‘Paarse krokodil-brigade’ moet bureaucratie TU verminderen

Uit de Medewerkersmonitor bleek onder meer dat medewerkers meer werkdruk ervaren dan gewenst en dat er veel sprake was van ongewenste omgangsvormen. Een stuurgroep onder leiding van decaan Technische Natuurwetenschappen Lucas van Vliet kwam met het volgende ‘zes punten plan’.

• Omgangsvormen, teamgeest en cultuur

Vertrouwen is volgens de stuurgroep een noodzakelijke voorwaarde voor een prettig en veilig werkklimaat. Iedereen is daarvoor verantwoordelijk. De TU zou de Code of Ethics moeten aanpassen, waarbij college van bestuur, decanen en directeuren als rolmodel fungeren. Wat ‘wenselijk gedrag’ is, is persoonlijk en daarom dienen er regelmatig gesprekken te worden gevoerd over wederzijdse verwachtingen en omgangsvormen.

Wat kan helpen bij het voorkomen van werkstress is onderlinge feedback, steun en advies. Begrip voor elkaar groeit wanneer collega’s onderling meer uitwisselen. Medewerkers durven zich daardoor assertiever op te stellen en elkaar direct aan te spreken bij fouten, ongewenst gedrag en het niet nakomen van werkafspraken. De universiteit koopt hiervoor begeleiding in.

De stuurgroep stelt voor de groep vertrouwenspersonen te professionaliseren

Bij ongewenst gedrag dienen leidinggevenden en medewerkers op gepaste wijze te handelen. Dat kan bijvoorbeeld door het ongewenste gedrag bespreekbaar te maken tijdens werkoverleg en in één op één gesprekken, of door expliciet te maken wat ongewenst gedrag is.

Verder is het belangrijk te verwijzen naar bedrijfsmaatschappelijk werk, bedrijfsartsen en vertrouwenspersonen, maar dan moeten deze groepen wel zichtbaar en vindbaar zijn. Daarom stelt de stuurgroep voor de groep vertrouwenspersonen te verkleinen, te professionaliseren en van buitenaf professioneel te laten aansturen. De TU moet de positie van deze functionarissen opnieuw bekijken.

De stuurgroep pleit voor loketten waar medewerkers terecht kunnen met vragen over hun eigen of andermans welzijn. Daarnaast vraagt de groep aandacht voor het fenomeen ‘dubbele petten’, onverenigbaarheid van functies, en medewerkers die op te veel posities invloed uitoefenen. Dat kan namelijk leiden tot een gevoel van vriendjespolitiek en machtsmisbruik. Hierbij zijn open en transparante werving, selectie en bevordering onmisbaar.

Een ander advies aan het college is: schaf de score in de R&O-cyclus (resultaat- en ontwikkelingscyclus, red.) af of maak die minder belangrijk.

• Leiderschap

Leidinggevenden moeten in hun omgangsvormen het goede voorbeeld geven. Ze moeten vaardigheden bezitten en ontwikkelen om hun teams te kunnen aansturen, motiveren en inspireren. De dienst Human Resources (HR) gaat investeren in leiderschapsontwikkeling en dan vooral voor het geven van feedback en het omgaan met diversiteit, verandering en werkstress bij medewerkers. Daarnaast stellen leidinggevenden medewerkers in staat om zich voldoende te scholen. Beide partijen moeten afspraken in het R&O-gesprek nakomen.

• Communicatie

Medewerkers hebben in de Medewerkersmonitor aangegeven op de hoogte te willen zijn van beslissingen die hun werk raken. Leidinggevenden moeten daarom beleid en ontwikkelingen ‘vertalen’ en delen. Niet alleen is meer aandacht nodig voor informeel overleg zoals onderlinge feedback, maar ook voor formele communicatie zoals team- en afdelingsoverleg, voor- en najaarsoverleggen, faculty meetings en medezeggenschap.

Het college van bestuur zou de informatievoorziening aan de TU moeten professionaliseren door bijvoorbeeld een ‘documentaire informatie voorziening’ op te richten. Doel: het toegankelijk maken van alle bestuurlijke documenten van vooral het college en ondersteunende diensten. De stuurgroep is voor een open en transparante cultuur. Documenten zijn alleen vertrouwelijk waar nodig.

• Scholing en loopbaanmogelijkheden versus behoeften

Medewerkers kijken zelf naar talent- en loopbaanontwikkeling en mogelijke cursussen. Hun leidinggevenden ondersteunen en coachen ze daarbij en bespreken nadrukkelijk de opleidingswensen. De dienst HR en leidinggevenden gaan medewerkers bewuster maken van het feit dat ze ook elders binnen de TU kunnen werken, en organiseren een week van de employability (inzetbaarheid) met lezingen en workshops. Duidelijk moet worden wat nodig is om door te groeien, en welke alternatieve loopbaanpaden (buiten de wetenschap) er zijn.

• Ondersteuning

Er is al een en ander gedaan, constateert de stuurgroep, bijvoorbeeld aan de kwaliteit van de onderwijszalen. Brightspace is ingevoerd en verbeterd en er is het Teaching Lab om docenten te ondersteunen. Roostering zou kunnen verbeteren vanuit het project ‘Onderwijsknoppen’. Wel waren er in de monitor klachten over een gebrek aan adequate en hygiënische kolfruimten voor vrouwen.

De ondersteuning kan beter door centrale en facultaire ondersteunende diensten beter op elkaar af te stemmen en klantgerichter te laten werken. Zij zouden roulatie van hun personeel moeten stimuleren. Systemen die de diensten gebruiken moeten bruikbaar en te integreren zijn. Een ‘paarse krokodil-brigade’ moet onnodige bureaucratie en controle verminderen.

Stoot verouderde en onveilige gebouwen af of pas ze aan

De stuurgroep adviseert om in nieuwe huisvestingsplannen zo veel mogelijk rekening te houden met optimale werkomstandigheden. Hij pleit voor het aanpakken van een onaangenaam klimaat in gebouwen, het jaarlijks evalueren en eventueel bijstellen van het veiligheidsprotocol. De TU zou moeten investeren in gebouwen en veiligheidsprotocollen zodat ze relatief eenvoudig kunnen worden ontruimd bij een calamiteit. Stoot verouderde en onveilige gebouwen af of pas ze aan, aldus de stuurgroep.

• Medezeggenschap aan de TU

Tot slot zou de ondernemingsraad (or) beter moeten gaan scoren in de Medewerkersmonitor. Hij zou mensen moeten informeren over de taken en doelen van de medezeggenschap in de TU. Aanbevelingen voor de or zijn: bevorder diversiteit en ga discriminatie tegen.

De or ziet ‘het zes punten plan’ meer als aanpak van arbo-gerelateerde zaken en vindt dit zesde punt er niet in thuishoren. “Het is een beetje vreemd dat in een stuk waarover het college een besluit neemt, staat hoe wij ons zouden moeten gedragen”, zei or-lid Erik Louw tijdens een overleg met het college. Dat stelde vervolgens voor om van de aanbevelingen in het zesde punt een apart document te maken.

Overigens komt op 8 mei de arbeidsinspectie bij de TU op bezoek voor een onderzoek naar psychosociale abeidsbelasting ofwel: werkstress. Dat gebeurt volgens directeur HR Ingrid Halewijn niet vanwege de Medewerkersmonitor, maar omdat de TU Delft van alle universiteiten toevallig aan de beurt is voor een specifiek onderzoek.