Tentamenondersteuning

Vorige week was het tentamen van het vak Patent Law and Patent Policy waarvan ik de coördinator ben. De colleges worden geheel belangeloos gegeven door een patentgemachtigde en een patentadvocaat. Omdat zij geen BKO hebben, kan het coördineren van het vak ze volgens de regels niet worden toevertrouwd. Daarom doe ik dat, hoewel ik ook geen BKO heb maar wel een vrijstelling.

Een paar dagen voor het tentamen ontving ik een e-mail van Exam Support: ‘Please use the link below to go directly to the Osiris page on the Teaching Support website for the 7-step overview to generate the participant list.’ Waarom moet ik me door een menu met zeven stappen heen worstelen om een lijstje te krijgen van de 13 studenten die zich voor het tentamen hebben ingeschreven? Kan Exam Support mij dat lijstje niet gewoon toesturen? Of heb ik nu onrealistische verwachtingen bij het woord ‘Support’?

Dit zijn de zeven stappen die ik moest doorlopen:

1. Log in to Osiris Begeleider.
2. Click on Menu and select Reports.
3. Click on report 9.2.67 – Test participants per room to open it.
4. Fill your Course code and exam date (format dd-mm-yyyy). Both are required!
5. Select which type of Rapport [sic!] you would like to generate.
6. Select the Format in which you would like the report.
7. Click on Run.

De instructies om een SpaceX-raket te lanceren zijn korter.

Na 10 minuten was het me gelukt om een PDF te genereren, maar die bevatte slechts één lege pagina. Het probleem bleek de Course code te zijn die aan het eind nog een extra ‘A’ bleek te hebben. Waarom informeert het systeem mij niet dat de vakcode die ik had opgegeven onjuist (incompleet) was? En waarom wordt er ijzerenheinig een leeg document aangemaakt? Het deed me denken aan die overhemdenfabriek waar de machine die de knoopjes bevestigt kapot was. Er rolden dagenlang overhemden zonder knoopjes van de band.

Het is een zorgwekkende trend dat de ondersteunende diensten ons vertellen hoe wij datgene wat we graag willen dat zij voor ons doen, zelf moeten doen

Nadat ik de fout had ontdekt en hersteld, was er inmiddels een kwartier van mijn kostbare tijd verstreken. Als ik dit iedere maand zou doen, was ik er vast heel bedreven in. Maar ik doe het slechts één keer per jaar, en ieder jaar verandert er wel iets aan de procedure. Daarom kost het mij onevenredig veel tijd. Het is een zorgwekkende trend dat de ondersteunende diensten ons vertellen hoe wij datgene wat we graag willen dat zij voor ons doen, zelf moeten doen. Ik zeg wel ‘trend’, maar het is ondertussen de norm geworden.

Voor de goede orde: de mensen die bij Exam Support werken, zijn uitermate vriendelijk en behulpzaam. Zij hebben dit systeem niet bedacht, maar moeten er wel mee werken. Is ons ooit gevraagd hoe wij het graag geregeld willen hebben? Natuurlijk niet. Een of andere opperknuppel hoog in de organisatie heeft deze procedure bedacht zonder zich te verdiepen in de wensen van de gebruikers. ‘Ze willen waarschijnlijk alles lekker zelf doen.’

Binnenkort is het weer tijd voor mijn halfjaarlijkse bandenwissel. Ik hoop niet dat ik van mijn garage een zeven-stappen-instructie krijg om het zelf te doen.