Hoe zwijgplicht leidde tot angst onder medewerkers I&IC en vertrouwensbreuk met rector

Goedemorgen,

Naar aanleiding van de inventarisatie heeft Tim mij verzocht jullie het volgende te sturen:

———

Het College van Bestuur wil je nogmaals op het hart drukken dat geheimhouding over deze kwestie essentieel is. De MT leden van I&IC hebben van het College van Bestuur de mededeling gekregen dat bij schending van de geheimhouding arbeidsrechtelijke maatregelen genomen zullen worden.
Er wordt zeer vertrouwd op je discretie.

———

Met vriendelijke groet en fijne feestdagen.

Dit bericht krijgen vijftien medewerkers van het Innovation & Impact Centre op vrijdag 22 december 2023 in hun inbox. Afzender: Carin van der Hor, de externe vertrouwenspersoon van de TU Delft. Alle vijftien hebben zich in de maanden daarvoor bij haar gemeld met zorgen over gebeurtenissen op hun afdeling. Van der Hor heeft hun klachten samengevat in een rapport dat ze half oktober heeft voorgelegd aan het cvb en Human Resources. Als het cvb haar vraagt om de melders bovenstaande boodschap te geven, moet zij daaraan gehoor geven. Het cvb kent de melders immers niet. Volgens Van der Hor is het dan goed gebruik dat een vertrouwenspersoon zo’n bericht verstuurt. Er is voor de organisatie immers geen andere manier om anonieme melders te bereiken en communicatie tussen beide moet volgens haar mogelijk blijven. Dus kopieert Van der Hor de regels over de zwijgplicht en drukt ze op de verzendknop. Wat de melders met deze boodschap moeten weten ze niet, maar ze trekken de conclusie dat ze hun mond moeten houden.

‘Waarom ben ik komen opdraven?’

De melders waren alle vijftien afzonderlijk bij vertrouwenspersoon Van der Hor terechtgekomen met klachten over de nieuwe directeur van I&IC. Een samenvatting van Van der Hor’s rapport daarover hadden ze al gekregen, maar op 22 december krijgen ze een schok: de onduidelijke situatie waarin zij zich in hun werk bevinden, het gebrek aan sturing, leidinggevenden die er steeds slechter uitzien en vaak ziek zijn: het hangt samen met die zwijgplicht.

Wilde speculaties

Onderwerp van die zwijgplicht is de directeur. Door het gebrek aan communicatie doen over hem al maandenlang de wildste speculaties de ronde. Niet verwonderlijk, want vanaf zijn aantreden heeft nauwelijks iemand zicht op wat hij doet. Hij is geregeld afwezig en sinds november 2023 verschijnt hij zelfs helemaal niet meer op kantoor. Alleen niemand zegt wat er aan de hand is. Vanaf het najaar moet iedereen doen alsof de directeur gewoon op afspraken zal verschijnen, terwijl die steeds kort van tevoren worden afgezegd. I&IC werkt veel met externe relaties wat die last-minute-afzeggingen extra ongemakkelijk maakt: ‘Waarom ben ik dan komen opdraven’, horen I&IC-medewerkers van hun externe relaties. Een antwoord op die vraag kunnen ze niet geven.

22 december 2023, de datum waarop bovenstaande mail wordt verstuurd, is saillant. De kerstvakantie staat voor de deur. Het is exact een jaar nadat de Inspectie van het Onderwijs TU-medewerkers opriep zich te melden als zij ongewenst gedrag op de werkvloer hadden ervaren. Die datum leidde destijds tot uitgesproken ergernis bij het cvb. De timing zou de kerstborrels en vakanties van TU-medewerkers verpesten. Om die reden maakte het college van bestuur een groot kritiekpunt van die donderdag 22 december 2022. Maar een jaar later, op 22 december 2023, de dag voor de kerstvakantie, ontvangen melders bij de vertrouwenspersoon de mail die zij interpreteren als een dreigement: als onze leidinggevenden al ontslag boven het hoofd hangt als zij hun mond open doen, wat staat ons dan te wachten?

Smartwatch

Om te begrijpen hoe het zover heeft kunnen komen moeten we terug naar april 2023. De nieuwe directeur van I&IC begint. Het cvb is ‘verheugd met zijn benoeming’ en heeft ‘er alle vertrouwen in dat I&IC onder zijn leiding onze huidige allianties kan versterken en nieuwe in gang zetten’. Ook hijzelf heeft er zin in. Maar al snel rijzen binnen I&IC twijfels over zijn functioneren. Mensen zien hem niet inhoudelijk aan het werk. Gesprekken en overleggen gaan bijna alleen maar over persoonlijke onderwerpen, waarbij hij veelvuldig op zijn smartwatch kijkt.

Medewerkers zien dat de praktische problemen zich opstapelen

Niet iedereen interpreteert deze voorbeelden overigens op dezelfde manier. Waar de een sturing, visie en duidelijkheid mist, geeft de ander de nieuwkomer aanvankelijk het voordeel van de twijfel: het is niet onprettig dat hij elk voorstel goedkeurt. En dan zijn er de mensen aan wie de onrust op dat moment allemaal nog voorbijgaat. Bij I&IC werken ongeveer 170 mensen, lang niet allemaal hebben ze direct van doen met de directeur.

Nul op het rekest

Onder degenen die dat wel hebben, nemen de verbazing en de onvrede over het functioneren van de directeur met de week toe. Verschillende betrokkenen proberen dat eerst met hem zelf te bespreken. Zonder resultaat. Ze richten zich vervolgens tot rector Tim van der Hagen en directeur Human Resources (HR) Annemieke Zonneveld, maar krijgen nul op het rekest.

Intussen zien medewerkers dat de praktische problemen zich opstapelen, maar blijft het onduidelijk wat er precies aan de hand is. Sommigen geven hun eigen leidinggevenden de schuld van die situatie, omdat die vragen ontwijken of nietszeggende antwoorden geven. Het leidt tot onderlinge frustratie, ergernis en boosheid: medewerkers voelen zich niet serieus genomen.

Pas tijdens een I&IC-personeelsbijeenkomst op 7 maart 2024 begrijpen medewerkers dat hun leidinggevenden in een onmogelijke positie zitten. Dik een week eerder, op 27 februari, hadden de medewerkers van I&IC, net als alle TU’ers, een summier cvb-bericht gekregen. Daarin bedankte het cvb de directeur voor zijn diensten en kondigde het zijn vertrek aan per 1 juni 2024. In datzelfde bericht zei de directeur te hebben besloten dat het tijd is voor ‘een nieuwe richting’ in zijn carrière in lijn met zijn ‘langetermijndoelen en aspiraties’ na nog geen jaar in dienst van de TU Delft. Het college van bestuur schreef dit besluit te ‘betreuren’, maar te ‘respecteren’.

Ongeloof

Het cvb-bericht roept onder medewerkers talloze vragen op. Op 7 maart 2024 krijgen zij alle gelegenheid om die te stellen aan het managementteam, zo is aangekondigd in de uitnodiging voor de personeelsbijeenkomst. Wederom blijven antwoorden uit. Medewerkers krijgen te horen dat ze hun blik op de toekomst moeten richten. Er knapt iets bij sommigen. Na maanden van frustratie en oplopende spanningen over het gebrek aan communicatie en daadkracht, barsten mensen in huilen uit. Eén van de melders kan het niet langer aanzien en zegt dat MT-leden een zwijgplicht opgelegd hebben gekregen, op straffe van ontslag.

De inhoud van het rapport van de onderwijsinspectie wordt ineens akelig herkenbaar

Die boodschap slaat in als een bom. Het ongeloof is groot. De aanwezigen hebben nog geen week eerder, op 1 maart, net als heel Nederland kunnen lezen dat de Onderwijsinspectie de TU Delft tot op het hoogste niveau wanbeheer verwijt wegens het niet op orde hebben van de zorg voor medewerkers. De inhoud van dat rapport wordt voor hen ineens akelig herkenbaar. De stemming slaat om. Voor de MT-leden klinkt steun en medeleven. De frustratie richt zich na al die maanden plotsklaps niet meer op de leidinggevenden, maar op de laag daarboven: het college van bestuur en de directeur HR. Van hen kwam immers de zwijgplicht.

Verreweg de meeste medewerkers weten dan nog altijd niet dat er door vijftien collega’s melding is gedaan bij de vertrouwenspersoon, die daarover in oktober 2023 een rapport had gestuurd aan het cvb en HR. Dat rapport leidde tot een onafhankelijk extern onderzoek naar het functioneren van de I&IC-directeur. Dat gebeurt vaker als een vertrouwenspersoon een ernstig signaal afgeeft (zie punt 3.3 in het jaarverslag 2022 van de vertrouwenspersonen).

Knagende onzekerheid

Beide onderzoeksrapporten zijn vertrouwelijk. Meerdere betrokkenen bevestigen echter dat beide onderzoeken, dat van de vertrouwenspersoon en dat van het externe bureau, tot negatieve conclusies kwamen. Twee bronnen delen de kwalificaties uit het rapport van de vertrouwenspersoon met Delta: bij de directeur zou sprake zijn van grensoverschrijdend gedrag, mismatch, managerial bullying, integriteitsissues en onprofessioneel gedrag.

De directeur verschijnt vanaf november 2023 niet meer op kantoor

Terwijl de onderzoeken lopen naar het functioneren van hun al maanden steeds vaker afwezige directeur horen de medewerkers van I&IC niets. Ook de vijftien melders bij vertrouwenspersoon Van der Hor weten na het uitkomen van haar rapport niet wat er gaande is. De directeur verschijnt vanaf november 2023 niet meer op kantoor, maar blijft tot diep in 2024 wel degene die, op afstand, documenten ondertekent. Dat laatste is niet voor iedereen duidelijk, waardoor er soms vertraging ontstaat. In het cvb-bericht over het vertrek van de directeur staat bovendien dat hij tot nog 1 juni 2024 in dienst blijft. Aan de knagende onzekerheid bij alle betrokkenen komt pas op 25 maart een einde als zij de korte bevestiging krijgen dat drie dagen later een interim-directeur zal aantreden.

Uitnodiging

Al maanden heeft de schade bij I&IC-medewerkers door het totale gebrek aan duidelijkheid zich opgebouwd. Ze nemen geen genoegen met de summiere uitleg die zij krijgen tijdens de personeelsbijeenkomst op 7 maart. Na afloop van die beladen en emotionele bijeenkomst, steekt een groep van elf medewerkers de koppen bij elkaar: wat kunnen wij doen, vragen ze zich af. Ze besluiten rector Van der Hagen en HR-directeur Zonneveld om uitleg te vragen.

Op 11 maart mailen zij Van der Hagen en Zonneveld namens een groep van 87 medewerkers. Ze schrijven: “Veel collega’s zijn geraakt door de situatie en in de bijeenkomst liepen de emoties bij velen van ons hoog op. Als medewerkers van het I&IC maken wij ons daar zorgen over. Het gebrek aan communicatie, uitleg, duidelijkheid en transparantie heeft grote impact op onze dienst. [..] In het kader van een open cultuur, waarin iedereen zich gezien en gehoord mag voelen, stellen wij het op prijs als u – leidinggevende van onze (voormalig) directeur – met ons in gesprek gaat, de mogelijkheid geeft om onze vragen te beantwoorden en ingaat op onze zorgen.” Van der Hagen en Zonneveld stemmen toe op 21 maart langs te zullen komen.

Vertrouwelijkheid geschonden

Ze missen deze kans om de rust bij I&IC te doen weerkeren, schrijft I&IC-medewerker Jan Schiereck op 22 maart al in een ingezonden brief in Delta. Een verslag van die bijeenkomst, een bijbehorende mail, beide in het bezit van Delta, en meerdere aanwezigen bevestigen dat beeld. Over het verslag dadelijk meer.

Eerst de manier waarop die bijeenkomst tot stand kwam, want ook daarover blijkt onvrede te bestaan. Dat is in de bijeenkomst expliciet benoemd en daardoor bij alle aanwezigen bekend. Het betreft de rol van de ombudsfunctionaris voor personeel, Birgitte Peters. Haar was door twee medewerkers gevraagd, zo blijkt ook uit haar eigen reactie onder dit artikel, mee te denken over hoe het gesprek tussen de I&IC-medewerkers aan de ene kant en Van der Hagen en Zonneveld aan de andere kant het beste vormgegeven zou kunnen worden.

Excuses

Tot hun verbijstering schendt de ombudsfunctionaris in de communicatie daarover de vertrouwelijkheid. In een mail aan Van der Hagen en Zonneveld zet ze beide medewerkers tussen de geadresseerden, terwijl de ombudsfunctionaris hun juist had gezegd dat ze vertrouwelijk met hun gegevens zou omgaan. Die mail en de mailwisseling eromheen, waarin ook excuses staan van de ombudsfunctionaris, zijn in handen van Delta.

In die mailwisseling adviseert de ombudsfunctionaris Van der Hagen en Zonneveld om geen grote personeelsbijeenkomst te organiseren waar beiden vragen zouden moeten beantwoorden, maar in kleiner comité samen te komen. De twee medewerkers gaan daar niet mee akkoord. Van der Hagen en Zonneveld hebben immers al toegezegd naar een bijeenkomst met alle I&IC-medewerkers te komen. Bovendien stelt de ombudsfunctionaris voor om die kleinere bijeenkomst te houden op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip als de grote bijeenkomst. Van der Hagen reageert desondanks snel en enthousiast op het advies van de ombudsfunctionaris: hij volgt het graag op, schrijft hij.

Verscheurd en uitgeput

Na een resolute afwijzende mail van de betrokken medewerkers komt hij daarop terug. Hij en Zonneveld komen zoals afgesproken alsnog naar de grote bijeenkomst. Het wordt een beladen uur. Meerdere malen moet er een pauze worden ingelast omdat de emoties hoog oplopen: mensen zijn boos of huilen.

Een medewerker schetst eerst de sfeer bij I&IC, zo is te lezen in het verslag van de bijeenkomst: “Ik zie mensen rondlopen die letterlijk gebukt gaan onder de last die ze dragen. Leidinggevenden die zich verscheurd voelen en uitgeput zijn.”

‘De wond is bij meerdere mensen diep en zal zich zonder enige nazorg niet vanzelf sluiten’

Ook staat er: “We kregen geen informatie, geen antwoorden op vragen over wat wij moeten communiceren naar onze contacten: intern, en ook extern, bij de gemeente, etc. Dat heeft ook effect op onze eigen geloofwaardigheid en reputatie. We schamen ons dood. Nu schijnt er een interimmer te komen (zoals eerder in dit artikel is te lezen, kwam de aankondiging van de komst van de interim-directeur vier dagen na de personeelsbijeenkomst, op 25 maart, red.). Ook daarover is geen centraal geregisseerde, duidelijke communicatie vanuit het cvb. Het cvb heeft veel energie gestoken in een tegenreactie van 172 pagina’s op het rapport de onderwijsinspectie; nog omvangrijker dan het rapport zelf. Wij kregen een mail van 5 regels over het vertrek van onze directeur. Wat een schrijnend contrast.”

Tientallen vragen

En: “We ervaren collectief dat de juridische procedures en de hoogte van een afkoopsom belangrijker zijn dan het welzijn van de 170 medewerkers binnen onze directie. We hebben tientallen vragen en voelen ons niet erkend en serieus genomen als intelligente en gedreven professionals. De randvoorwaarden om ons werk goed te kunnen doen ontbreken. Mensen haken af, worden ziek of nog erger: talentvolle en zeer geliefde medewerkers vertrekken – en ze voelen zich nog schuldig ook dat ze hun collega’s achterlaten met de scherven. [..] Het I&IC voelt zich als groep al lange tijd verweesd en verwaarloosd.”

De organisatoren van de bijeenkomst van 21 maart sturen hun verslag op 4 april naar het cvb, de directeur HR en de voorzitter en vice-voorzitter van de ondernemingsraad (or). In de begeleidende mail staat dat de medewerkers van I&IC  zich ‘absoluut [willen] inzetten voor het proces van heling en onze blik op de toekomst richten’. “Echter, wij vinden het spijtig om te zien dat dit aan ons wordt gelaten. De wond is bij meerdere mensen diep en zal zich zonder enige nazorg niet vanzelf sluiten. Een interim-directeur met een breed en complex aandachtsveld kan dit ook niet alleen. Hiervoor is ook inzet van het cvb en HR essentieel.”

Volgende keer net zo

Van der Hagen reageert door te zeggen ‘begrip te hebben voor de boosheid in de zaal en geraakt te zijn door dit verhaal’. Wat erop volgt, schiet veel aanwezigen echter in het verkeerde keelgat, zo blijkt uit het verslag en uit gesprekken van Delta met verschillende aanwezigen. De rector zegt namelijk dat hij en HR niet anders hadden kunnen handelen, dat vertrouwelijkheid voorop staat en dat een soortgelijke casus een volgende keer op dezelfde manier zou worden aangepakt. Hij concludeert dat de aanpak ‘heeft gewerkt’, hetgeen Zonneveld beaamt. Verder stellen beiden dat MT-leden wel degelijk informatie hadden kunnen delen.

Hoe dat had gemoeten terwijl hen ontslag boven het hoofd hing bij het doorbreken van de hun opgelegde zwijgplicht, wordt niet duidelijk. Later bevestigen Van der Hagen en Zonneveld dat de mt-leden niks valt te verwijten.

Medewerkers vragen om excuses die vooralsnog niet zijn gekomen

Uit het verslag, de begeleidende mail en de gesprekken met betrokkenen blijkt dat veel medewerkers allerminst klaar zijn om naar de toekomst te kijken, zoals het college van bestuur graag wil. Alle betrokkenen spreken van een geschaad vertrouwen in het cvb, de dienst HR en de ombudsfunctionaris. Medewerkers zeggen door alles wat er is gebeurd geen idee meer te hebben waar ze zich moeten melden bij sociale onveiligheid. Ze vragen om excuses voor de hele gang van zaken. Die zijn vooralsnog niet gekomen.

Opnieuw naar de inspectie

Het verhaal van I&IC illustreert de conclusie van de Inspectie van het Onderwijs: de zorg voor medewerkers is aan de TU Delft niet op orde. Niet voor niets hebben tenminste twee betrokkenen een nieuwe melding gedaan bij de inspectie. Die laat via een woordvoerder weten dit om redenen van vertrouwelijkheid niet te kunnen bevestigen. Maar de woordvoerder zegt ook dat een casus die in lijn is met hetgeen door de inspectie is geconstateerd van pas kan komen in het herstelonderzoek dat ze zal doen op de TU Delft.

Met medewerking van Annebelle de Bruijn