De TU stapt per 1 januari 2022 over op het nieuwe human resources-systeem MyHR van leverancier AFAS. Wat is dat voor systeem? Vier vragen en antwoorden.
(Still uit een MyHR-instructievideo: Larissa van der Velden)
Delen
- Waarom moeten HR-systemen als PeopleSoft, HR Digiforms, Webforms, de salarisuitbetaling en het Individueel Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden verdwijnen?
Het contract met de huidige systeem voor salarisuitbetaling van leverancier NorthgateArinso liep in januari 2020 af (met een uitlooptijd van twee jaar). Er was een nieuwe Europese aanbesteding nodig, waarop het college van bestuur besloot dat het tijd was om meer systemen bij één partij onder te brengen. Dat werd MyHR van AFAS. Volgens Annemieke Zonneveld, hoofd van Human Resources, verwachten medewerkers dat er één portaal is voor alle services. “Wij moeten daarin mee. HR-systemen moeten efficiënt en gedigitaliseerd zijn. Een HR-taakje moet gewoon snel gebeuren, want dat is ondergeschikt aan de primaire werkzaamheden van een medewerker of leidinggevende.”
- MyHR zou een jaar eerder worden ingevoerd (invoering kan om belastingtechnische redenen alleen op 1 januari), maar dat ging door corona niet door. Wat heeft dat jaar extra voorbereiding opgeleverd?
Zonneveld vertelt dat de TU vorig jaar met een ‘basic set’ van start zou gaan, die gaandeweg zou worden uitgebouwd. “Functioneel staat er nu veel meer klaar. We hebben met de testgroep van veertig TU-medewerkers meer kunnen testen en afstemmen, we hebben meer mensen kunnen trainen en informeren en we hebben alle instructies online klaar staan”, aldus Zonneveld. Wat blijft is dat niet alle HR-systemen tegelijk zijn over te zetten. De verlofregistratie en de personeelsdossiers (niet te verwarren met de R&O-dossiers; die blijven apart) volgen later.
- MyHR gaf problemen op universiteiten die eerder waren met de invoering. Waarom was dat geen belemmering?
Groningen was de eerste universiteit die in januari 2020 overstapte op de software, die in het bedrijfsleven al veel langer wordt gebruikt. De invoering ging met problemen gepaard: medewerkers konden uit te voeren taken niet vinden of delegeren, hun vragen konden niet altijd meteen beantwoord worden, HR-taken stapelden zich op en medewerkers raakten het overzicht kwijt. Een jaar later ging de invoering in Eindhoven en Twente beter, al waren er in Eindhoven ‘invoeringsbugs’ en in Twente ‘flink wat vragen bij medewerkers’.
Zonneveld ziet al die ervaringen als een pluspunt, omdat de drie voorgangers ‘veel kinderziektes uit het systeem hebben kunnen halen’. Er is in Delft nauw contact geweest met Groningen, Twente en Eindhoven om van fouten te leren. Een voorbeeld van een les die Delft getrokken heeft, is dat leidinggevenden terecht kunnen bij de zogenoemde MyHR assistents. Dat zijn managementassistenten (of secretaresses), die nu al de personeelszaken binnen een afdeling regelen. Deze kunnen met leidinggevenden afspreken wie binnen MyHR bijvoorbeeld indiensttredingen regelt. Want hoewel een doel van MyHR is dat medewerkers meer taken zelf kunnen uitvoeren, heeft Delft de les getrokken dat leidinggevenden dat moeten kunnen delegeren naar secretariaten.
- Alle verandering is moeilijk, is het gezegde. Wat doet HR om de overgang voor medewerkers zo soepel mogelijk te maken?
Na de jarenlange voorbereiding die inmiddels achter de rug is, werken zo’n vijftig mensen van verschillende TU-diensten tussen kerst en oud & nieuw door om HR-informatie in te voeren in het nieuwe systeem. Vanaf maandag 3 januari is er een team aanwezig om leidinggevenden en andere medewerkers te helpen bij vragen. Op intranet staan bovendien handleidingen en antwoorden op vragen.
Zonneveld vraagt om compassie. “We vragen aan de hele community om het ons te laten weten als er dingen niet goed gaan en niet te gaan mopperen op het systeem. Achter dat systeem zitten namelijk wel meer dan honderd mensen die een heel complex proces van voorbereiding en testen hebben doorlopen. Ik hoop dat leidinggevenden hun rol pakken met een constructieve houding. Want zeg nou zelf: je zou toch niet terug willen naar een decentraal, inefficiënte en papieren administratie?”
Comments are closed.