TU pakt eigen geheugen aan

Iedereen kent dit dilemma: bewaar ik deze nota of gooi ik hem weg? En als ik hem weggooi, hoe doe ik dat dan zo discreet mogelijk, zodat een actiegroep niet met het materiaal aan de haal gaat?

Voortaan hoeven TU-medewerkers hierover niet meer alleen te tobben. Sinds oktober 1998 is Ad van Heijst documentmanager van de Documentaire Informatievoorziening. Ad interim weliswaar, zijn plaats in de universitaire organisatie moet hij nog verdienen. ,,Ik heb er vertrouwen in dat het wel lukt. De meest gehoorde reactie was de afgelopen maanden: ‘Je komt als geroepen’.”

Ook op de cursus Postbehandeling en Archiefbeheer, die Van Heijst heeft opgezet, wordt enthousiast gereageerd. Ongeveer 35 deelnemers hebben zich al aangemeld. ,,Dat toont aan dat er interesse voor dit onderwerp is.”

De achtergrond van Van Heijst is ‘hoge archiefkunde’ en integraal documentmanagement. Hiervoor was hij onder mee werkzaam bij het Commissariaat voor de Vluchtelingen in Gèneve. Hij was één van de ontwikkelaars van het ‘office in the box’-concept: ,,Hierin zitten alle registratiepapieren en software die je nodig hebt bij het snel opzetten van een vluchtelingenkamp.” Na afronding van dit project kwam hij terug naar Nederland. Naast zijn werkzaamheden op de TU is Van Heijst eveneens parttime docent op de Eramusuniversiteit.

Documentaire Informatievoorziening zal door Van Heijst ongevormd worden tot de Service Unit Document Management. Deze unit zal de faculteiten diverse diensten aanbieden op het gebied van documentbeheer. ,,Wij willen daarbij de concurrentie aangaan met externe bureaus.” Volgens Van Heijst heeft zijn unit een sterke positie: ze zijn goedkoper (want er hoeft geen BTW te worden betaald) en ze kennen de organisatie beter. ,,Wij kunnen daardoor sneller werken omdat wij meer weten over het centrale archiefbeleid van de TU.”
Vernietigd

Advisering over en begeleiding bij documentenbeheer is een dienst die de unit binnenkort gaat aanbieden. Wie bewaart wat en voor hoe lang? ,,Wij denken mee over hoe je bijvoorbeeld doublures kan voorkomen. Een faculteit hoeft geen gegevens te bewaren die het centrale TU-archief ook heeft. Maar wij denken ook mee met de juridische afdeling die een juiste manier voor het bewaken en archiveren van bezwaarschriften zoekt.”

Advies voor een digitaal archiefbeheer kunnen Van Heijst en zijn medewerkers binnenkort ook aan de faculteiten verlenen. De Archiefwet van 1995 bepaalt dat informatie – op papier of in digitale vorm – na een vastgestelde periode vernietigd moet worden. ,,Dit selectieproces is uitermate complex en wordt bepaald door wettelijke regelingen. Sommige informatie moet vernietigd worden, andere per se worden bewaard, zodat een organisatie zich kan verantwoorden indien nodig.”

Tegelijk met dit opschonen van het archief start Van Heijst een pilotproject. Hierbij wordt de bewaartijd van de dossiers digitaal opgeslagen en komt de computer regelmatig met een uitdraai van de dossiers die vernietigd kunnen worden. ,,Is dit project bevredigend afgerond dan kunnen wij het derden aanbieden.”

Speciale aandacht gaat Van Heijst besteden aan de nieuwe communicatiemiddelen: e-mail en websites. Bij elektronisch verstuurde post dreigt een overzichtsprobleem. In het papierenarchief worden de brief en het antwoord bij elkaar gestopt. ,,Bij automatische systemen is de situatie heel anders. Verstuurde brieven worden opslagen in de directory van medewerker X maar het antwoord zit bij medewerker Y. In totaal wordt alles wel op een server opgeslagen maar wat ontbreekt is het verband. Welke brief hoort bij welk antwoord? En: hoe is het verloop van een bepaald project in de tijd te reconstrueren?”

Websites vormen een ander probleem. Aan de informatie die hierop verschijnt kunnen bepaalde rechten worden ontleend en dat betekent dat ze opgeslagen moet worden. Alleen is ook hier de vraag: hoe, waar en wat sla ik op? Van Heijst: ,,Het is een vrij nieuw probleem en in weinig organisaties is er aandacht voor. De komende maanden gaan wij bekijken wat een goede manier is om deze informatie te archiveren.”

Iedereen kent dit dilemma: bewaar ik deze nota of gooi ik hem weg? En als ik hem weggooi, hoe doe ik dat dan zo discreet mogelijk, zodat een actiegroep niet met het materiaal aan de haal gaat?

Voortaan hoeven TU-medewerkers hierover niet meer alleen te tobben. Sinds oktober 1998 is Ad van Heijst documentmanager van de Documentaire Informatievoorziening. Ad interim weliswaar, zijn plaats in de universitaire organisatie moet hij nog verdienen. ,,Ik heb er vertrouwen in dat het wel lukt. De meest gehoorde reactie was de afgelopen maanden: ‘Je komt als geroepen’.”

Ook op de cursus Postbehandeling en Archiefbeheer, die Van Heijst heeft opgezet, wordt enthousiast gereageerd. Ongeveer 35 deelnemers hebben zich al aangemeld. ,,Dat toont aan dat er interesse voor dit onderwerp is.”

De achtergrond van Van Heijst is ‘hoge archiefkunde’ en integraal documentmanagement. Hiervoor was hij onder mee werkzaam bij het Commissariaat voor de Vluchtelingen in Gèneve. Hij was één van de ontwikkelaars van het ‘office in the box’-concept: ,,Hierin zitten alle registratiepapieren en software die je nodig hebt bij het snel opzetten van een vluchtelingenkamp.” Na afronding van dit project kwam hij terug naar Nederland. Naast zijn werkzaamheden op de TU is Van Heijst eveneens parttime docent op de Eramusuniversiteit.

Documentaire Informatievoorziening zal door Van Heijst ongevormd worden tot de Service Unit Document Management. Deze unit zal de faculteiten diverse diensten aanbieden op het gebied van documentbeheer. ,,Wij willen daarbij de concurrentie aangaan met externe bureaus.” Volgens Van Heijst heeft zijn unit een sterke positie: ze zijn goedkoper (want er hoeft geen BTW te worden betaald) en ze kennen de organisatie beter. ,,Wij kunnen daardoor sneller werken omdat wij meer weten over het centrale archiefbeleid van de TU.”
Vernietigd

Advisering over en begeleiding bij documentenbeheer is een dienst die de unit binnenkort gaat aanbieden. Wie bewaart wat en voor hoe lang? ,,Wij denken mee over hoe je bijvoorbeeld doublures kan voorkomen. Een faculteit hoeft geen gegevens te bewaren die het centrale TU-archief ook heeft. Maar wij denken ook mee met de juridische afdeling die een juiste manier voor het bewaken en archiveren van bezwaarschriften zoekt.”

Advies voor een digitaal archiefbeheer kunnen Van Heijst en zijn medewerkers binnenkort ook aan de faculteiten verlenen. De Archiefwet van 1995 bepaalt dat informatie – op papier of in digitale vorm – na een vastgestelde periode vernietigd moet worden. ,,Dit selectieproces is uitermate complex en wordt bepaald door wettelijke regelingen. Sommige informatie moet vernietigd worden, andere per se worden bewaard, zodat een organisatie zich kan verantwoorden indien nodig.”

Tegelijk met dit opschonen van het archief start Van Heijst een pilotproject. Hierbij wordt de bewaartijd van de dossiers digitaal opgeslagen en komt de computer regelmatig met een uitdraai van de dossiers die vernietigd kunnen worden. ,,Is dit project bevredigend afgerond dan kunnen wij het derden aanbieden.”

Speciale aandacht gaat Van Heijst besteden aan de nieuwe communicatiemiddelen: e-mail en websites. Bij elektronisch verstuurde post dreigt een overzichtsprobleem. In het papierenarchief worden de brief en het antwoord bij elkaar gestopt. ,,Bij automatische systemen is de situatie heel anders. Verstuurde brieven worden opslagen in de directory van medewerker X maar het antwoord zit bij medewerker Y. In totaal wordt alles wel op een server opgeslagen maar wat ontbreekt is het verband. Welke brief hoort bij welk antwoord? En: hoe is het verloop van een bepaald project in de tijd te reconstrueren?”

Websites vormen een ander probleem. Aan de informatie die hierop verschijnt kunnen bepaalde rechten worden ontleend en dat betekent dat ze opgeslagen moet worden. Alleen is ook hier de vraag: hoe, waar en wat sla ik op? Van Heijst: ,,Het is een vrij nieuw probleem en in weinig organisaties is er aandacht voor. De komende maanden gaan wij bekijken wat een goede manier is om deze informatie te archiveren.”