Nieuwe aanpak sollicitant

Binnenkort is de behandeling in de ondernemingsraad te verwachten van een nieuwe Regeling Werving en Selectie TU Delft. Mocht de behandeling in de ondernemingsraad voorspoedig verlopen, dan zal de nieuwe aanpak voor de werving en selectie bij de TU de loop van het voorjaar geïntroduceerd worden.

Aanpassing van de oude regeling was gewenst, omdat, mede door het reeds in 1995 gestarte reorganisatieproces voor de Modernisering van de Ondersteunende Diensten (MOD), een nieuwe kijk op het personeelsbeleid bij de TU is ontwikkeld.

Startpunt voor de verandering was de strategie nota ‘Naar een nieuw engagement%. Hierin is vastgelegd dat de TU een internationaal toonaangevende universiteit wil blijven. Om die positie te behouden heb je zowel excellente wetenschappers als ondersteunend en beheerspersoneel van topkwaliteit nodig. Onder topkwaliteit verstaan we niet alleen de kennis en vaardigheden van een medewerker, maar meer dan voorheen eisen wij bijvoorbeeld dat deze een houding heeft die bij de ambities van de TU passen en de persoonlijke motivering bezit om de doelstellingen van de universiteit te realiseren. De nieuwe regeling geeft het lijnmanagement meer de ruimte (en daarmee ook de verantwoordelijkheid) om bij de werving en selectie van medewerkers rekening te houden met deze extra eisen.
Veroudering

Aan de Regeling Werving en Selectie TU Delft is, onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van het College van Bestuur, dr. N. de Voogd, de afgelopen maanden gewerkt door verschillende medewerkers, waaronder drs. Karin van den Ordel, ing Frans Kok en de directeur Personeel en Organisatie van de TU Delft, mr. Chris Peels.

Vroeger lag het accent bij de werving en selectie sterk op kennis en vaardigheden. Organisaties, en dus ook de TU, veranderen vandaag de dag vaker en sneller en diepgaander dan voorheen, is het uitgangspunt van De Voogd. Hierdoor krijgen organisatiestructuren in toenemende mate een tijdelijk karakter en dat heeft gevolgen voor de werkzaamheden en de inhoud van de functies. Ook die zullen sneller veranderen en een dienstverband zal in de toekomst wellicht de vorm kunnen gaan aannemen van een projectaanstelling. Mr. C. Peels: ,,Kennis en vaardigheden verouderen snel in organisaties (dus ook bij de TU) en daarom is nodig geworden ook te letten op bijvoorbeeld houding, mate van leergierigheid, flexibiliteit en ondernemendheid belangrijker geworden. Mede op basis van deze eigenschappen zullen we onze lijnmanagers moeten leren te werven en te selecteren.%’

Volgens Peels lag het accent bij de oude regeling meer op de procedurele aspecten. ‘Vroeger geloofden we dat door het zorgvuldig en precies doorlopen van de wervings- en selectieprocedure de beste kandidaat er vanzelf uitrolde. Metde nieuwe Regeling Werving en Selectie heeft het lijnmanagement meer vrijheid en verantwoordelijkheid gekregen om naast die kennis en vaardigheden ook houding, uitstraling en mentaliteit te laten meetellen. Het is beslist niet meer een goed excuus te melden dat je zorgvuldig de procedure hebt gevolgd en dat je daarom de juiste kandidaat hebt gevonden.%
Helder

Om deze belangrijke eigenschappen tijdens de sollicitatieprocedure helder te krijgen moest er in de procedure meer ruimte komen om juist deze kwaliteitseisen te toetsen. Het mes snijdt volgens Peel overigens aan twee kanten: door deze kwaliteitseisen ook te laten meewegen, mag verwacht worden dat de sollicitant een grotere kans heeft op succesvolle groei en ontwikkeling in zijn functioneren bij de TU.

Het laten meewegen hiervan houdt ook in dat het lijnmanagement een grotere verantwoordelijkheid en wel om na de selectie van de kandidaat mee te denken met de ontwikkeling van de nieuwe medewerker. De verwachtingen, gewekt tijdens de sollicitatie, zal het lijnmanagement moeten waarmaken.

Peels vergelijkt de kwaliteit van deze nieuwe sollicitatieprocedure wel eens met het werk van een huisarts. Bij een aandoening kan deze een medicijn voorschrijven. Daarmee heeft hij aan de verwachting van de patiënt voldaan. ,,Een goede arts vraagt verder om uit te vinden waardoor de aandoening is ontstaan en een echt goede arts informeert later uit zichzelf of het voorgeschreven middel heeft gewerkt.%%

De nieuwe regeling is volgens Peels erop gericht het lijnmanagement te stimuleren nog meer kwalitatief te werk te gaan. ,,Wij gaan ervan uit dat het management er belang bij heeft scherp in de gaten te houden of de nieuwe medewerker aan de verwachtingen voldoet. Daarnaast verwachten we dat een manager inderdaad regelmatig verifieert of de sollicitant op de juiste plek terecht is gekomen en goed (of nog beter: excellent) functioneert. Is dat laatste onverhoopt niet het geval dan zal de leidinggevende onmiddellijk actie moeten ondernemen. De tijd dat wij het ons konden veroorloven niet goed functionerende medewerkers vanwege de op het eerste gezicht pijnlijke (korte termijn) sociale gevolgen (gedurende een lange termijn) te gedogen, ligt definitief achter ons.%’
Kwaliteit

Volgens ing. Frans Kok is de nieuwe regeling een voorlopig sluitstuk van het MOD-proces. ,,Kwaliteit was steeds het cruciale thema. Functioneringsgesprekken worden mede tegen de achtergrond van de nieuwe regeling nog sterker gericht op het duidelijk krijgen wat medewerkers willen en kunnen. Dit kan voor medewerkers als basis dienen om hun functioneren verbeteren. De doorstroming wordt bevorderd om te zorgen dat de medewerkers zich telkens actief kunnen ontwikkelen en richten op de functie waarin zij zich het prettigst voelen. Met de nieuwe Regeling zal het lijnmanagement de kandidaat kunnen screenen op, de voor een succesvolle vervulling van de functie, noodzakelijke persoonlijke motiverings- en houdingsaspecten. Vervolgens zullen zij de nieuwe medewerker coachen in hun groei naar de volgende stap in hun carrière.%’

Peels ziet de regeling liever als een nieuw begin dan als eensluitstuk. ,,Met de vaststelling van de aanvliegroutes waarvoor de regeling is ontworpen, kan begonnen worden aan de opbouw van een nieuwe organisatie. Alle voorwaarden zijn geschapen; nu is het consciëntieus uitvoeren ervan aan de beurt. Persoonlijk heb ik een hoog gespannen verwachting over hoe de TU er over vijf jaar uit zal zien.%%
Kader

Bij de werving en selectie kent de regeling drie categorieën kandidaten: de herplaatsingskandidaten, de interne en de externe kandidaten. Herplaatsingskandidaten zijn medewerkers die door een reorganisatie boventallig zijn geworden of diegenen waarvoor het cvb anderszins verplicht is een inspanning tot plaatsing te leveren. Binnen de categorie interne kandidaten onderscheiden we de zogenaamde loopbaankandidaten. Dat zijn medewerkers waarin de TU extra heeft geïnvesteerd via opleidingen en cursussen. In de regel zijn dit kandidaten die bereid zijn om regelmatig van functie te veranderen. Over hen zijn in de regel afspraken gemaakt over hun verdere loopbaan tijdens functioneringsgesprekken. Een belangrijke eis om tot deze categorie gerekend te kunnen worden is dat een leidinggevende van oordeel is dat de talenten, de eigenschappen en de kwaliteiten van de medewerker ook op andere plaatsen in de organisatie van de TU van betekenis kunnen zijn.

Volgens drs. Karin van den Ordel moet niet de vergissing worden gemaakt dat het bovenstaande alleen geldt voor medewerkers in de hogere functies. ,,Steeds duiken hierover misverstanden op. De omschrijving voor de loopbaankandidaat slaat op iedereen, die carrière wil maken en heeft dus betrekking op alle medewerkers, die in onze organisatie willen doorstromen.%’

Doel van deze open benadering is volgens Van den Ordel: ,,Meer medewerkers een kans te geven om door te stromen.%’

Binnenkort is de behandeling in de ondernemingsraad te verwachten van een nieuwe Regeling Werving en Selectie TU Delft. Mocht de behandeling in de ondernemingsraad voorspoedig verlopen, dan zal de nieuwe aanpak voor de werving en selectie bij de TU de loop van het voorjaar geïntroduceerd worden.

Aanpassing van de oude regeling was gewenst, omdat, mede door het reeds in 1995 gestarte reorganisatieproces voor de Modernisering van de Ondersteunende Diensten (MOD), een nieuwe kijk op het personeelsbeleid bij de TU is ontwikkeld.

Startpunt voor de verandering was de strategie nota ‘Naar een nieuw engagement%. Hierin is vastgelegd dat de TU een internationaal toonaangevende universiteit wil blijven. Om die positie te behouden heb je zowel excellente wetenschappers als ondersteunend en beheerspersoneel van topkwaliteit nodig. Onder topkwaliteit verstaan we niet alleen de kennis en vaardigheden van een medewerker, maar meer dan voorheen eisen wij bijvoorbeeld dat deze een houding heeft die bij de ambities van de TU passen en de persoonlijke motivering bezit om de doelstellingen van de universiteit te realiseren. De nieuwe regeling geeft het lijnmanagement meer de ruimte (en daarmee ook de verantwoordelijkheid) om bij de werving en selectie van medewerkers rekening te houden met deze extra eisen.
Veroudering

Aan de Regeling Werving en Selectie TU Delft is, onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van het College van Bestuur, dr. N. de Voogd, de afgelopen maanden gewerkt door verschillende medewerkers, waaronder drs. Karin van den Ordel, ing Frans Kok en de directeur Personeel en Organisatie van de TU Delft, mr. Chris Peels.

Vroeger lag het accent bij de werving en selectie sterk op kennis en vaardigheden. Organisaties, en dus ook de TU, veranderen vandaag de dag vaker en sneller en diepgaander dan voorheen, is het uitgangspunt van De Voogd. Hierdoor krijgen organisatiestructuren in toenemende mate een tijdelijk karakter en dat heeft gevolgen voor de werkzaamheden en de inhoud van de functies. Ook die zullen sneller veranderen en een dienstverband zal in de toekomst wellicht de vorm kunnen gaan aannemen van een projectaanstelling. Mr. C. Peels: ,,Kennis en vaardigheden verouderen snel in organisaties (dus ook bij de TU) en daarom is nodig geworden ook te letten op bijvoorbeeld houding, mate van leergierigheid, flexibiliteit en ondernemendheid belangrijker geworden. Mede op basis van deze eigenschappen zullen we onze lijnmanagers moeten leren te werven en te selecteren.%’

Volgens Peels lag het accent bij de oude regeling meer op de procedurele aspecten. ‘Vroeger geloofden we dat door het zorgvuldig en precies doorlopen van de wervings- en selectieprocedure de beste kandidaat er vanzelf uitrolde. Metde nieuwe Regeling Werving en Selectie heeft het lijnmanagement meer vrijheid en verantwoordelijkheid gekregen om naast die kennis en vaardigheden ook houding, uitstraling en mentaliteit te laten meetellen. Het is beslist niet meer een goed excuus te melden dat je zorgvuldig de procedure hebt gevolgd en dat je daarom de juiste kandidaat hebt gevonden.%
Helder

Om deze belangrijke eigenschappen tijdens de sollicitatieprocedure helder te krijgen moest er in de procedure meer ruimte komen om juist deze kwaliteitseisen te toetsen. Het mes snijdt volgens Peel overigens aan twee kanten: door deze kwaliteitseisen ook te laten meewegen, mag verwacht worden dat de sollicitant een grotere kans heeft op succesvolle groei en ontwikkeling in zijn functioneren bij de TU.

Het laten meewegen hiervan houdt ook in dat het lijnmanagement een grotere verantwoordelijkheid en wel om na de selectie van de kandidaat mee te denken met de ontwikkeling van de nieuwe medewerker. De verwachtingen, gewekt tijdens de sollicitatie, zal het lijnmanagement moeten waarmaken.

Peels vergelijkt de kwaliteit van deze nieuwe sollicitatieprocedure wel eens met het werk van een huisarts. Bij een aandoening kan deze een medicijn voorschrijven. Daarmee heeft hij aan de verwachting van de patiënt voldaan. ,,Een goede arts vraagt verder om uit te vinden waardoor de aandoening is ontstaan en een echt goede arts informeert later uit zichzelf of het voorgeschreven middel heeft gewerkt.%%

De nieuwe regeling is volgens Peels erop gericht het lijnmanagement te stimuleren nog meer kwalitatief te werk te gaan. ,,Wij gaan ervan uit dat het management er belang bij heeft scherp in de gaten te houden of de nieuwe medewerker aan de verwachtingen voldoet. Daarnaast verwachten we dat een manager inderdaad regelmatig verifieert of de sollicitant op de juiste plek terecht is gekomen en goed (of nog beter: excellent) functioneert. Is dat laatste onverhoopt niet het geval dan zal de leidinggevende onmiddellijk actie moeten ondernemen. De tijd dat wij het ons konden veroorloven niet goed functionerende medewerkers vanwege de op het eerste gezicht pijnlijke (korte termijn) sociale gevolgen (gedurende een lange termijn) te gedogen, ligt definitief achter ons.%’
Kwaliteit

Volgens ing. Frans Kok is de nieuwe regeling een voorlopig sluitstuk van het MOD-proces. ,,Kwaliteit was steeds het cruciale thema. Functioneringsgesprekken worden mede tegen de achtergrond van de nieuwe regeling nog sterker gericht op het duidelijk krijgen wat medewerkers willen en kunnen. Dit kan voor medewerkers als basis dienen om hun functioneren verbeteren. De doorstroming wordt bevorderd om te zorgen dat de medewerkers zich telkens actief kunnen ontwikkelen en richten op de functie waarin zij zich het prettigst voelen. Met de nieuwe Regeling zal het lijnmanagement de kandidaat kunnen screenen op, de voor een succesvolle vervulling van de functie, noodzakelijke persoonlijke motiverings- en houdingsaspecten. Vervolgens zullen zij de nieuwe medewerker coachen in hun groei naar de volgende stap in hun carrière.%’

Peels ziet de regeling liever als een nieuw begin dan als eensluitstuk. ,,Met de vaststelling van de aanvliegroutes waarvoor de regeling is ontworpen, kan begonnen worden aan de opbouw van een nieuwe organisatie. Alle voorwaarden zijn geschapen; nu is het consciëntieus uitvoeren ervan aan de beurt. Persoonlijk heb ik een hoog gespannen verwachting over hoe de TU er over vijf jaar uit zal zien.%%
Kader

Bij de werving en selectie kent de regeling drie categorieën kandidaten: de herplaatsingskandidaten, de interne en de externe kandidaten. Herplaatsingskandidaten zijn medewerkers die door een reorganisatie boventallig zijn geworden of diegenen waarvoor het cvb anderszins verplicht is een inspanning tot plaatsing te leveren. Binnen de categorie interne kandidaten onderscheiden we de zogenaamde loopbaankandidaten. Dat zijn medewerkers waarin de TU extra heeft geïnvesteerd via opleidingen en cursussen. In de regel zijn dit kandidaten die bereid zijn om regelmatig van functie te veranderen. Over hen zijn in de regel afspraken gemaakt over hun verdere loopbaan tijdens functioneringsgesprekken. Een belangrijke eis om tot deze categorie gerekend te kunnen worden is dat een leidinggevende van oordeel is dat de talenten, de eigenschappen en de kwaliteiten van de medewerker ook op andere plaatsen in de organisatie van de TU van betekenis kunnen zijn.

Volgens drs. Karin van den Ordel moet niet de vergissing worden gemaakt dat het bovenstaande alleen geldt voor medewerkers in de hogere functies. ,,Steeds duiken hierover misverstanden op. De omschrijving voor de loopbaankandidaat slaat op iedereen, die carrière wil maken en heeft dus betrekking op alle medewerkers, die in onze organisatie willen doorstromen.%’

Doel van deze open benadering is volgens Van den Ordel: ,,Meer medewerkers een kans te geven om door te stromen.%’