Komst euro niet ingewikkeld wel tijdrovend

Op 1 januari 2002 doet de euro zijn intrede als wettig betaalmiddel en op 28 januari 2002 valt het doek definitief voor de gulden. Deze overstap betekent dat alles waarop de gulden vermeld staat, aangepast moet worden. ,,En dat is een groot scala aan producten, uiteenlopend van prijslijsten in de kantines tot salarissystemen”, aldus Sanne Steensma en Stephan van Ruitenbeek. De twee zijn werkzaam bij het Projectbureau Euro dat leiding geeft aan de introductie van deze munt op de TU Delft.

,,De introductie van de euro is niet ingewikkeld, maar wel tijdrovend. Er zijn heel veel aanpassingen nodig en daarom proberen wij de beheerseenheden er bewust van te maken dat nu met de voorbereiding van omzettingen begonnen moet worden.”

Decentraal

Iedere beheerseenheid heeft ondertussen een zogeheten eurocoördinator aangesteld, die wordt ondersteund door het Projectbureau. Omdat de euro een lokaal probleem is, is volgens Steensma en Van Ruitenbeek bewust gekozen voor deze decentrale aanpak. ,,Afdelingen, diensten en onderzoeksgroepen kennen zelf het beste hun eigen producten of tools. Deze moeten ze allemaal gaan doorlopen om te bekijken waar guldenbedragen voorkomen om deze vervolgens te vervangen door de euro. Deze werkzaamheden kunnen dan ook niet % zoals toentertijd bij de millenniumproblematiek % worden uitbesteed aan een extern bureau. Een vereiste om het goed te doen is een gedegen kennis van de producten en tools en die kennis hebben de beheerseenheden alleen zelf.”

Binnen het introductietraject vervullen eurocoördinatoren een belangrijke spilfunctie. ,,Allereerst zijn ze een vraagbaak voor hun beheerseenheid. Iedereen die een vraag heeft over de euro kan bij hen terecht. Daarnaast houden wij hun op de hoogte van TU Delft-brede uitgangspunten met betrekking tot de introductie van de euro.”

Een van die uitgangpunten is bijvoorbeeld de afronding van de bedragen. De introductie van de euro mag niet resulteren in een verkapte prijsverhoging. ,,Alleen technisch afronden naar de dichtstbijzijnde eurostuiver is toegestaan: 54 eurocent moet worden afgerond naar 55 en 56 eurocent eveneens.”

Een ander uitgangspunt is dat er gewenningsinformatie verstrekt moet worden. ,,Kort gezegd houdt dit in dat op een prijslijst dubbele prijzen vermeld staan. Een beheerseenheid moet in het plan van aanpak aangeven wanneer zij daarmee aanvangen en tot hoever in 2002 zij dit willen laten doorlopen.”

Valutaherkenbaarheid

Op 16 februari moeten de beheerseenheden een inventarisatie hebben afgerond van alle onderwerpen die door de komst van de euroaangepast moeten worden en het aantal fte’s dat dit vereist. Tegelijkertijd moeten ze ook een Project Implementatie Plan kunnen overleggen.

Steensma en Van Ruitenbeek hebben de indruk dat de inventarisaties goed verlopen. Toch waarschuwen zij voor de addertjes onder het gras. ,,Sommige (oudere) printers kunnen geen euroteken printen, ook niet als alle software in de computer is aangepast. Het is belangrijk daar alert op te zijn.”

Daarnaast is het wijzigen van de guldenbedragen in spreadsheets minder eenvoudig dan medewerkers soms denken. Het is natuurlijk de bedoeling dat alleen de guldenbedragen gedeeld worden door ‘2,2 en nog wat’. Alleen gebeurt het veelvuldig dat ook andere getallen % zoals afstanden, hoeveelheden of aantal personen % ‘meegedeeld’ worden.

Een andere ‘adder’ is de valutaherkenbaarheid. ,,Als we nu een bedrag zien, dan gaan we er altijd vanuit dat het guldens zijn. Straks moeten we zeker weten of een bedrag in euro’s is of nog in guldens. Daarom is voor de TU Delft besloten om alle eurobedragen duidelijk herkenbaar te maken om verwarring te voorkomen.”

Steensma en Van Ruitenbeek benadrukken nogmaals dat de overstap naar de euro niet moeilijk is, maar wel veel tijd kost. ,,Daarom is het onze taak om de TU eurobewust te maken en te zorgen dat de komende maanden de aandacht voor de introductie niet verslapt.”

Op 1 januari 2002 doet de euro zijn intrede als wettig betaalmiddel en op 28 januari 2002 valt het doek definitief voor de gulden. Deze overstap betekent dat alles waarop de gulden vermeld staat, aangepast moet worden. ,,En dat is een groot scala aan producten, uiteenlopend van prijslijsten in de kantines tot salarissystemen”, aldus Sanne Steensma en Stephan van Ruitenbeek. De twee zijn werkzaam bij het Projectbureau Euro dat leiding geeft aan de introductie van deze munt op de TU Delft.

,,De introductie van de euro is niet ingewikkeld, maar wel tijdrovend. Er zijn heel veel aanpassingen nodig en daarom proberen wij de beheerseenheden er bewust van te maken dat nu met de voorbereiding van omzettingen begonnen moet worden.”

Decentraal

Iedere beheerseenheid heeft ondertussen een zogeheten eurocoördinator aangesteld, die wordt ondersteund door het Projectbureau. Omdat de euro een lokaal probleem is, is volgens Steensma en Van Ruitenbeek bewust gekozen voor deze decentrale aanpak. ,,Afdelingen, diensten en onderzoeksgroepen kennen zelf het beste hun eigen producten of tools. Deze moeten ze allemaal gaan doorlopen om te bekijken waar guldenbedragen voorkomen om deze vervolgens te vervangen door de euro. Deze werkzaamheden kunnen dan ook niet % zoals toentertijd bij de millenniumproblematiek % worden uitbesteed aan een extern bureau. Een vereiste om het goed te doen is een gedegen kennis van de producten en tools en die kennis hebben de beheerseenheden alleen zelf.”

Binnen het introductietraject vervullen eurocoördinatoren een belangrijke spilfunctie. ,,Allereerst zijn ze een vraagbaak voor hun beheerseenheid. Iedereen die een vraag heeft over de euro kan bij hen terecht. Daarnaast houden wij hun op de hoogte van TU Delft-brede uitgangspunten met betrekking tot de introductie van de euro.”

Een van die uitgangpunten is bijvoorbeeld de afronding van de bedragen. De introductie van de euro mag niet resulteren in een verkapte prijsverhoging. ,,Alleen technisch afronden naar de dichtstbijzijnde eurostuiver is toegestaan: 54 eurocent moet worden afgerond naar 55 en 56 eurocent eveneens.”

Een ander uitgangspunt is dat er gewenningsinformatie verstrekt moet worden. ,,Kort gezegd houdt dit in dat op een prijslijst dubbele prijzen vermeld staan. Een beheerseenheid moet in het plan van aanpak aangeven wanneer zij daarmee aanvangen en tot hoever in 2002 zij dit willen laten doorlopen.”

Valutaherkenbaarheid

Op 16 februari moeten de beheerseenheden een inventarisatie hebben afgerond van alle onderwerpen die door de komst van de euroaangepast moeten worden en het aantal fte’s dat dit vereist. Tegelijkertijd moeten ze ook een Project Implementatie Plan kunnen overleggen.

Steensma en Van Ruitenbeek hebben de indruk dat de inventarisaties goed verlopen. Toch waarschuwen zij voor de addertjes onder het gras. ,,Sommige (oudere) printers kunnen geen euroteken printen, ook niet als alle software in de computer is aangepast. Het is belangrijk daar alert op te zijn.”

Daarnaast is het wijzigen van de guldenbedragen in spreadsheets minder eenvoudig dan medewerkers soms denken. Het is natuurlijk de bedoeling dat alleen de guldenbedragen gedeeld worden door ‘2,2 en nog wat’. Alleen gebeurt het veelvuldig dat ook andere getallen % zoals afstanden, hoeveelheden of aantal personen % ‘meegedeeld’ worden.

Een andere ‘adder’ is de valutaherkenbaarheid. ,,Als we nu een bedrag zien, dan gaan we er altijd vanuit dat het guldens zijn. Straks moeten we zeker weten of een bedrag in euro’s is of nog in guldens. Daarom is voor de TU Delft besloten om alle eurobedragen duidelijk herkenbaar te maken om verwarring te voorkomen.”

Steensma en Van Ruitenbeek benadrukken nogmaals dat de overstap naar de euro niet moeilijk is, maar wel veel tijd kost. ,,Daarom is het onze taak om de TU eurobewust te maken en te zorgen dat de komende maanden de aandacht voor de introductie niet verslapt.”