sociale veiligheid geen verrassing voor hem zijn. Hij hoorde soms uit eerste hand wat er allemaal speelde. Hoe hij het tij wil keren, daarover later meer.

‘Afspreken, uitspreken, aanspreken’

Eerst het rapport ‘Openheid, respect en vertrouwen’. Daarin staan de uitkomsten van een enquête die door iets minder dan de helft van de I&IC-medewerkers is ingevuld. De bevindingen liegen er niet om:

• Zo voelt ruim driekwart van de respondenten zich niet gesteund door de centrale dienst HR (zie het kader onderaan);
• Vindt ruim 60 procent het R&O-proces niet transparant;
• Heeft 60 procent het gevoel niet genoeg informatie te krijgen van het managementteam;
• Voelt 45 procent zich geen onderdeel van het I&IC (maar meestal wel van de eigen afdeling);
• Vindt bijna 80 procent dat er onvoldoende aandacht is voor inclusie.

Het rapport telt verder tweeëneenhalve pagina’s met aanbevelingen voor meer sociale veiligheid. De hoofdthema’s zijn:

• Voortdurende aandacht voor het onderwerp.
• Meer verbondenheid, onder meer door een duidelijker missie.
• Goed personeelsbeleid met een zichtbare rol voor de dienst Human Resources.
• Betere communicatie vanuit directie en managementteam.
• Aandacht voor diversiteit en inclusie.
• Een lerende cultuur met ruimte voor feedback.
• Het goede voorbeeld geven door ‘afspreken, uitspreken, aanspreken’.
• Een duidelijke organisatiestructuur.

Kleurig schema met aanbevelingen

Terug naar de kamer met de scheve tafel. Uit zijn tas haalt Heijns een kleurig schema van de maatregelen die de werkgroep heeft voorgesteld, voordat deze zichzelf ontbond. Welke zijn al in werking, welke (nog) niet?

‘We moeten medewerkers meenemen in strategische ontwikkelingen’

De eerste van de lijst is een geval-‘nog niet’. “Stel een nieuwe werkgroep in”, leest Heijns voor, waarna hij uitlegt waarom het daarvoor nog te vroeg is. “Uiteindelijk moet het in de reguliere organisatie landen. Je hebt niet voor niets een directeur, een staf en afdelingshoofden. Daar moeten maatregelen eerst verankerd zijn.” Wel praat hij af en toe even bij met de oud-voorzitters van de eerste werkgroep.

Strategische keuzes

Hij noemt een paar andere aanbevelingen op. De missie duidelijker omschrijven? “Die van de TU en onze rol daarin dan. Het is zinvol om dat helder op te schrijven. Bovendien moeten we medewerkers meenemen in strategische ontwikkelingen.”

Dat sluit aan op het advies dat directie en managementteam beter moeten communiceren. “MT-leden spreken met hun teams over strategische keuzes, waarna ze die inbreng weer meenemen naar het MT.”

Bezuinigingen

Daarnaast is er een maandelijkse plenaire bijeenkomst. Heijns vertelt daar hoe het I&IC ervoor staat. Qua sociale veiligheid, zeker. Maar ook, en daar wordt het opnieuw lastig, qua financiën.

‘Komen we net een beetje in rustig vaarwater, komt er een ombuiging overheen’

Net als alle diensten moet het I&IC 10 procent op eerste geldstroomkosten bezuinigen. Deze zogenoemde ombuigingen zijn nooit fijn, maar zeker niet na zo’n moeilijke periode. Dat ziet ook Heijns. “Een collega zei laatst: ‘komen we net een beetje in rustig vaarwater, komt er een ombuiging overheen’. De bezuinigingen gaan gepaard met een ongelooflijke interne dynamiek.”

Geld binnen brengen

Dat komt ook door de taak van het I&IC, kort gezegd het (helpen) binnenhalen en besteden van externe gelden.

Waar kun je op bezuinigen als het juist je opdracht is om geld binnen te brengen, en als meer dan 40 procent van je medewerkers wordt betaald uit deze externe middelen?

‘Niemand wil toch dat we stoppen met adviseren over subsidies, of met het vastleggen van intellectueel eigendom?’

Bovendien ziet Heijns nieuwe kansen ontstaan. “In Europa en in Nederland zijn er zoveel beleidsvoornemens die druipen van innovatie en samenwerking. En daar zijn wij nou juist van, om dat te ondersteunen.”

Verschraling accepteren

Als bezuinigen dan toch moet, dan liefst met duidelijke keuzes, vindt Heijns. Maar hoe dan? “Niemand wil toch dat we stoppen met adviseren over subsidies, of met het vastleggen van intellectueel eigendom? Of met business development, programmamanagement, programmaontwikkeling, faculteiten bij elkaar brengen, consortia vormen met de industrie en overheden.”

Wat dan wel? “Misschien betekent 10 procent bezuinigen dat we moeten accepteren dat we wat verschralen in wat we kunnen doen. Terwijl we blijven kijken waar het slimmer kan.”

Wat zit mensen dwars?

Gedurende al dat soort pijnlijke processen zal sociale veiligheid topprioriteit moeten blijven, het is bijvoorbeeld een vast agendapunt bij het MT. Maar weet Heijns wat mensen mogelijk nog dwars zit? Heeft hij bijvoorbeeld ook gehoord dat het sommige medewerkers steekt dat ze nooit excuses kregen van de rector of van HR over hun gebrekkige optreden toen de nood aan de man was?

‘Sommige mensen hebben zichtbaar een knauw gekregen’

Heijns heeft dat niet gehoord, maar zou dat zeker serieus nemen, zegt hij. Hij denkt dat het hem, nu net zijn eerste 100 dagen als directeur voorbij, wel meer tijd kost ‘om echt te zien en te voelen wat voor sporen er zijn nagelaten’. “Er zijn in die periode hartstikke goede mensen weggegaan. Sommige mensen die er nog zijn, hebben zichtbaar een flinke knauw gekregen. Bijvoorbeeld degenen die dag en nacht hebben gewerkt om het schip drijvende te houden. Zij hebben achter de schermen allerlei gaten opgevuld, vaak zonder dat anderen dat zagen. Ze zijn moe, denk ik”.

‘Dápper dat je dit doet’

Zou het ook kunnen dat zijn medewerkers hem niet willen belasten? Heijns denkt er even over na en knikt. “Ik ben heel warm ontvangen. Misschien omdat ik een vakbroeder ben. Ik vind dit werk gewoon hartstikke leuk. Ik geef aandacht aan ons vakmanschap en dat lijkt veel energie te geven.” Tegelijk merkt hij af en toe ‘spanning op de lijn’. Tijdens een overleg, bijvoorbeeld.

De periode vlak voor hij aantrad, schiet hem nu ook te binnen. Het was al bekend dat hij directeur van I&IC zou worden, en hij zwierf wat over de campus om zijn voorganger niet voor de voeten te lopen. Mensen spraken hem aan: ‘Dápper dat je dit doet, een flinke klus, sterkte’.

‘Ik concludeer dat er veel óver het I&IC is gesproken en niet mét’

Hij verbaasde zich over de medelevende toon erbij. “Wat is er precies dapper? Ik concludeer dat er veel óver het I&IC is gesproken en niet mét. Er was kennelijk een negatief beeld ontstaan van de groep, maar dat klopt totaal niet met wat ik zie. Mensen zijn hier enorm gepassioneerd en integer aan het werk, en altijd met het hart op de goede plek. Ik zie het als een schone taak voor mezelf om heel consistent te blijven praten over ons werk en de manier waarop we dat doen.”

Kwetsbaar opstellen

Heijns pakt de lijst met aanbevelingen voor meer sociale veiligheid er weer bij: er wordt dit jaar een active bystandertraining georganiseerd voor medewerkers, velen van hen bezochten de voorstelling Mindlab, de R&O-cyclus wordt verbeterd, er is volgens Heijns een heel goede HR-adviseur en er komt een cursus leidinggeven en sociale veiligheid voor het hele MT.

Hijzelf heeft die laatste cursus al gedaan. Trainingen, Mindlab, een meldpunt: ze zijn in zijn ogen heel belangrijk. Maar het eigen gedrag is dat nog meer, werd hem daar nog eens duidelijk. “Hoe handel je zelf, wat doe je om voor anderen een veilige omgeving te houden of te maken? Het komt elke dag opnieuw op hetzelfde neer: openheid, kwetsbaar opstellen, fouten erkennen. Ik doe mijn stinkende best om dat elke dag zo te doen.”