Ombudsman: student heeft recht op tentamenopgaven

De ombudsman voor studenten heeft in behandeling genomen een verzoekschrift van de heer X, met een klacht over een gedraging van docent Y van de faculteit Techniek, Bestuur en Management en over de trage oplossing van het probleem door de faculteit.

Op grond van de door verzoeker verstrekte gegevens werd de klacht als volgt geformuleerd: ‘Op 26 oktober 1998 nam ik deel aan een tentamen. Ik wilde, conform het beschreven recht in de OER, de tentamenopgaven meenemen. De verantwoordelijke medewerker voor het tentamen, weigerde dat toe te staan. Vervolgens heb ik van de examencommissie vernomen dat ik inderdaad het tentamen mag hebben. Op 3 december 1998 heeft de commissie gemeld, dat zij mij mij de opgaven zal toesturen zodra zij de opgaven heeft ontvangen. Als optelsom wacht ik nu drie en een halve maand op de opgaven. Dit vind ik onacceptabel en daarover dien ik bij deze een klacht in.’

De uitvoeringsregeling van de onderwijs- en examenregeling (OER) van de opleiding Technische Bestuurskunde geeft in artikel 18 lid 6: ‘De tentamenvragen mogen door de studenten na afloop van het tentamen worden meegenomen.’

Op de voorpagina van het tentamen Z stond echter: ‘Dit opgavenformulier dient na afloop van het tentamen samen met uw antwoordblad te worden ingeleverd’ Verzoeker kreeg het tentamen niet mee, ook niet na zijn verzoek daartoe. Via de docent en de examencommissie ondernam verzoeker meerdere pogingen de tentamenopgaven te verkrijgen. Bij de docent: direct na het tentamen en in november 1998 (in beide gevallen weigering); bij de examencommissie in november 1998 met als melding dat hij de opgaven zal krijgen als ze zijn ontvangen en bij herhaling daarna meerdere pogingen bij de examencommissie. Op 24 maart 1999 kreeg verzoeker het tentamen toegestuurd, globaal 5 maanden na afname.

Verzoeker meldt dat hij al het feit dat hij het tentamen niet meteen na het tentamen meekreeg bezwaarlijk vindt en dat hij de termijn waarin de faculteit vervolgens niet blijkt te kunnen komen tot herstel van deze omissie onacceptabel lang vindt. Verzoeker vindt dat zijn voorbereiding voor de volgende tentamenkans hierdoor wordt geschaad.
Reacties

De decaan van de faculteit heeft geen persoonlijke reactie op de klacht geformuleerd. Betrokkenen in de faculteit hebben alle benodigde informatie verschaft.

Op 26 november 1998 heeft verzoeker naar de examencommissie van Technische Bestuurskunde geschreven dat hij na afloop van het tentamen de opgaven diende in te leveren en dat hij ze ook niet kreeg na herhaald verzoek daartoe. Hij maakte de examencommissie attent op de regels hieromtrent.

De examencommissie antwoordde per brief van 12 februari 1999dat verzoeker volgens de regels het tentamen kon krijgen en dat de commissie aan de docent gevraagd had de opgaven ter beschikking te stellen aan de commissie. De docent reageerde niet op dit verzoek door alsnog de vragen ter beschikking te stellen.

Op 23 maart 1999 sprak de ombudsman voor studenten met de docent. Hij was op de hoogte van het bestaan van vele regels maar kende ze niet. Een voorlichtingsbijeenkomst voor docenten vond hij op zijn plaats. Hij meldde verder dat hij sinds begin december 1998 op de hoogte was van het standpunt van de examencommissie dat hij het tentamen ter hand moest stellen. Hij voerde daartegen als bezwaar aan dat het tentamen bestond uit multiple choice vragen en dat hij in meerdere tentamens delen van oude vragen gebruikte omdat hij zeer veel werk moest besteden aan geheel nieuwe vragen. Hij was ermee bekend dat studenten oude tentamens verspreiden en hij wilde voorkomen dat zijn vragen bekend werden. Daarom gaf hij ze niet mee.

Hij gaf verder aan dat hij bereid was aan de studenten inzage te geven in gemaakte tentamens en dat hij daarbij dan aanwezig was en bereid was over de vragen en antwoorden te spreken. De docent meldde aan de ombudsman dat hij graag hierover wilde spreken met de examencommissie. Hij liet die per brief weten dat hij niet gekend was in de procedure (het ter beschikking moeten stellen van de vragen aan studenten). Hij gaf ook aan dat het voor hem ging om een principiële zaak die hij graag met de commissie op korte termijn wilde bespreken. De docent veronderstelde dat hij de examencommissie in een gesprek zou kunnen overtuigen van zijn standpunt. In het gesprek met de ombudsman deed hij de suggestie om docenten precies voor te lichten over hun plichten, in een bijeenkomst, en daarbij ook de kans te geven om van gedachten te wisselen.

De examencommissie gaf schriftelijk antwoord aan de docent en meldde dat zij geen grond zag voor discussie over dit onderwerp. De commissie meldde dat zij het reglement helder vond dat de studenten het recht hebben te beschikken over oude tentamens. Zij meldde dat er voor de docent geen uitzondering op deze regel gemaakt kon worden. Een nader onderhoud hierover leek de commissie derhalve niet nodig.
Uitspraak

Het verslag van het onderzoek werd gestuurd aan betrokkenen. Het bevoegd gezag, de decaan, reageerde niet op het rapport van onderzoek. De examencommissie en de docent meldden aanvullend dat al op 1 maart 1999 het tentamen ter beschikking stond van de examencommissie. Het heeft toen intern nog enige weken geduurd voordat verzoeker het feitelijk toegestuurd kreeg. De verantwoordelijk hoogleraar meldde dat hij de docent in een gesprek ervan overtuigde het tentamen ter beschikking te stellen.

Feit is dat de docent de onderwijs- en examenregeling overtreedt. Verzoeker klaagt daarover en heeft daarbij als zodanig gelijk. Feit is ook dat de faculteit er maanden over doet om deze fout te herstellen. Verzoeker heeft zich gemeld bij de docent en bij de examencommissie. De docent blijft lange tijd volharden in zijn standpunt. Begin maart geeft hij toe en eind maart ontvangt verzoeker van de faculteit het tentamen. Verzoeker heeft bijna vijf maanden gewacht.

De ombudsman voor studenten vindt een korte wachttijd, bijvoorbeeld twee à drie weken nog onder omstandigheden acceptabel. Maanden is veel te lang omdat daarmee verzoeker langere tijd zonder nuttig oefenmateriaal zit. Verzoeker heeft gelijk dat hij daarover klaagt. Waarom is een korte tijd wachten acceptabel? Eenvoudig omdat er dan voldoende tijd is om te spreken met de docent en aan te horen wat zijn bezwaren zijn en daarop te reageren.

Het is duidelijk in deze zaak dat alles opgelost werd met een gesprek. Spijtig genoeg werd een gesprek geweigerd door de examencommissie, met als argument de regels, waarvoor de docent geen uitzondering kreeg. De hoogleraar sprak vervolgens met de docent en deze gaf toe. Zowel de hoogleraar als verzoeker vinden het wenselijk in discussie te gaan met de docent. De ombudsman voor studenten deelt de mening van de hoogleraar als deze meldt dat hij het als jurist vreemd vindt dat de faculteit besluit, zonder de docent in de gelegenheid te stellen zich te verweren.

Resumerend is de conclusie dat de docent niet heeft gehandeld conform het reglement en dat hij en anderen in de faculteit onacceptabel traag de fout hebben hersteld. De docent is te lang volhardend in zijn standpunt geweest. Voor de docent was daarbij belangrijk dat overleg over zijn standpunt ontbrak. De ombudsman gaat niet in op de argumenten van de docent – dat doen andere betrokkenen – maar hij stemt in met de docent als hij verwachtte dat hij kon spreken over zijn weigering. De lange duur voor het herstel van de fout is een gevolg van de volharding van de docent en van de weigerachtigheid van de examencommissie om in gesprek te gaan met de docent.

De klacht is gegrond op beide punten.

De ombudsman voor studenten heeft in behandeling genomen een verzoekschrift van de heer X, met een klacht over een gedraging van docent Y van de faculteit Techniek, Bestuur en Management en over de trage oplossing van het probleem door de faculteit.

Op grond van de door verzoeker verstrekte gegevens werd de klacht als volgt geformuleerd: ‘Op 26 oktober 1998 nam ik deel aan een tentamen. Ik wilde, conform het beschreven recht in de OER, de tentamenopgaven meenemen. De verantwoordelijke medewerker voor het tentamen, weigerde dat toe te staan. Vervolgens heb ik van de examencommissie vernomen dat ik inderdaad het tentamen mag hebben. Op 3 december 1998 heeft de commissie gemeld, dat zij mij mij de opgaven zal toesturen zodra zij de opgaven heeft ontvangen. Als optelsom wacht ik nu drie en een halve maand op de opgaven. Dit vind ik onacceptabel en daarover dien ik bij deze een klacht in.’

De uitvoeringsregeling van de onderwijs- en examenregeling (OER) van de opleiding Technische Bestuurskunde geeft in artikel 18 lid 6: ‘De tentamenvragen mogen door de studenten na afloop van het tentamen worden meegenomen.’

Op de voorpagina van het tentamen Z stond echter: ‘Dit opgavenformulier dient na afloop van het tentamen samen met uw antwoordblad te worden ingeleverd’ Verzoeker kreeg het tentamen niet mee, ook niet na zijn verzoek daartoe. Via de docent en de examencommissie ondernam verzoeker meerdere pogingen de tentamenopgaven te verkrijgen. Bij de docent: direct na het tentamen en in november 1998 (in beide gevallen weigering); bij de examencommissie in november 1998 met als melding dat hij de opgaven zal krijgen als ze zijn ontvangen en bij herhaling daarna meerdere pogingen bij de examencommissie. Op 24 maart 1999 kreeg verzoeker het tentamen toegestuurd, globaal 5 maanden na afname.

Verzoeker meldt dat hij al het feit dat hij het tentamen niet meteen na het tentamen meekreeg bezwaarlijk vindt en dat hij de termijn waarin de faculteit vervolgens niet blijkt te kunnen komen tot herstel van deze omissie onacceptabel lang vindt. Verzoeker vindt dat zijn voorbereiding voor de volgende tentamenkans hierdoor wordt geschaad.
Reacties

De decaan van de faculteit heeft geen persoonlijke reactie op de klacht geformuleerd. Betrokkenen in de faculteit hebben alle benodigde informatie verschaft.

Op 26 november 1998 heeft verzoeker naar de examencommissie van Technische Bestuurskunde geschreven dat hij na afloop van het tentamen de opgaven diende in te leveren en dat hij ze ook niet kreeg na herhaald verzoek daartoe. Hij maakte de examencommissie attent op de regels hieromtrent.

De examencommissie antwoordde per brief van 12 februari 1999dat verzoeker volgens de regels het tentamen kon krijgen en dat de commissie aan de docent gevraagd had de opgaven ter beschikking te stellen aan de commissie. De docent reageerde niet op dit verzoek door alsnog de vragen ter beschikking te stellen.

Op 23 maart 1999 sprak de ombudsman voor studenten met de docent. Hij was op de hoogte van het bestaan van vele regels maar kende ze niet. Een voorlichtingsbijeenkomst voor docenten vond hij op zijn plaats. Hij meldde verder dat hij sinds begin december 1998 op de hoogte was van het standpunt van de examencommissie dat hij het tentamen ter hand moest stellen. Hij voerde daartegen als bezwaar aan dat het tentamen bestond uit multiple choice vragen en dat hij in meerdere tentamens delen van oude vragen gebruikte omdat hij zeer veel werk moest besteden aan geheel nieuwe vragen. Hij was ermee bekend dat studenten oude tentamens verspreiden en hij wilde voorkomen dat zijn vragen bekend werden. Daarom gaf hij ze niet mee.

Hij gaf verder aan dat hij bereid was aan de studenten inzage te geven in gemaakte tentamens en dat hij daarbij dan aanwezig was en bereid was over de vragen en antwoorden te spreken. De docent meldde aan de ombudsman dat hij graag hierover wilde spreken met de examencommissie. Hij liet die per brief weten dat hij niet gekend was in de procedure (het ter beschikking moeten stellen van de vragen aan studenten). Hij gaf ook aan dat het voor hem ging om een principiële zaak die hij graag met de commissie op korte termijn wilde bespreken. De docent veronderstelde dat hij de examencommissie in een gesprek zou kunnen overtuigen van zijn standpunt. In het gesprek met de ombudsman deed hij de suggestie om docenten precies voor te lichten over hun plichten, in een bijeenkomst, en daarbij ook de kans te geven om van gedachten te wisselen.

De examencommissie gaf schriftelijk antwoord aan de docent en meldde dat zij geen grond zag voor discussie over dit onderwerp. De commissie meldde dat zij het reglement helder vond dat de studenten het recht hebben te beschikken over oude tentamens. Zij meldde dat er voor de docent geen uitzondering op deze regel gemaakt kon worden. Een nader onderhoud hierover leek de commissie derhalve niet nodig.
Uitspraak

Het verslag van het onderzoek werd gestuurd aan betrokkenen. Het bevoegd gezag, de decaan, reageerde niet op het rapport van onderzoek. De examencommissie en de docent meldden aanvullend dat al op 1 maart 1999 het tentamen ter beschikking stond van de examencommissie. Het heeft toen intern nog enige weken geduurd voordat verzoeker het feitelijk toegestuurd kreeg. De verantwoordelijk hoogleraar meldde dat hij de docent in een gesprek ervan overtuigde het tentamen ter beschikking te stellen.

Feit is dat de docent de onderwijs- en examenregeling overtreedt. Verzoeker klaagt daarover en heeft daarbij als zodanig gelijk. Feit is ook dat de faculteit er maanden over doet om deze fout te herstellen. Verzoeker heeft zich gemeld bij de docent en bij de examencommissie. De docent blijft lange tijd volharden in zijn standpunt. Begin maart geeft hij toe en eind maart ontvangt verzoeker van de faculteit het tentamen. Verzoeker heeft bijna vijf maanden gewacht.

De ombudsman voor studenten vindt een korte wachttijd, bijvoorbeeld twee à drie weken nog onder omstandigheden acceptabel. Maanden is veel te lang omdat daarmee verzoeker langere tijd zonder nuttig oefenmateriaal zit. Verzoeker heeft gelijk dat hij daarover klaagt. Waarom is een korte tijd wachten acceptabel? Eenvoudig omdat er dan voldoende tijd is om te spreken met de docent en aan te horen wat zijn bezwaren zijn en daarop te reageren.

Het is duidelijk in deze zaak dat alles opgelost werd met een gesprek. Spijtig genoeg werd een gesprek geweigerd door de examencommissie, met als argument de regels, waarvoor de docent geen uitzondering kreeg. De hoogleraar sprak vervolgens met de docent en deze gaf toe. Zowel de hoogleraar als verzoeker vinden het wenselijk in discussie te gaan met de docent. De ombudsman voor studenten deelt de mening van de hoogleraar als deze meldt dat hij het als jurist vreemd vindt dat de faculteit besluit, zonder de docent in de gelegenheid te stellen zich te verweren.

Resumerend is de conclusie dat de docent niet heeft gehandeld conform het reglement en dat hij en anderen in de faculteit onacceptabel traag de fout hebben hersteld. De docent is te lang volhardend in zijn standpunt geweest. Voor de docent was daarbij belangrijk dat overleg over zijn standpunt ontbrak. De ombudsman gaat niet in op de argumenten van de docent – dat doen andere betrokkenen – maar hij stemt in met de docent als hij verwachtte dat hij kon spreken over zijn weigering. De lange duur voor het herstel van de fout is een gevolg van de volharding van de docent en van de weigerachtigheid van de examencommissie om in gesprek te gaan met de docent.

De klacht is gegrond op beide punten.