‘Met die embargo’s zijn we misschien een stap te ver gegaan’ (Jan Schoormans, directeur onderwijs Industrieel Ontwerpen)

Vraagje: wat is de overeenkomst tussen formatievliegen in de commerciële luchtvaart, stadstoerisme en het ontwerp van een nieuw gebouw met een ‘groene’ zonwering voor de Verenigde Naties? Antwoord: Delftse masterstudenten studeerden er al ruim een jaar geleden op af, maar u mag hun scriptie de komende jaren niet lezen. Er zit een embargo van drie tot vier jaar op, omdat een bedrijf of organisatie dat wil.

Zo zijn er ook afstudeerverslagen waarvan u zelfs het onderwerp niet mag weten. Ze zijn opgeslagen in een dark archive. Wel aanwezig, maar niet zichtbaar in de repository van de TU Delft, omdat aan een titel of een kleine samenvatting al te zien is waar bedrijven mee bezig zijn. Het dark archive bevat alleen afstudeerverslagen van de faculteit Industrieel Ontwerpen (IO).

Bij die faculteit mochten het afgelopen collegejaar al negentig – ruim één op de drie – afstudeerverslagen, niet aan de openbaarheid worden prijsgegeven. Ze belandden in het dark archive vanwege een embargo. Zodra dat embargo is opgeheven, is het verslag alleen te lezen als u op het TU-netwerk bent ingelogd. Bent u dat niet – omdat u geen medewerker of student bent – dan kunt u na het embargo alleen een summiere samenvatting in de repository lezen. Net als van IO-verslagen zonder embargo, trouwens.



Organisatorische ellende

Industrieel Ontwerpen wil van die embargo’s af. Directeur onderwijs Jan Schoormans noemt diverse argumenten. “We hebben er veel werk aan, want bedrijven moeten een schriftelijk verzoek indienen voor een embargo van een jaar. Wij moeten dat bekijken en beantwoorden. Bedrijven kunnen het embargo na een jaar uitbreiden met nog een jaar: ze moeten dan weer een verzoek doen. De student moet in dat geval een samenvatting maken die wel openbaar wordt.”

Het is organisatorisch ‘een ellende’, vindt de directeur, want wát als het fout gaat en iedereen wél bij dat verslag kan? “Dan hebben wij weer een probleem. Dat soort situaties willen we te allen tijde vermijden. Mijn grote zorg is altijd dat het juridisch wordt. Met contracten en juristen.”

Bovendien, zo vertelt Schoormans, betekent een embargo dat er onderwerpen zijn die niet meer toegankelijk zijn voor andere studenten die willen afstuderen. “Dat is onwenselijk. Eigenlijk hoort dat openbare informatie te zijn.” Het is de academische vrijheid die wordt beknot, vindt Schoormans. “Dat wil niet zeggen dat ik tegen afstuderen in bedrijven ben, maar met die embargo’s zijn we misschien een stap te ver gegaan.”

Daar komt bij dat bij IO weinig studenten intern afstuderen: slechts tien procent. “Twintig jaar geleden hadden wij nauwelijks onderzoek, maar tegenwoordig hebben wij veel meer promovendi: een stuk of honderd”, zegt Schoormans. “Bij hun onderzoek kunnen afstudeerders toegevoegde waarde hebben. Het zijn extra handen aan het bed.” Schoormans ziet graag dat over vijf jaar een kwart intern afstudeert.

Redenen genoeg voor IO om een barrière op te werpen tegen embargo’s. De faculteit wil bedrijven er per 1 januari 2014 geld voor vragen: drieduizend euro voor een embargo van één jaar, vijfduizend euro voor twee jaar. “Het kan dus zijn dat bedrijven zeggen: dat willen we niet betalen. In dat geval moeten studenten een ander afstudeerproject zoeken.”



Risico voor universiteit

Werpt het een drempel op voor bedrijven? “Nee”, zegt Henk van Muijen, directeur van MTI Holland, het technologie ontwikkelingscentrum van scheepsbouwer IHC Merwede. “Het werpt een drempeltje op, waardoor je nog steeds goed nadenkt of je het verslag onder embargo plaatst of niet.”

Bij embargo’s draait het om waarde, legt Van Muijen uit. “De waarde van bedrijven wordt voor een behoorlijk deel bepaald op intellectueel eigendom, octrooien of patenten. Dat geeft je voorsprong op je concurrentie en dat is het doel van een embargo. Een afgeleide is het beschermen van intellectueel eigendom, je kennis. Je wilt mogelijk octrooien aanvragen.”

Resultaten patenteren, noemt ook Teun Graafland van Shell. Hij is coördinator externe researchactiviteiten in Nederland. “Ik denk dat als bij ons serieus sprake is van een wens tot geheimhouding, geld voor een embargo reden zou kunnen zijn om niet met Delft samen te werken. Dat risico loop je dan wel als universiteit. Als het extra geld kost, doen we wel zaken met anderen.”

De pot voor stageplekken is beperkt, voegt Shell-projectmanager Hans Bakker daar aan toe. Hij is voor 0,3 fte buitengewoon hoogleraar projectmanagement bij de TU. “Voor die drieduizend euro zou je een andere student kunnen hebben. En waar is dat geld voor bedoeld? Afschrikken? Er zijn ook andere manieren.”



Regels voor geheimhouding

Voor geheimhouding bij afstudeerprojecten kent de TU regels. In de Leidraad Contractactiviteiten 2008 – die momenteel wordt geactualiseerd, maar niet op dit punt – staat een blauwdruk ‘Samenwerkingsovereenkomst TU Delft voor afstudeer- en stageprojecten bij bedrijven’. Bepaling 2.4 meldt: ‘De resultaten van dit project worden wel/niet gerekend tot geheim te houden gegevens. Indien niet dan geldt algemene bepaling 17. Indien wel, dan is de einddatum van het embargo ___ of ___ maanden na einddatum van het project.’

En algemene bepaling 17 luidt als volgt: ‘De student en de TU Delft verplichten zich tot geheimhouding voor maximaal twee jaar vanaf kennisname, van die bedrijfsinformatie waarvan zij bij de uitvoering van de opdracht hebben kennis genomen en waarvan het bedrijf hen uitdrukkelijk heeft meegedeeld, dat geheimhouding noodzakelijk is.’

Overweegt een bedrijf een octrooi aan te vragen, dan geldt maximaal zes maanden geheimhouding. Als bekendmaking aan derden noodzakelijk is, gebeurt dit niet zonder toestemming van het bedrijf of de aanvrager van het octrooi. Een schriftelijke geheimhoudingsverklaring in het contact met derden is dan verplicht.

Een blik in de repository van de TU Delft leert dat de door de   leidraad genoemde maxima niet altijd worden gehanteerd. Het formatievliegen, het stadstoerisme en het VN-gebouw zijn maar enkele voorbeelden met embargo’s van drie tot vier jaar. “Er kunnen uitzonderingsgevallen zijn voor een langere tijd”, zegt Paul Althuis, directeur van het valorisatiecentrum van de TU. “Wij produceren kennis die moet worden benut, maar voor het doen van onderzoek wil je als bedrijf ook een redelijke beloning krijgen. Maak goede afspraken. Bekijk het per geval.”

Uitschieter in de repository is een embargo van veertig jaar – tot 12 december 2050 – bij de faculteit Werktuigbouwkunde, Maritieme Techniek en Materiaalwetenschappen (3mE). Het betreft het verslag ‘modal analysis of a pump’, over een pomp voor watercircuits in kernreactoren. Mentor prof.dr.ir. Daniel Rixen (die inmiddels in München werkt) meent dat het embargo voor zijn onderzoeksgroep geen groot probleem was, omdat de methodologische knowhow kenbaar werd gemaakt aan de partners van het onderzoek. “Bovendien werden sommige onderdelen later in een journal gepubliceerd. Met meer onderhandelen hadden we het embargo kunnen vermijden, maar het was de strijd niet waard.”

Het schrappen van gevoelige informatie zou het verslag erg verzwakken, aldus Rixen. “Een rapport voor intern gebruik en een gekuiste versie voor de archieven, was te veel werk voor de masterstudent.” De hoogleraar was niet bang dat het weigeren van het embargo afstudeerplaatsen kostte. “We hadden al te veel projecten.” In dit geval belemmerde het embargo niet zijn onderzoek, anders had Rixen het geweigerd.

De faculteit 3mE heeft na IO de meeste embargo’s op afstudeerverslagen van masterstudenten in 2012. Dat blijkt als op repository.tudelft.nl per faculteit wordt gezocht op ’masterthesis’ en ‘2012’.  

Welgeteld 34 van de 114 3mE-verslagen uit 2012 hebben op 29 augustus 2013 een embargo. Op die datum gold bij andere faculteiten; Bouwkunde 11/435; Civiele Techniek en Geowetenschappen 7/208; Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica  14/237; IO 0 (dark archive)/219; Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek 6/23; Techniek, Bestuur en Management 14/148; Technische Natuurwetenschappen 1/12.



Relatie goed houden

Bij 3mE hebben maritieme techniek en offshore & dredging engineering bijna altijd embargo’s, zegt directeur onderwijs Hans Hellendoorn. “De scheepsindustrie is daar erg gevoelig voor. We willen de relatie goed houden en niet belasten met betaling voor embargo’s. Er stroomt al veel geld van de industrie naar de opleiding, bijvoorbeeld voor de bijlboeg: 50 duizend euro per verkocht schip. We hebben ook leerstoelen die volledig door de industrie worden gefinancierd, die van hoogleraar Mirek Kaminski bijvoorbeeld.”

Volgens Kaminski studeren studenten maritieme techniek bijna altijd af bij bedrijven en is één op de vijf keer sprake van een embargo. Kaminski vindt dat niet problematisch: “Er komt altijd een openbare versie van het verslag.” Dat IO voortaan geld voor embargo’s wil, vindt hij ‘slim’. “Negentig maal drieduizend euro is 270 duizend euro en daarmee kun je een promovendus aannemen, maar dat kost ook extra administratie. Je zult dat moeten afwegen.”

Andere faculteiten overwegen niet om geld te vragen voor embargo’s. ‘Een rare wisseltruc’ vindt directeur onderwijs bij Luchtvaart – en Ruimtevaarttechniek Aldert Kamp het. Het wordt er wellicht nog juridischer van, denkt Rob Mudde van Technische Natuurwetenschappen, die meldt dat daar in 2012 meer dan twaalf masterstudenten afstudeerden. Studenten bij Techniek, Bestuur en Management moeten een artikel schrijven over hun scriptie. “Zeg dan: schrijf er een artikel over dat wél kan worden gepubliceerd”, zegt directeur onderwijs Ernst ten Heuvelhof.

Er zijn ook andere manieren zoals Shell-projectmanager Hans Bakker al aangaf. In de Leidraad Contractactiviteiten staat dat indien een bedrijf vindt dat zijn commerciële belangen door openbaarmaking worden geschaad, de tekst in overleg tussen begeleiders en student kan worden aangepast. “Data die je niet openbaar wilt maken, kun je weglaten”, zegt Henk van Muijen van IHC Merwede. “Je kunt het verslag ook in een kast zetten, in plaats van digitaal publiceren. Studenten die een vervolgonderzoek willen doen, mogen het dan wel lezen.”



Onderhandelen

Zo ging het vóór het digitale tijdperk. “Sommige faculteiten hadden aparte kamertjes die op slot waren en waarvoor je toestemming moest vragen om er in te komen”, zegt Anke Versteeg, accountmanager bij de TU Delft Library. “Als een student met een scriptieonderwerp kwam, moest hij het wiel misschien opnieuw uitvinden, want hoe werd zo’n archief bijgehouden? Werden die verslagen op thema geplaatst? Het was behoorlijk ontoegankelijk.”

Versteeg pleit voor open access, maar is ook pragmatisch. “Ik denk dat je zeker kunt onderhandelen over de duur van een embargo. Dat je kunt zeggen: is er iets waarop je patent wilt aanvragen? Kunnen wij daar als universiteit in ondersteunen om dat te versnellen, zodat als dat geregeld is de rest wél openbaar kan worden? We willen laten zien wat hier gebeurt, waar mensen op afstuderen.”

Zo ver is het bij IO nog niet. Hoe de voorgenomen maatregel van de faculteit uitpakt, zal moeten blijken. Schoormans: “Ik kan me voorstellen dat als iemand een half jaar bij je heeft gewerkt op het niveau van een bijna-ingenieur, en het resultaat zo belangrijk is dat je vindt dat het onder embargo moet, je daar een klein bedrag voor wilt betalen. Tenslotte hebben we als TU ook veel in begeleiding geïnvesteerd. Ik denk niet dat veel bedrijven zullen zeggen: dit betalen we niet. Als dat wel zo is, kunnen we altijd weer op onze schreden terugkeren.”