Inventariseren welke gegevens de projectleiders wensen, en analyseren wat haalbaar is. Deze uitgangspunten hanteert Cees van der Bent bij de implementatie van Baan Project bij de faculteit Bouwkunde.
Delen
/strong>
Ondertussen starten steeds meer faculteiten en diensten met Baan Project, het administratiesysteem voor projecten. Bij OCP zijn ze al tot een volledige implementatie overgegaan en hebben ze ervoor gekozen om Baan in één keer ‘uit te rollen’ in de faculteit. Bouwkunde heeft Baan Project voorlopig alleen volledig geïmplementeerd in het werkverband Bouwmanagement en Vastgoedbeheer(BMVB). De volgende stap is dat alle tweede- en derdegeldstroomprojecten van de faculteit in het eerste kwartaal van 2001 ingebracht gaan worden. Als alles naar wens draait, en de kinderziekten verholpen zijn, zal in overleg met de vijftien andere werkverbanden tot implementatie worden overgegaan.
Projectmatig werken
Met voldoening laat Cees van der Bent de diverse rapportages zien van de eerste financiële cyclus, die zijn samengesteld met Baan Project. Hij is projectleider van de implementatie van het pakket en heeft er hard aan getrokken om dit resultaat te krijgen. ,,Ik beschouw de implementatie bij het werkverband BMVB als geslaagd. Met de wijze waarop bijvoorbeeld de begroting 2001 tot stand gekomen is, is bewezen dat projectmatig werken mogelijk is. Niet alles gaat perfect, maar ik heb toch een sluitende begroting, diverse rapportages en een jaarrekening met de mensen van het werkverband kunnen samenstellen. Tegelijkertijd heb ik een goed beeld gekregen van de tijd die de overstap naar Baan Project kost, wat daarvoor geregeld moet worden, welke kennis de medewerkers moeten hebben en wat de (financiële) gegevens zijn die een projectleider of het hoofd van een werkverband minimaal nodig heeft. Door deze opgedane ervaringen kan de introductie van Baan Project bij de andere werkverbanden gerichter verlopen.”
Van der Bent heeft voor de implementatie bij BMVB zichzelf de vraag gesteld: ‘Wat is de toegevoegde waarde van Baan Project voor de hoofden en projectleiders van de werkverbanden?’ Het antwoord was dat ze met een beperkt aantal administratieve handelingen een begrijpelijk en compleet overzicht van de kosten en baten zouden krijgen.
Al snel merkte Van der Bent dat voor veel projectleiders niet alle financiële en personele gegevens even makkelijk te hanteren waren. ,,De meeste universitaire docenten en hoogleraren zijn aangenomen vanwege hun wetenschappelijke kennis en achtergrond. Nu zijn ze integraal manager geworden en moeten ze eveneens gaan aansturen op financiën en personeel en organisatie en dat is niet hun eerste aandachtsgebied.”
Daarom heeft Van der Bent de afgelopen maanden voor hen gezocht naar een goede ondersteuning met Baan Project. Hij heeft diverse overzichten van gegevens opgesteld en met de betrokkenendoorgesproken. ,,Voor de meeste projectleiders gold dat het het beste was om de cijfers te aggregeren en een kort overzicht van de kosten en opbrengsten van de projecten te presenteren. Indien er problemen zijn bij een project dan is het mogelijk meer gedetailleerde gegevens te leveren. Er zijn ook projectleiders – met economische achtergrond % die de financiële overzichten wel met veel plezier bekijken en die geven we een uitgebreider overzicht. In dat opzicht is Baan een mooi en zeer flexibel programma.”
Voor het tijdschrijven is een eigen applicatie gemaakt. Het bleek dat de medewerkers die niet vaak met Baan werken, daar problemen mee hadden. ,,Ze doen het te weinig om het programma in de vingers te krijgen. Daarom registreren ze nu hun uren in een eenvoudige Excell-applicatie, sturen deze door naar de administratie en daar wordt het in Baan Project gezet. Dat werkt efficiënter en zo voorkom je dat je wetenschappers met te veel administratie opscheept.”
Haalbaarheid
Van der Bent kijkt tevreden terug op de eerste implementatie. Wel heeft hij gezien dat het introduceren van een nieuw programma veel beslag legt op de tijd van mensen. ,,Het is de bedoeling dat Baan Project ook voor de andere werkverbanden ingevoerd gaat worden. Tegelijkertijd moet ook met de projectgroep ‘Curve’ het onderwijscurriculum herzien worden en dat is voor de organisatie eigenlijk een te grote belasting. We moeten bekijken of het haalbaar is Project meteen compleet in te voeren of dat wij toch voor een gefaseerd traject kiezen.”
Inventariseren welke gegevens de projectleiders wensen, en analyseren wat haalbaar is. Deze uitgangspunten hanteert Cees van der Bent bij de implementatie van Baan Project bij de faculteit Bouwkunde.
Ondertussen starten steeds meer faculteiten en diensten met Baan Project, het administratiesysteem voor projecten. Bij OCP zijn ze al tot een volledige implementatie overgegaan en hebben ze ervoor gekozen om Baan in één keer ‘uit te rollen’ in de faculteit. Bouwkunde heeft Baan Project voorlopig alleen volledig geïmplementeerd in het werkverband Bouwmanagement en Vastgoedbeheer(BMVB). De volgende stap is dat alle tweede- en derdegeldstroomprojecten van de faculteit in het eerste kwartaal van 2001 ingebracht gaan worden. Als alles naar wens draait, en de kinderziekten verholpen zijn, zal in overleg met de vijftien andere werkverbanden tot implementatie worden overgegaan.
Projectmatig werken
Met voldoening laat Cees van der Bent de diverse rapportages zien van de eerste financiële cyclus, die zijn samengesteld met Baan Project. Hij is projectleider van de implementatie van het pakket en heeft er hard aan getrokken om dit resultaat te krijgen. ,,Ik beschouw de implementatie bij het werkverband BMVB als geslaagd. Met de wijze waarop bijvoorbeeld de begroting 2001 tot stand gekomen is, is bewezen dat projectmatig werken mogelijk is. Niet alles gaat perfect, maar ik heb toch een sluitende begroting, diverse rapportages en een jaarrekening met de mensen van het werkverband kunnen samenstellen. Tegelijkertijd heb ik een goed beeld gekregen van de tijd die de overstap naar Baan Project kost, wat daarvoor geregeld moet worden, welke kennis de medewerkers moeten hebben en wat de (financiële) gegevens zijn die een projectleider of het hoofd van een werkverband minimaal nodig heeft. Door deze opgedane ervaringen kan de introductie van Baan Project bij de andere werkverbanden gerichter verlopen.”
Van der Bent heeft voor de implementatie bij BMVB zichzelf de vraag gesteld: ‘Wat is de toegevoegde waarde van Baan Project voor de hoofden en projectleiders van de werkverbanden?’ Het antwoord was dat ze met een beperkt aantal administratieve handelingen een begrijpelijk en compleet overzicht van de kosten en baten zouden krijgen.
Al snel merkte Van der Bent dat voor veel projectleiders niet alle financiële en personele gegevens even makkelijk te hanteren waren. ,,De meeste universitaire docenten en hoogleraren zijn aangenomen vanwege hun wetenschappelijke kennis en achtergrond. Nu zijn ze integraal manager geworden en moeten ze eveneens gaan aansturen op financiën en personeel en organisatie en dat is niet hun eerste aandachtsgebied.”
Daarom heeft Van der Bent de afgelopen maanden voor hen gezocht naar een goede ondersteuning met Baan Project. Hij heeft diverse overzichten van gegevens opgesteld en met de betrokkenendoorgesproken. ,,Voor de meeste projectleiders gold dat het het beste was om de cijfers te aggregeren en een kort overzicht van de kosten en opbrengsten van de projecten te presenteren. Indien er problemen zijn bij een project dan is het mogelijk meer gedetailleerde gegevens te leveren. Er zijn ook projectleiders – met economische achtergrond % die de financiële overzichten wel met veel plezier bekijken en die geven we een uitgebreider overzicht. In dat opzicht is Baan een mooi en zeer flexibel programma.”
Voor het tijdschrijven is een eigen applicatie gemaakt. Het bleek dat de medewerkers die niet vaak met Baan werken, daar problemen mee hadden. ,,Ze doen het te weinig om het programma in de vingers te krijgen. Daarom registreren ze nu hun uren in een eenvoudige Excell-applicatie, sturen deze door naar de administratie en daar wordt het in Baan Project gezet. Dat werkt efficiënter en zo voorkom je dat je wetenschappers met te veel administratie opscheept.”
Haalbaarheid
Van der Bent kijkt tevreden terug op de eerste implementatie. Wel heeft hij gezien dat het introduceren van een nieuw programma veel beslag legt op de tijd van mensen. ,,Het is de bedoeling dat Baan Project ook voor de andere werkverbanden ingevoerd gaat worden. Tegelijkertijd moet ook met de projectgroep ‘Curve’ het onderwijscurriculum herzien worden en dat is voor de organisatie eigenlijk een te grote belasting. We moeten bekijken of het haalbaar is Project meteen compleet in te voeren of dat wij toch voor een gefaseerd traject kiezen.”
Comments are closed.