Raad van toezicht: ‘Zichtbare verandering in leiderschap en cultuur heeft ook tijd nodig’

Wat vindt u van de opmerkingen van de demissionair minister dat u ‘kritische afstand moet houden tot het college van bestuur’?

“De visie van de minister is in lijn met die van de raad van toezicht aangezien deze is gestoeld op de wettelijke taak van onze raad én op de beginselen van goed bestuur. Dat betekent kort samengevat: toezicht houden op het cvb, klankbord en sparringpartner zijn. Dat vereist een gepaste afstand tussen het cvb en de rvt, en die neemt de rvt in acht.”

Hoe behoudt u die kritische afstand?

“Door rolvast te zijn, te vergaderen zonder aanwezigheid van het cvb, informatie in te winnen via andere kanalen dan enkel het cvb, eigen ondersteuning of expertise in te zetten indien nodig en een jaarlijkse zelfevaluatie.”

Wanneer hebben de rvt en het cvb elkaar het afgelopen jaar gesproken over en naar aanleiding van het inspectierapport? Hoe vaak was dat alles bij elkaar?

“De rvt heeft periodiek overleg met het cvb. Sociale veiligheid staat standaard op iedere agenda en krijgt ruim de aandacht. Daarnaast heeft de rvt een tijdelijke interne commissie sociale veiligheid ingesteld. Deze commissie heeft periodiek overleg en extra overleg met het cvb om te spreken over de voortgang.

‘Als wij lezen dat studenten, medewerkers, of wie dan ook, sociale onveiligheid ervaren, dan doet ons dat verdriet en pijn’

Eerst ging dat over de totstandkoming van het Plan for Change. Sinds dat op 15 mei bij de inspectie was ingeleverd gaat het over de opvolging die daaraan wordt gegeven door het cvb. Gemiddeld genomen is er op wekelijkse basis contact geweest tussen de rvt en het cvb over sociale veiligheid.”

Heeft de rvt met de medezeggenschap en de vakbonden gesproken over sociale veiligheid sinds het rapport van de onderwijsinspectie is uitgekomen? Wat is daar besproken en wat was de uitkomst van die gesprekken?

“Er zijn meerdere gesprekken geweest tussen de rvt en vertegenwoordigers van de medezeggenschap, formeel en informeel. De rvt legt zijn oor breed te luister, dus leden praten ook informeel met andere medewerkers en studenten uit de TU Delft-gemeenschap. Die gesprekken gaan over de volle breedte van het thema sociale veiligheid: aanleiding, oorzaken en gevolgen, de heersende cultuur, de verandering die daarin nodig is, hoe dat het beste kan worden aangepakt, of er voldoende waarborgen zijn voor veilig melden, enzovoort. Alle indrukken die wij opdoen in die gesprekken nemen wij mee in onze toezichthoudende en klankbordrol.

Vanuit zijn rol als werkgever is het cvb de logische gesprekspartner van de vakbonden, niet de rvt.”

Hoe luistert de rvt naar ‘signalen die op een andere manier vanuit de organisatie naar boven komen’, zoals minister Dijkgraaf het noemt? Wat is bijvoorbeeld uw reactie op publicaties in AD, NRC en Delta over sociale onveiligheid op de TU Delft?

“Wij nodigen bijvoorbeeld gasten uit voor rvt-vergaderingen, door vergaderingen op locaties van de verschillende organisatieonderdelen te houden, te spreken met medezeggenschap, collectief en individueel, formeel en informeel. We voeren gesprekken met decanen en directeuren tijdens (her)benoemingsprocedures. We nemen deel aan evenementen op de universiteit. We lezen verslagen van vertrouwenspersonen en ombudsfunctionarissen, en spreken hen hierover, we nemen kennis van de Medewerkersmonitor.

‘Lastiger wordt het voor ons als zorgen of klachten anoniem worden geuit, want dat maakt het moeilijk om deze juist te wegen en te duiden’

Uiteraard volgen wij ook de berichtgeving in de media met belangstelling. Wij mogen dan toezichthouders zijn, wij zijn ook mensen van vlees en bloed. Dus als wij lezen dat studenten, medewerkers, of wie dan ook, sociale onveiligheid ervaren, dan doet ons dat verdriet en pijn. Dat deze informatie tot ons komt helpt ons in het vervullen van onze taak. Lastiger wordt het voor ons als zorgen of klachten anoniem worden geuit, want dat maakt het moeilijk om deze juist te wegen, te duiden en erop toe te zien dat ze worden verholpen.”

Medewerkers blijken soms geen andere mogelijkheid te zien dan naar de krant te gaan. Wat zegt dat volgens u over de interne cultuur aan de TU Delft?

“Wij merken dat sociale veiligheid echt prioriteit heeft bij het cvb, zowel in denken als in handelen. Terecht. Het cvb stelt zich kwetsbaar op en beseft dat er een cultuurverandering nodig is. De leden doen hun uiterste best om vertrouwen te herwinnen. Die kans moeten zij krijgen. Wij steunen en ondersteunen hen waar we kunnen.

Sociale veiligheid is een gezamenlijke opgave voor iedereen binnen de TU Delft-gemeenschap, niet enkel van het cvb. Het moet het goede voorbeeld geven, zeker, maar een cultuurverandering is niet iets dat je afkondigt of waarover je een besluit neemt. Het is een gedragsverandering van mensen dwars door de TU Delft.

‘Meld je bij je leidinggevende, bij je collega’s, bij de vertrouwenspersoon. Daar zíjn zij voor’

Dat mensen naar een krant stappen, vindt de rvt jammer vanuit het perspectief dat blijkbaar de interne routes geen uitkomst hebben geboden. Dat men dit vanuit meldingsangst liever anoniem doet, vinden wij nog erger. Het druist in tegen alles waarvoor een universitaire gemeenschap staat en het voedt sociale onveiligheid. Desondanks zou ik die mensen langs deze weg toch willen oproepen: ervaar je sociale onveiligheid? Meld het bij je leidinggevende, bij je collega’s, bij de vertrouwenspersoon. Daar zíjn zij voor.”

Volgens de onderwijsinspectie was de rvt tijdens hun interview met de inspectie opvallend positief over de borgingsmechanismen voor sociale veiligheid op de TU, terwijl er al jaren rapporten lagen die het tegendeel aantoonden. Wat is daarop uw reactie?

“Het is niet aan ons om impressies van onze gesprekspartner te becommentariëren. Vanuit zijn toezichthoudende verantwoordelijkheid vergewist de rvt zich over alle waarborgingsmechanismen binnen de universiteit, dus ook die gaan over sociale veiligheid. Dat doen wij standaard, dus voordat er überhaupt sprake was van een onderzoek door de onderwijsinspectie.

De rapporten van vertrouwens- en ombudspersonen toonden op dat moment onzes inziens een verbeterende trend, ook al was er zeker ruimte voor verbetering. En de Medewerkersmonitors lieten de afgelopen jaren een positieve ontwikkeling zien: het percentage respondenten dat te maken zegt te hebben gehad met grensoverschrijdend gedrag is nagenoeg gehalveerd sinds 2017.

‘De rol van de rvt is ons ervan te vergewissen dat medewerkers ons weten te vinden als er iets misgaat, met name rond het cvb’

Terugblikkend, en met de kennis van nu, kunnen we vaststellen dat het bestaande instrumentarium ontoereikend was en dat additionele maatregelen nodig zijn om sociale veiligheid te borgen. Dat is niet uniek. De kranten staan vol voorbeelden van andere universiteiten en uit andere sectoren van de maatschappij. Net als veel andere organisaties in Nederland is de TU Delft aan het leren op dit vlak.”

Waarom wist de rvt geen antwoord te geven op vragen over sociale veiligheid op de TU tijdens gesprekken met de inspectie?

“De rvt kan deze vraag niet goed plaatsen en herkent zich niet in dit beeld. Hoe de minister van OCW aankijkt tegen de taakverdeling tussen het cvb en de rvt heeft hij verduidelijkt tijdens een overleg tussen hem en voorzitters van raden van toezicht op 20 november 2023. De minister zei tijdens dat overleg dat de dagelijkse verantwoordelijkheid bij het cvb ligt en dat rvt toezicht houdt. Dat betekent dat ze erop letten dat er voldoende instrumenten en instituties voorhanden zijn, dat ze gesprekken voeren, coaching geven, prestaties op sociale veiligheid monitoren, et cetera. Vanzelfsprekend is de rvt direct verantwoordelijk indien er binnen het cvb een issue zou zijn op het gebied van sociale veiligheid. De rol van de rvt is ons ervan te vergewissen dat medewerkers ons weten te vinden als er iets misgaat, met name rond het cvb.”

Hoe kan het dat de rvt volgens de inspectie ‘onvoldoende bijdroeg aan de sociale veiligheid van medewerkers’ en een ‘minimale informatiestructuur’ heeft?

“Dat lijken mij vragen voor de inspectie. Wij hebben daarover nog geen nadere toelichting ontvangen. Dat neemt niet weg dat de rvt dit signaal wel degelijk ter harte neemt.”

Waarom besloten het cvb en de rvt samen om het inspectierapport niet door de inspectie zelf te laten presenteren, maar hen een paar dagen voor te zijn?

“Wij hadden het rapport ontvangen en waren van mening dat de medewerkers de conclusie van de onderwijsinspectie niet in de krant moesten lezen, maar van de eigen organisatie moesten horen.”

Waarom besloot u ook samen om een stap naar de rechter te overwegen en dit naar buiten te brengen?

“Vooropgesteld, en zoals destijds ook gecommuniceerd: de rvt omarmt de aanbevelingen van de onderwijsinspectie om tot een verbetering van de sociale veiligheid te komen. Dat we het niet eens zijn met de onderzoeksmethodologie doet hier niets aan af.

‘Achteraf gezien hadden we onze standpunten beter in twee losse brieven kenbaar kunnen maken’

De rvt en het cvb kwamen onafhankelijk van elkaar tot dezelfde conclusies over de gehanteerde onderzoeksmethodologie en de wijze waarop conclusies zijn getrokken door de inspectie. Beiden hadden ook een eigen adviseur. Achteraf gezien hadden we onze standpunten beter in twee losse brieven kenbaar kunnen maken. Maar het was voor iedereen terra incognita. De onderwijsinspectie had nooit eerder een onderzoek naar sociale veiligheid gedaan.”

Wat vindt de rvt van de storm van kritiek die daarop losbarstte?

“Die was terecht, want we zijn er onvoldoende in geslaagd om onze kernboodschap over het voetlicht te krijgen, namelijk dat we erkennen dat sociale veiligheid beter moet. Medewerkers hebben zich erdoor gekwetst gevoeld. Dat was natuurlijk nooit onze intentie, maar wel het gevolg. Dat hadden wij anders moeten aanpakken.

Ook een rvt moet vrij zijn om zijn mening te geven over de gevolgde methodologie, zeker binnen een universitaire gemeenschap waar een discussie over de inhoud gaat. De rvt is daarbij niet over één nacht ijs gegaan en heeft externe deskundigen (prof. mr. Marjan Olfers en dr. mr. Anton van Wijk) geraadpleegd.”

Op welke wijze toetst de rvt binnen de organisatie of het cvb nog vertrouwen en draagvlak geniet, zoals de minister dat van u vraagt?

“Het cvb geniet ons volledige vertrouwen. Wij toetsen dit onderling binnen de rvt, bij functionarissen met wie wij werken, bij andere gesprekspersonen binnen de TU Delft of bij andere mensen die wij ontmoeten. En dat blijven wij doen.”

Hoe toont het cvb volgens de rvt de ‘geloofwaardige zelfreflectie en gedragsverandering’ die de minister verlangt?

“De rvt ziet dat het cvb reeds een aantal acties heeft ingezet ten behoeve van (zelf)reflectie en zich daarin laat coachen. De rvt ziet dat het cvb hier serieus mee aan de slag is gegaan. Zichtbare verandering in leiderschap en cultuur heeft ook tijd nodig.”

Hoe toont de rvt zelf ‘geloofwaardige zelfreflectie en gedragsverandering’?

“Wij voeren ieder jaar zelfevaluatie en zelfreflectie uit. Dit jaar staat die voor na de zomer op het programma, onder externe begeleiding. De rvt heeft zich in de afgelopen periode verdiept in het onderwerp, onder meer door gesprekken te voeren met de regeringscommissaris seksueel grensoverschrijdend gedrag en seksueel geweld, Mariëtte Hamer, en andere deskundigen op het gebied van sociale veiligheid. En uiteraard spreekt de raad ook regelmatig met de minister.”

Wat is het oordeel van de rvt over ‘intimidatie, racisme, seksisme, pesten, uitsluiting, roddelen en sociale onveiligheid’ waarover de inspectie spreekt?

“Deze uitingen van sociaal onveilig gedrag zijn stuk voor stuk verwerpelijk. Hiervoor is geen plaats op de TU Delft.”

Volgens de inspectie heeft het universiteitsbestuur veel informatie over wat er speelt op het vlak van sociale veiligheid, maar ‘verzuimt’ het om ‘de optelsom te maken om tot een volledig beeld te komen’. Wat is het oordeel van de rvt over dit verzuim? Hoe kan de rvt zelf goed geïnformeerd zijn als het cvb deze optelsom niet kan maken en dus ook niet met de rvt kan delen?

“Naar aanleiding van het inspectierapport en de noodzaak om sociale veiligheid te verbeteren, zijn meerdere bijeenkomsten georganiseerd met medewerkers en studenten. Tijdens bijeenkomsten waar leden van het cvb aanwezig waren, hebben zij excuses uitgesproken, deelgenomen aan break-out sessies en geluisterd naar kritiek en verbetersuggesties van medewerkers en studenten.

‘Het cvb geniet ons volledige vertrouwen’

Het cvb heeft tijdens die bijeenkomsten uitgelegd dat er op papier weliswaar een voldoende goed systeem was ingericht voor het waken over sociale veiligheid, maar dat dit systeem in de praktijk onvoldoende werkte en er dus een verandering nodig is.

In 2023 heeft het cvb de opdracht gegeven om een systeemanalyse integriteit uit te laten voeren en uit die analyse volgde dat aanpassingen van het systeem nodig zijn. Die gewenste verandering staat beschreven in het zogeheten Plan for Change dat is aangeboden aan de onderwijsinspectie. Dit plan is tot stand gekomen mede dankzij de waardevolle suggesties die naar boven kwamen uit de bijeenkomsten, ook die waar het cvb welbewust niet aanwezig was voor het geval er mensen zouden zijn die zich dan minder vrij zouden voelen om zich uit te spreken.

Er is daarnaast informatie opgehaald via (digitale) brievenbussen. En er is geput uit best practices van buiten de TU Delft. ‘Vreemde ogen’ (externe adviseurs) hebben bovendien meegekeken. Alles bij elkaar opgeteld, geeft dit de rvt het vertrouwen dat sociale onveiligheid nu (veel) beter in beeld is dan voorheen en dat erop wordt gehandeld zodra dat nodig is.”