Meldpunt sociale veiligheid kan nu echt bijna open [update]

Nu de ondernemingsraad (or) en de studentenraad (sr) afgelopen week hun ‘go’ hebben gegeven voor de Meldprocedure Integriteit en Sociale Veiligheid TU Delft, kan het meldpunt sociale veiligheid verder vorm krijgen. Het kan op zijn vroegst eind maart van start. Op zijn vroegst, want de projectorganisatie moet na het akkoord veel regelen: zo moet het interne werkproces worden beschreven, moeten er fysieke en digitale plekken worden ingericht voor het meldpunt en moet er een structuur komen voor het aannemen en trainen van medewerkers. Daarnaast moeten intervisie en evaluatie vanaf het begin goed geregeld zijn.

Duidingstafel

De meldprocedure die nu is goedgekeurd, beslaat 26 pagina’s. Hieronder staat een samenvatting uit het besluitvormingsmemorandum van het college van bestuur.

• Iedereen met een ‘bestaande, voormalige of mogelijk aanstaande werk- of onderwijsrelatie’ met de TU Delft kan vertrouwelijk en eventueel anoniem ervaringen van grensoverschrijdend gedrag en vermoedens van andere schendingen of misstanden op het vlak van sociale, organisatorische en/of wetenschappelijke integriteit melden, ook als deze zich langer geleden hebben voorgedaan.
• De casemanager van het meldpunt kan een melder in overleg en vrijblijvend doorverwijzen naar een ander loket. Ook kan de casemanager een opvolgingsadvies vragen aan de ‘duidingstafel’, daarbij ‘zoveel mogelijk rekening’ houdend met de wensen en verwachtingen van de melder.
• De duidingstafel bestaat uit vakspecialisten van binnen de TU: in elk geval een integriteitsadviseur van het integrity office, een (onderzoeks)expert van integrale veiligheid en een jurist van legal affairs. De casemanager kan ook andere inhoudelijk deskundigen uitnodigen, bijvoorbeeld van onderwijs- en studentenzaken of personeelszaken.
• De duidingstafel komt in beeld bij een mogelijke misstand, een mogelijke noodzaak voor een persoonsgericht feitenonderzoek, de noodzaak voor ‘een multidisciplinaire afweging’ en als blijkt dat de TU actie moet ondernemen.
• De duidingstafel adviseert over een passende vervolgstap. Adviezen aan melders zijn vrijblijvend, voor adviezen aan beslissers binnen de TU geldt het ‘pas toe, of leg uit’-beginsel. Dat betekent dat beslissers het moeten uitleggen als ze een advies niet overnemen.
• Vakspecialisten aan de duidingstafel moeten vanuit hun kennis en expertise onafhankelijk input leveren voor advisering op maat; zij mogen hiertoe geen instructies ontvangen.
• Medewerkers van het meldpunt en de duidingstafel mogen niet betrokken zijn bij de behandeling van meldingen waarmee zij een persoonlijke betrokkenheid hebben. Het is mogelijk om de beoordeling van een melding geheel of gedeeltelijk extern uit te besteden.
• Melders worden beschermd tegen benadeling als gevolg van hun melding. Als zij benadeling vermoeden, kunnen zij deze contact opnemen met het integrity office om vervolgstappen te bespreken. Bij misbruik van het meldpunt vervalt de bescherming.
• Het meldpunt en de duidingstafel kunnen (ook) leidinggevenden en andere beslissers ondersteunen in de eerste fase van het omgaan met een signaal over integriteit of sociale veiligheid.

• De manager van het integrity office is verantwoordelijk voor het goed functioneren van meldpunt en duidingstafel. Deze mag hierover geen instructies krijgen vanuit de organisatie .
• Een nieuw in te richten reports reflection board helpt het meldproces onderhouden en verbeteren. Deze raad zal bestaan uit vijf tot zeven medewerkers en studenten. Zij worden benoemd op voordracht van een commissie waarin ten minste de ondernemingsraad, de studentenraad en het integrity office vertegenwoordigd zijn.
• Het integrity office ieder jaar levert jaarlijks uiterlijk in april een openbaar jaarverslag.

‘Urgente behoefte’

De mogelijke voordelen van het meldpunt staan in de uitgangspunten die het college van bestuur in december 2024 heeft vastgesteld. Zo moet het meer inzicht geven in ‘hoeveelheid, aard en afhandeling van meldingen’, het ‘lerend vermogen’ van de TU vergroten, bijdragen aan ‘rechtsgelijkheid en rechtszekerheid’ en de TU in staat stellen om ‘tijdig te acteren’ bij vermoedens van ernstige misstanden. Om die redenen adviseren de or en de sr na eerdere vertraging om nu zo snel mogelijk van start te gaan. Ook de lokale vakbonden reppen van een ‘urgente behoefte’.

‘Het vertrouwen is er nog niet overal, maar daar proberen we aan te werken’

Toch lijkt het enthousiasme voor de meldprocedure ook weer niet zo groot. Ondanks maanden van inhoudelijk overleg met  de projectorganisatie (het integrity office) zijn de reacties van or en bonden op de meldprocedure afgemeten. “Een simpel ja of nee is niet direct te geven”, zei or-voorzitter Ronald Kuil op 20 februari tijdens een overlegvergadering met het college van bestuur. De vakbonden schreven in hun advies aan de or van 7 februari iets soortgelijks: ze zijn ‘tot de conclusie gekomen dat er geen simpel positief of negatief advies is te geven’.

Vervolgloketten

Uit hun adviezen wordt niet geheel duidelijk waar deze houding vandaan komt. Het is niet ongebruikelijk dat de medezeggenschap aandachtspunten meegeeft bij een positief advies. De sr heeft die niet, de or en de bonden wel.

Wat een rol zal spelen, zijn zorgen over de ‘vervolgloketten’. Die moeten optimaal functioneren, vinden or en bonden. De casemanager van het meldpunt kan een melder immers doorverwijzen en ook de duidingstafel kan daartoe adviseren. Na de scherpe kritiek van de Inspectie van het Onderwijs in maart 2024 op hun functioneren en vindbaarheid zijn de verschillende loketten bezig met verbeteringen, maar die zijn nog niet allemaal klaar. Zo blijkt uit het Uitvoeringsplan Sociale Veiligheid en Integriteit dat de klachtencommissie ongewenst gedrag een nieuw reglement en een nieuwe samenstelling moet krijgen en dat ook het reglement voor de ombudsfunctionaris wordt herzien.

Capaciteit

Een ander voorbehoud van or en bonden gaat over de plaats van het meldpunt in de TU-organisatie. Het valt onder het integrity office, dat weer onder het bestuursbureau hangt. De bonden en de or adviseren om het integrity office direct onder de raad van toezicht te plaatsen om zo de onafhankelijkheid te versterken. Alle waarborgen helpen daarbij, stelden de bonden ook tijdens een vergadering met het cvb op 17 februari. “Mensen zijn soms bang om zich te melden”, zei voorzitter Fred Veer. “Het vertrouwen is er nog niet overal, maar daar proberen we aan te werken.”

In de tussentijd drukken de or en de bonden het integrity office op het hart dat er genoeg capaciteit moet zijn om meldingen snel te kunnen verwerken, hoewel het onduidelijk is hoeveel mensen er gebruik van zullen maken. De duidingstafel moet wat hen betreft zo snel mogelijk van start. Hun eerdere kritiek op de samenstelling van die duidingstafel (met medewerkers van binnen de organisatie: integrale veiligheid en legal services) lijkt met de onafhankelijkheidsparagraaf in de meldprocedure weggenomen.

Startpunt

Voor alle resterende voorbehouden geldt dat die gaandeweg zullen worden bekeken en waar nodig aangepakt. Rector magnificus en collegevoorzitter Tim van der Hagen noemde het openen van het meldpunt tegenover de medezeggenschap ‘niet een eindpunt, maar een startpunt’. Naast voortdurende interne intervisie en evaluatie zal er binnen een jaar na de start een eerste formele onafhankelijke evaluatie in opdracht van het cvb plaatsvinden, zo is vastgelegd in de meldprocedure. Gekeken wordt dan naar opzet, doeltreffendheid en effect.