Corona vertraagt invoering nieuw HR-systeem

Een nieuw systeem voor personeels- en salarisadministratie optuigen dat bestaande aparte systemen als PeopleSoft, HR Digiforms, Webforms, het salarissysteem en IKA vervangt en dat per 1 januari 2021 live moet. Dat was in het voorjaar van 2020 de opdracht waarmee meerdere TU-diensten én een leverancier aan de slag gingen. Die leverancier , AFAS, had hier veel ervaring mee, zo meldde deze in september. Alle reden, dus, voor optimisme. Maar dit alles voor elkaar krijgen via online meetings met mensen die je nooit in het echt hebt ontmoet, is een te grote opgave gebleken. Vandaar dat het college van bestuur vorige week heeft besloten om de livegang uit te stellen.

Dat staat in een bericht van de stuurgroep MyHR op intranet: “De coronacrisis heeft veel impact gehad: een systeem inrichten, testen en finetunen via online meetings is lastig. [..] We hebben hierdoor vertraging opgelopen en de resterende tijd is onvoldoende om het systeem helemaal werkend te maken, door te testen en alle gebruikers uitgebreid voor te bereiden.”

Teleurstelling en opluchting
Ingrid Halewijn, directeur van de afdeling Human Resources (HR) en voorzitter van de stuurgroep, vertelt over het nieuws met een mengeling van teleurstelling en opluchting. “We waren echt ver, dus het is heel jammer dat we de go live nu moeten uitstellen. Niet in de laatste plaats voor de 37 collega’s uit het projectteam die dag in dag uit zich uit de naad hebben gewerkt om dit ondanks de bijzondere omstandigheden voor elkaar te krijgen. De basis staat en geeft veel vertrouwen voor de ingebruikname. Aan de andere kant waren er enkele processen niet genoeg getest en we vonden dat een te groot risico om live te gaan.”

Het risico op een suboptimale eerste gebruikerservaring, dodelijk voor ict-systemen, werd daarbij te groot.  Halewijn: “Je wilt niet bezig zijn met het oplossen van basale problemen, terwijl gebruikers er al mee aan de slag gaan en met vragen komen.”

Eigenlijk zouden de betrokken afdelingen nu nog zes weken nodig hebben gehad om alles klaar te zetten, schat Halewijn. Om belastingtechnische redenen die te maken hebben met het salarissysteem kan MyHR alleen aan het begin van een kalenderjaar worden ingevoerd, wat dus meteen leidt tot uitstel van een jaar. Dat is ‘zuur’, schrijft de stuurgroep, die samen met het cvb haar waardering uitspreekt voor de ‘inzet en steun’ van alle betrokkenen.

Zij zullen het komende jaar gebruiken voor het verder testen en verbeteren van MyHR. Een echte kerstvakantie zit er nu ineens ook in voor alle betrokkenen, iets waar het college van bestuur eerder toe opriep.

• Meer informatie over MyHR staat op intranet.