Niet langer plannen op plannen stapelen

Eén van zijn taken: gevraagd en ongevraagd adviseren over uitvoeringsaspecten van het ‘Strategisch Perspectief 2003-2005’.

De decanen van de faculteiten en het beheer van de Universiteitsdienst hebben allen uit hun organisatie iemand voorgedragen die zitting kon nemen in het Change Team. Voorzitter Evert van den Bergh is erg tevreden over de uiteindelijke samenstelling van het team. ,,Het is een gevarieerd gezelschap: er zitten mannen, vrouwen, ouderen, jongeren en wetenschappers en niet-wetenschappers in. Dat wilde ik erg graag. Op deze manier kun je als groep een brede visie ontwikkelen op de diverse zaken waarmee het Change Team zich zal bezighouden.”

De taak van het Change Team is om gevraagd en ongevraagd te adviseren over aspecten die te maken hebben met de uitvoering van het in maart 2003 vastgestelde ‘Strategisch Perspectief TU Delft 2003%2005’. Van den Bergh: ,,De TU Delft weet wel wat ze wil maar niet precies hoe zij de voorstellen en ideeën uit het Strategisch Perspectief het beste kan realiseren. De bedoeling is dat het Change Team met suggesties en ideeën komt over de implementatie daarvan. De taak is niet om de inhoud van het Strategisch Perspectief bij te stellen; het team moet meedenken over hoe de processen het beste georganiseerd kunnen worden om deze voornemens te realiseren. Om een voorbeeld te geven: het Change Team moet natuurlijk niet beoordelen of de inhoud van het onderwijs voldoet, daar zijn anderen voor. De taak van het team is om mee te denken hoe de aanbevelingen voor het verbeteren van het onderwijs met een breed draagvlak binnen de specifieke onderdelen van de organisatie daadwerkelijk worden geïmplementeerd.”

Het is evenmin de bedoeling dat de Change Team-leden zichzelf beschouwen als de vertegenwoordigers van de faculteiten. ,,Het teamlid van Technische Natuurwetenschappen krijgt niet de opdracht mee om daar de boel eens flink op te schudden. Het is natuurlijk wel zo dat als bij TNW een bepaald implementatieproces goed is verlopen, het desbetreffende teamlid dat onder de aandacht brengt zodat anderen daar hun voordeel mee kunnen doen.”

Voor de begeleiding van een implementatieproces worden vaak externe consultants ingehuurd. De TU Delft heeft volgens Van den Bergh er nu bewust voor gekozen om dat niet te doen. ,,Het is mijn ervaring dat interne mensen vaak beter in staat zijn om een breed draagvlak binnen een organisatie te creëren. Ze kennen de mensen en weten waar de gevoelige punten zitten. Ook is bij externe consultants het gevaar dat de boel inzakt als zij vertrekken. Met interne mensen kun je de continuïteit van een proces beter waarborgen. Het is natuurlijk wel zo dat niet alle teamleden evenveel ervaring hebben met het begeleiden van implementatieprocessen of het creëren van een draagvlak. Daarom zijn we van plan om in het begin het Change Team te laten bijstaan door een externe consultant die als een soort klankbord of adviseur kan dienen.”

Op 10 juni zijn de leden van het Change Team voor het eerst bij elkaar gekomen. ,,Het was een kennismakingsbijeenkomst, waarbij we hebben gesproken over wat we zelf van het Change Team verwachten en wat de spelregels voor onszelf zouden moeten zijn. Overigens is het niet de bedoeling dat we uitgebreid verslag maken van onze bijkomsten of rapporten gaan produceren. We zullen wellicht een aantal van onze ideeën, adviezen of bevindingen op papier zetten maar het is niet de bedoeling om nota’s te gaan samenstellen. In de meeste gevallen zal de overdracht van ideeën en ervaringen mondeling geschieden. Binnen de TU zijn we er erg goed in om plannen op plannen te stapelen. Dat gaat het Change Team niet aan mee doen. Wij gaan zoeken naar handreikingen om die plannen daadwerkelijk uit te voeren.”

Evert van den Bergh, directeur universitaire strategie en beleid van de Universiteitsdienst, is voorzitter van het door het college van bestuur opgerichte Change Team. Eén van zijn taken: gevraagd en ongevraagd adviseren over uitvoeringsaspecten van het ‘Strategisch Perspectief 2003-2005’.

De decanen van de faculteiten en het beheer van de Universiteitsdienst hebben allen uit hun organisatie iemand voorgedragen die zitting kon nemen in het Change Team. Voorzitter Evert van den Bergh is erg tevreden over de uiteindelijke samenstelling van het team. ,,Het is een gevarieerd gezelschap: er zitten mannen, vrouwen, ouderen, jongeren en wetenschappers en niet-wetenschappers in. Dat wilde ik erg graag. Op deze manier kun je als groep een brede visie ontwikkelen op de diverse zaken waarmee het Change Team zich zal bezighouden.”

De taak van het Change Team is om gevraagd en ongevraagd te adviseren over aspecten die te maken hebben met de uitvoering van het in maart 2003 vastgestelde ‘Strategisch Perspectief TU Delft 2003%2005’. Van den Bergh: ,,De TU Delft weet wel wat ze wil maar niet precies hoe zij de voorstellen en ideeën uit het Strategisch Perspectief het beste kan realiseren. De bedoeling is dat het Change Team met suggesties en ideeën komt over de implementatie daarvan. De taak is niet om de inhoud van het Strategisch Perspectief bij te stellen; het team moet meedenken over hoe de processen het beste georganiseerd kunnen worden om deze voornemens te realiseren. Om een voorbeeld te geven: het Change Team moet natuurlijk niet beoordelen of de inhoud van het onderwijs voldoet, daar zijn anderen voor. De taak van het team is om mee te denken hoe de aanbevelingen voor het verbeteren van het onderwijs met een breed draagvlak binnen de specifieke onderdelen van de organisatie daadwerkelijk worden geïmplementeerd.”

Het is evenmin de bedoeling dat de Change Team-leden zichzelf beschouwen als de vertegenwoordigers van de faculteiten. ,,Het teamlid van Technische Natuurwetenschappen krijgt niet de opdracht mee om daar de boel eens flink op te schudden. Het is natuurlijk wel zo dat als bij TNW een bepaald implementatieproces goed is verlopen, het desbetreffende teamlid dat onder de aandacht brengt zodat anderen daar hun voordeel mee kunnen doen.”

Voor de begeleiding van een implementatieproces worden vaak externe consultants ingehuurd. De TU Delft heeft volgens Van den Bergh er nu bewust voor gekozen om dat niet te doen. ,,Het is mijn ervaring dat interne mensen vaak beter in staat zijn om een breed draagvlak binnen een organisatie te creëren. Ze kennen de mensen en weten waar de gevoelige punten zitten. Ook is bij externe consultants het gevaar dat de boel inzakt als zij vertrekken. Met interne mensen kun je de continuïteit van een proces beter waarborgen. Het is natuurlijk wel zo dat niet alle teamleden evenveel ervaring hebben met het begeleiden van implementatieprocessen of het creëren van een draagvlak. Daarom zijn we van plan om in het begin het Change Team te laten bijstaan door een externe consultant die als een soort klankbord of adviseur kan dienen.”

Op 10 juni zijn de leden van het Change Team voor het eerst bij elkaar gekomen. ,,Het was een kennismakingsbijeenkomst, waarbij we hebben gesproken over wat we zelf van het Change Team verwachten en wat de spelregels voor onszelf zouden moeten zijn. Overigens is het niet de bedoeling dat we uitgebreid verslag maken van onze bijkomsten of rapporten gaan produceren. We zullen wellicht een aantal van onze ideeën, adviezen of bevindingen op papier zetten maar het is niet de bedoeling om nota’s te gaan samenstellen. In de meeste gevallen zal de overdracht van ideeën en ervaringen mondeling geschieden. Binnen de TU zijn we er erg goed in om plannen op plannen te stapelen. Dat gaat het Change Team niet aan mee doen. Wij gaan zoeken naar handreikingen om die plannen daadwerkelijk uit te voeren.”