Welke toekomst heeft het hybride congres na corona?

Gehuld in donkerblauwe T-shirts doen de studenten geruisloos hun werk. De grote windenergie-conferentie Torque22 is op verschillende plekken in de aula en is wereldwijd te volgen.

Voormalig IO-student Alexander van Citters loopt tijdens een presentatie zo stil mogelijk een van de zalen in en overlegt op fluistertoon met twee mensen uit zijn team. Die zitten achterin de zaal met een batterij aan beeldschermen voor hun neus. Hun vingers beroeren lichtgevende schakelpanelen, geluidsmixers en toetsenborden. Zij bepalen wat online bezoekers meekrijgen aan camerabeelden, geluid en powerpoints.

Vragen en opmerkingen die via de chat binnenkomen sturen ze op het juiste moment door naar de gespreksleider. Stil, verscholen maar alert vormen de werkstudenten het knooppunt tussen wat er in de zaal gebeurt en de buitenwereld. Als technicus of als moderator verzorgen zij de online toegang. In coronatijd groeide Van Citters startup Blauwhelder uit tot een facilitair bedrijf dat grote conferenties online kan brengen met eigen mensen en middelen.

Online of niet?
De eerste online conferenties werden twee jaar geleden ontwikkeld, toen onderzoekers door de corona lockdowns elkaar niet meer konden treffen. Het idee vatte post dat technologie voor online toegang ook na corona van pas zou komen als toevoeging bij een live-evenement. Inmiddels begeven onderzoekers zich weer naar conferenties, zoals afgelopen week in Delft.

Heeft online toegang dan inderdaad een meerwaarde? Zijn hybride conferenties het model voor de toekomst? Jawel, vindt afdelingsmanager Pouya Foroutan van TU Delft Event Solutions, maar niet voor alle bijeenkomsten. Hoe zit dat?

In Delft was waterbouwhoogleraar prof.dr.ir Wim Uijttewaal (CiTG) met de conferentie River Flow 2020 noodgedwongen één van de pioniers op het gebied van hybride congressen. De organisatie moest na de corona-uitbraak van begin 2020 halsoverkop omschakelen naar een bijeenkomst op afstand. Uijttewaal en collega’s kozen ervoor om alle bijdragen, voordrachten en powerpointpresentaties online beschikbaar te stellen. Er was geen tijdsindeling. Dat maakte de toegang flexibel, maar ook vrijblijvend en de interactie nihil.

‘Mensen zijn geneigd snel terug te vallen in de oude gewoontes’

“Ik ben ervan overtuigd geraakt dat we van de conventionele manier van congresbezoek af moeten”, vertelde Uijttewaal naderhand enthousiast. “Iedereen vliegt vanuit de hele wereld naar zo’n bijeenkomst. Kunnen we ons dat nog wel permitteren in een tijd waarin van iedereen gevraagd wordt een steentje bij te dragen aan de CO₂-reductie?”

Twee jaar later is hij minder optimistisch over de klimaatbijdrage van hybride congressen: “Ik zie geen structurele omslag in gedrag. Mensen zijn geneigd snel terug te vallen in de oude gewoontes. Ze vinden het klimaatprobleem te groot om op te lossen door niet te reizen, dus gaan ze maar gewoon weer reizen.”

_{Camera’s in de zaal zijn nodig, maar niet voldoende voor een hybride congres. (Foto: Justyna Botor)}

Programma aanpassen
Een camera in de zaal zetten en de opnamen streamen heeft geen zin, zegt afdelingsmanager Pouya Foroutan (TU Delft Event Solutions). Afgezien van enkele extreem gemotiveerden zullen de meeste mensen afhaken. Naast veel techniek vraagt een hybride conferentie een andere programmering.  Kortere praatjes, meer parallelsessies en goede mogelijkheden voor online bezoekers om te kunnen reageren.

In de praktijk betekent dat meer camera’s, meer online platforms en meer regisseurs en moderators om de interactie in goede banen te leiden. Om de kosten te drukken kan de organisatie er ook voor kiezen om één dag of een halve dag online toegankelijk te maken en de rest van de dagen niet. Beter kort en goed dan lang maar langdradig.

De extra kosten voor online diensten schat Foroutan op 20 tot 100 procent van het budget van het live-event, afhankelijk van hoe uitgebreid het event is. “Door de onzekerheid over corona is er nu een piek in hybride congressen. Werkgevers elders zien Europa als besmet gebied en hebben liever niet dat hun mensen daarheen gaan.” Daarom zijn dit jaar alle conferenties die in de aula gehouden worden hybride.

Meerwaarde
“Mensen gaan het liefst naar een live-event”, zegt windenergie hoogleraar en Duwind-voorzitter prof.dr. Simon Watson (Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek). Hij is een van de organisatoren van de Torque22 conferentie, waar 560 mensen op af zijn gekomen met daarnaast 80 deelnemers online.

Voor Watson zijn de video-opnamen van de bijeenkomsten en presentaties de belangrijkste reden om hybride te gaan. Wel heeft hij ontdekt dat de organisatie bij een hybride congres zich nog scherper aan de tijd moet houden. Online bezoekers zijn nogal punctueel.

Fysieke deelname aan de conferentie kost zo’n 520 euro, online toegang iets meer dan de helft (310 euro). De meerkosten voor de online faciliteiten en -diensten vindt Watson niet zo’n bezwaar. “De grootste kosten zijn toch altijd de catering. Die hebben we vegetarisch laten verzorgen en daar was iedereen lovend over.” Afgezien van de online deelnemers uiteraard.

_{Afdelingsmanager Pouyan Foroutan verwacht een teruggang in het aantal hybride evenementen door onevenredige meerkosten. (Foto: Justyna Botor)}

Kan het uit?
“Als je tien procent online deelnemers hebt maar de meerkosten zijn dertig procent, dan is een hybride congres commercieel niet interessant”, rekent Foroutan voor. Hebben hybride congressen nog een toekomst? Ja, zegt Foroutan, maar niet voor iedereen.

Kleine bijeenkomsten zoals promoties vinden sinds de pandemie standaard hybride plaats. De TU Delft heeft geïnvesteerd in camera’s, microfoons en computers om externe commissieleden de bijeenkomst op afstand bij te laten wonen.

Heen en weer vliegen om alleen een promotie bij te wonen wordt actief ontmoedigd. Afgezien van de investeringen zijn er geen extra kosten mee gemoeid, en de hybride vorm bespaart op kosten, tijd en uitstoot voor de reis. Een klassiek win-win-scenario.

Eén stap groter zijn de kleine congressen. Die vallen volgens Foroutan tussen wal en schip. De organisatie moet extra kosten maken voor online toegang, maar de extra inkomsten van een enkele tientallen online bezoekers wegen daar niet tegenop. Hij verwacht dat kleinere congressen zich na wat online ervaringen zullen toeleggen op het live-evenement.

Grote congressen, waarbij honderd of meer mensen bereid zijn honderden euro’s te betalen voor online toegang, zijn gebaat bij een mengvorm tussen live en online. Geen probleem. Al met al verwacht Foroutan dat volgend jaar de helft van de congressen hybride zal zijn, en niet allemaal zoals dit jaar het geval is.

De klimaatwinst van hybride congressen lijkt tot slot vrij gering. Bezoekers zijn veel te blij elkaar na twee jaar weer in het echt te kunnen ontmoeten. Wel heeft Watson de indruk dat Europese deelnemers vaker de trein nemen dan het vliegtuig. “Windenergiemensen zijn nogal ecologisch, weet u.”