Veranderplan sociale veiligheid bijna klaar voor Inspectie

Dat is te lezen in het ‘Plan of change sociale veiligheid, conceptversie 2’ van 7 mei. Hoewel het een concept is, zal er weinig meer aan veranderen vóór half mei, valt te lezen. Dat kan ook bijna niet, omdat het op 7 mei rond 12 uur is verstuurd aan de medezeggenschap, de klankbordgroep sociale veiligheid en de bestuursraad, en zij tot 8 mei 12 uur hadden om feedback te geven.

Bovendien hebben deze organen al eerder de mogelijkheid gehad om hun feedback te geven, op de eerste versie van het conceptplan die dateerde dat 26 april. Zo hebben ze gedetailleerde feedbackformulieren ingevuld en zijn er meerdere bijeenkomsten geweest. In de tweede versie staat nadrukkelijk vermeld dat het niet de bedoeling is om eerdere feedback te herhalen.

‘De oproep vanuit de TU Delft Gemeenschap is luid en duidelijk’

Hoewel het niet in het stuk staat, melden bronnen dat in ieder geval de eerste conceptversie ook is gedeeld met decanen en directeuren, dat zij het stuk vaak hebben doorgespeeld aan hun managementteams en veel managers het vervolgens met hun medewerkers hebben gedeeld. Hoeveel mensen precies hebben gereageerd, is niet duidelijk. Een woordvoerder bevestigt dat ‘de feedback actief en breed in de organisatie is opgehaald’. Veel input is meegenomen, of ‘zal op een later moment worden benut’. “Het plan is het startschot voor verandering en geen eindstreep. Concrete aantallen heb ik zodoende niet.”

Wijzigingen

Het stuk heeft inderdaad de nodige wijzigingen ondergaan. Soms gaat het om herformuleringen van woorden of zinnen, soms zijn alinea’s geschrapt of juist toegevoegd. In de eerste conceptversie stond bijvoorbeeld een heel specifieke zin over het geven van een afwijkende mening: “Zij (medewerkers en studenten, red.) kunnen erop vertrouwen dat ze een afwijkende mening of nieuwe feiten naar voren kunnen brengen zonder bedreigd, beledigd, vernederd, geïntimideerd of monddood gemaakt te worden.”

Nu staat er: “Sociale veiligheid betekent ook dat we elkaar aan durven spreken en dat we onbevreesd kunnen zeggen wat we vinden. Dit geldt in het bijzonder voor kwetsbare mensen in een afhankelijke positie.”

Ook stond in de eerste versie het idee om een zogenoemde ‘pro vice-rector’ of een programmadirecteur sociale veiligheid aan te stellen, in de tweede versie is dit een ‘programmamanager’ geworden, waarover verderop meer.

Veranderplan

Beide conceptversies beginnen met een inleiding over de totstandkoming van het veranderplan en een hoofdstuk ‘Plan for change’ waarin het college van bestuur het woord tot de gemeenschap richt. Aangezien de tweede versie de bijna definitieve is, zullen we verder vooral daaruit citeren.

In het hoofdstuk ‘Plan for change’ legt het cvb uit waarom het de term actieplan heeft losgelaten: “Het woord actieplan wekt de indruk dat het om een eenmalige investering gaat. Associaties worden gemaakt met een checklist aan maatregelen die wordt afgevinkt en waarna wordt overgegaan tot de orde van de dag. De oproep vanuit de TU Delft Gemeenschap (studenten en medewerkers TU Delft) is echter luid en duidelijk. Wij willen verandering!”

‘Als we te snel gaan is er onvoldoende ruimte om te spreken over en te leren van het verleden’

Het cvb schrijft daarbij dat die verandering ‘niet mogelijk [is] zonder erkenning van het verleden’, iets waarmee volgens het cvb een begin is gemaakt maar wat nog niet klaar is. Het beschrijft ‘de angst (bij medewerkers en studenten, red.) dat als we te snel gaan er onvoldoende ruimte is om te spreken over en te leren van het verleden’. “Dit zou er ook toe kunnen leiden dat we niet op de goede dingen inzetten.”

Tegelijk voelt het cvb ook haast, schrijft het. “Verandering is namelijk dringend nodig en het is deels ook duidelijk wat er anders moet.” Daar waar dat laatste aan de hand is, benoemt het ook in deze fase al concrete (mogelijke) acties.

‘Vooruit struikelen’

Onder het kopje ‘Leren’ biedt het cvb vervolgens nogmaals zijn excuses aan. Er staat: “In de afgelopen jaren hebben we onvoldoende of misschien niet goed, geacteerd op signalen over sociale onveiligheid binnen de organisatie. Mensen hebben hieronder geleden. Dat raakt ons als college van bestuur diep en spijt ons oprecht. Vandaar nogmaals onze excuses aan de TU Delft gemeenschap en in het bijzonder aan hen die slachtoffer geweest zijn van sociaal onveilige situaties; en aan hen die nog steeds sociale onveiligheid ervaren.

‘Hiërarchie, status en informele machtsposities moeten minder een rol spelen’

Dat we er nog niet zijn blijkt ook uit het proces van de afgelopen maanden dat zich het beste laat omschrijven als vooruit struikelen. We voelen en begrijpen dat sommige gebeurtenissen in de afgelopen maanden een deuk hebben geslagen in het vertrouwen dat we gezamenlijk tot een sociaal veiliger TU Delft kunnen komen. We zullen er alles aan doen om dat vertrouwen terug te winnen en TU Delft sociaal veiliger te maken.”

Nothing about us without us

Verderop in het conceptplan staat beschreven op welke punten volgens het cvb veranderingen nodig zijn. Het gaat om:

• De organisatiestructuur: de TU is een heel grote, hiërarchische organisatie waarbinnen status en machtsposities ‘een rol spelen’ terwijl leidinggeven niet overal als een ‘professie’ wordt gezien.
• De cultuur, met een ‘focus op inhoud en ratio’. Gedrag is er minder een onderwerp van gesprek, terwijl processen voor sociale veiligheid soms onzorgvuldig worden uitgevoerd en transparantie ontbreekt.
• Het systeem, dat onvoldoende is gericht op preventie van sociale onveiligheid, dat onsamenhangend is en ongecoördineerd. Veel leidinggevenden, ook het college van bestuur, zouden soms onvoldoende toegerust zijn ‘om sociale veiligheid te bevorderen’.

Daarnaast staan er in het conceptplan vijf ‘veranderprincipes’, te weten: ‘bottom-up’ (‘cultuurverandering komt van onderaf’), ‘participatief’ (iedereen mag meedoen), ‘nothing about us without us’ (wat in het bijzonder geldt voor ‘kwetsbare (minderheids)groeperingen, ‘leren centraal’ (‘ontdekken wat werkt’) en kennis benutten (‘kracht van de gemeenschap benutten’).

Nieuwe gedragscode

Terugkijkend op de afgelopen maanden schrijft het cvb dat het nog onduidelijk is welke oplossingen ‘echt gaan bijdragen aan het sociaal veilig maken van TU Delft’. Daarom zullen de fase van het uitvoeren van maatregelen die wel al duidelijk zijn, de fase waarin wordt gewerkt aan bredere maatregelen en de fase van cultuurverandering naast elkaar lopen. De eerste fase duurt als het aan het cvb ligt tot februari 2025, de tweede tot in 2026 en de derde tot een nog onbepaald eindpunt, waarbij geen enkele ‘einddatum’ hard zal zijn.

Hoewel met name een cultuurverandering lang duurt om te bewerkstelligen, wil het cvb er toch direct mee beginnen. Er moeten in de loop van 2024 zogenoemde werkconferenties komen om de dialoog op gang te brengen, bijvoorbeeld over wat gewenst gedrag is.

De structuur van de universiteit moet veranderen door bijvoorbeeld samenwerking en goed gedrag te waarderen, en af te stappen van de focus op ‘inhoudelijke of organisatorische excellentie’. Daarnaast moeten ‘hiërarchie, status en informele machtsposities minder een rol spelen’, bijvoorbeeld bij de beoordeling van promovendi. Verder wil het cvb ‘investeren in leiderschap’ door ‘opleiding en ondersteuning’ en moet er een ‘monitor sociale veiligheid’ komen.

Wat vaak terugkomt is de noodzaak voor dialoog

Ook moet er een nieuwe gedragscode komen, aldus het cvb. Die moet naast nieuwe, nog nader te bepalen gedragsregels een ‘uitwerking van mogelijke sancties’ bevatten.

Herstel van vertrouwen

Wat vaak terugkomt in de tweede conceptversie van het veranderplan is de noodzaak voor dialoog, over mogelijke oplossingen, over gewenst gedrag en om geschaad vertrouwen te herstellen. Die ‘continue dialoog’ moet net zo normaal worden ‘als het praten over onze inhoudelijke prestaties’ en zal plaatsvinden in verschillende settingen zodat iedereen ‘veiligheid en ruimte [voelt] om zich uit te spreken’.

Daarnaast moeten er maatregelen komen voor specifieke groepen mensen die bovengemiddeld vaak met sociale onveiligheid te maken hebben: vrouwen, internationale studenten en medewerkers en promovendi. Zo stelt het cvb voor om ‘de positie van DEWIS, Delft Women in Science te verstevigen’.

Om de positie van internationals te verbeteren, neemt het cvb zich voor om ‘alle uitingen en beleidsdocumenten’ ook in het Engels aan te bieden en trainingen ‘interculturele sensitiviteit’ op te starten. Ook moet er in overleg met de internationale gemeenschap gewerkt worden aan ‘meer community-vorming’.

Voor promovendi zijn er nog geen maatregelen genoemd die nu meteen ingaan, wel een lijst met suggesties als een betere ‘onboarding, zodat iedere promovendus de informatie ontvangt die nodig is’ en het opnemen van sociale veiligheid in de zogenoemde PhD-agreement.

Organisatie sociale veiligheid

Het college van bestuur wil op sociale veiligheid sturen aan de hand van een zogenoemde PDCA-cyclus (‘Plan, Do, Check, Act’), omdat die gericht zou zijn op ‘continue verbetering’. Het cvb zal ‘een centrale rol’ vervullen in de fase dat het veranderplan wordt uitgewerkt en doorgevoerd en het onderwerp wekelijks bespreken in zijn vergadering. Eens per kwartaal komt er een openbare voortgangsrapportage en maandelijks een beknopter ‘voortgangsbericht’. Ieder jaar komt er ‘een integrale rapportage cultuur en sociale veiligheid’.

Rvt en cvb worden door externe begeleiders bijgestaan in het reflecteren op het eigen handelen

Onder het cvb komt een ‘programmamanager’ te staan, die in de eerste versie van het conceptplan nog ‘pro vice-rector’ of ‘programmadirecteur’ heette. De manager zal worden ondergebracht binnen een bestaande directie, en wekelijks rapporteren aan het cvb en leidinggeven aan een programmateam bestaande uit beleidsmedewerkers en projectmanagers van binnen de TU. Zij zullen worden bijgestaan door interne en externe experts.

Daarnaast komt er een zogenoemde regiegroep, die ‘verantwoordelijk [is] voor de begeleiding van het proces van verdere aanpassing, uitwerking en uitvoering van het Plan for change’. Deze mensen komen uit ‘verschillende geledingen van de TU Delft met bijzondere aandacht voor minderheidsgroeperingen, personen in een afhankelijke positie en functionarissen die deel uitmaken van het vangnet sociale veiligheid’. De voorzitter wordt degene die in het cvb sociale veiligheid in portefeuille heeft.

De raad van toezicht (rvt) zal sociale veiligheid net als het cvb als vast agendapunt opnemen en is van plan zichtbaarder te zijn voor medewerkers en studenten. Ook wil de rvt jaarlijks digitaal verantwoording gaan afleggen ‘over de wijze en de inhoud van het toezicht op sociale veiligheid’. Zowel rvt als cvb worden, aldus het conceptplan, door externe begeleiders bijgestaan in het reflecteren op hun eigen handelen.