TU bespaart anderhalf miljoen door eigen postkamer

,,Waartoe zijt gij op aarde?”, was de vraag waarmee ir. Jan Zuidervaart, directeur van de Facilitaire Dienst, zijn medewerkers confronteerde. Voor de postkamer pakte deze reflectie goed uit. Deze kon Zuidervaart voorrekenen dat zij niet ten onrechte deel uitmaakte van de TU wereld. Ieder jaar bereiken ze een forse geldbesparing voor de TU.

De postkamer zorgt ervoor dat de TU-post wordt gebundeld en aangeboden bij de PTT. Hierdoor kunnen deze brieven, aankondigingen en ander drukwerk tegen een lager tarief worden verstuurd. Hadden alle medewerkers zelf een postzegel geplakt dan was de TU op jaarbasis anderhalf miljoen gulden méér kwijt geweest.

,,Natuurlijk moeten de vier mensen, werkzaam op de postkamer, ook betaald worden”, geeft Zuidervaart toe. Maar zelfs dan blijft de postkamer lonend volgens hem. Bovendien verleent deze tegelijkertijd ook nog andere diensten. ,,Faciliteren is een kunst. Het is niet alleen stomweg je werk uitvoeren maar ook meedenken met de klant.” Opletten dat een adressering juist is, is een voorbeeld hiervan. Daarnaast weten ook weinig mensen dat voor de post tussen universiteiten het speciale tarief van 35 cent per poststuk geldt. Het is de postkamer die dat geruisloos regelt voor de TU.

Faculteiten klaagden dat de facturering voor de postverwerking onduidelijk was. De FD heeft ervoor gezorgd dat deze factuur is aangepast. Tegelijkertijd greep de dienst de kans aan om op de rekening voortaan de waarde van de postkamer, op een subtiele manier duidelijk te maken. Traditioneel werd op de rekening, naast de kosten voor het verwerken van de post, een extra opslag voor het onderhouden van de postkamer geheven. ,,Dat is veranderd. In de toekomst staan op de factuur de totale kosten die voor de post gemaakt zouden moeten worden. Vervolgens wordt daar een bedrag afgetrokken dat bespaard wordt omdat de TU een postkamer heeft.”
PTT-korting

Ondanks het e-mail-tijdperk wordt er door de TU-gemeenschap nog steeds veel gebruik gemaakt van de post. ,,Het neemt zelfs ieder jaar met twee tot vijf procent toe.”

Onderzoek naar de stijging heeft hij niet gedaan, maar Zuidervaart vermoedt dat het te wijten is aan het toegenomen contact met het bedrijfsleven en het belang van de derde geldstroom. ,,Sinds enkele jaren is het contact met de alumni sterk gegroeid en ook dat resulteert in méér post.”

Toename van poststukken betekent dat een korting op de tarieven al een aardig verschil maakt in het universitaire budget. Ieder jaar worden deze tarieven opnieuw vastgesteld. Deze keer deden voor het eerst Hans Bronkhorst (manager Logistieke & Milieuservices) en Zuidervaart de postonderhandelingen. ,,Voor het binnenlandse postverkeer is de TU afhankelijk van de PTT, voor de buitenlandse post kunnenwij kiezen wat wij willen.”

Om die reden zijn de aanbieders voor buitenlandse post kritisch onder de loep genomen. De goedkoopste bleek de Deense PTT te zijn. De enige bottle-neck was dat de TU-post een Deens poststempel zou krijgen. ,,Wij hebben het college van bestuur de cijfers voorgelegd. Ondanks de financiële besparing vonden ze het Deense poststempel toch een onoverkomelijk bezwaar en ging dat niet door.”

Het aanbod van de PTT bleek een goede tweede. Sinds kort is het bedrijf samengegaan met TNT. Dit laatste bedrijf hanteert veel lagere tarieven voor het postverkeer buiten Europa dan de PTT. ,,Dat is inderdaad vreemd, dat vonden de bedrijven zelf ook, maar dat komt omdat de bedrijven nog niet volledig samen gevoegd zijn. Voor de TU pakt dit echter gunstig uit. Wij hebben gekozen voor twee aparte contracten voor onze buitenlandse post. Voortaan verzorgt de PTT onze post Europa en TNT de rest van de wereld. Door de splitsing en de aparte contracten kon de TU zestigduizend gulden besparen. Het is wellicht een bijzondere constructie, maar dat vind ik geen probleem als wij daardoor een fors bedrag in onze eigen kas kunnen houden.”

,,Waartoe zijt gij op aarde?”, was de vraag waarmee ir. Jan Zuidervaart, directeur van de Facilitaire Dienst, zijn medewerkers confronteerde. Voor de postkamer pakte deze reflectie goed uit. Deze kon Zuidervaart voorrekenen dat zij niet ten onrechte deel uitmaakte van de TU wereld. Ieder jaar bereiken ze een forse geldbesparing voor de TU.

De postkamer zorgt ervoor dat de TU-post wordt gebundeld en aangeboden bij de PTT. Hierdoor kunnen deze brieven, aankondigingen en ander drukwerk tegen een lager tarief worden verstuurd. Hadden alle medewerkers zelf een postzegel geplakt dan was de TU op jaarbasis anderhalf miljoen gulden méér kwijt geweest.

,,Natuurlijk moeten de vier mensen, werkzaam op de postkamer, ook betaald worden”, geeft Zuidervaart toe. Maar zelfs dan blijft de postkamer lonend volgens hem. Bovendien verleent deze tegelijkertijd ook nog andere diensten. ,,Faciliteren is een kunst. Het is niet alleen stomweg je werk uitvoeren maar ook meedenken met de klant.” Opletten dat een adressering juist is, is een voorbeeld hiervan. Daarnaast weten ook weinig mensen dat voor de post tussen universiteiten het speciale tarief van 35 cent per poststuk geldt. Het is de postkamer die dat geruisloos regelt voor de TU.

Faculteiten klaagden dat de facturering voor de postverwerking onduidelijk was. De FD heeft ervoor gezorgd dat deze factuur is aangepast. Tegelijkertijd greep de dienst de kans aan om op de rekening voortaan de waarde van de postkamer, op een subtiele manier duidelijk te maken. Traditioneel werd op de rekening, naast de kosten voor het verwerken van de post, een extra opslag voor het onderhouden van de postkamer geheven. ,,Dat is veranderd. In de toekomst staan op de factuur de totale kosten die voor de post gemaakt zouden moeten worden. Vervolgens wordt daar een bedrag afgetrokken dat bespaard wordt omdat de TU een postkamer heeft.”
PTT-korting

Ondanks het e-mail-tijdperk wordt er door de TU-gemeenschap nog steeds veel gebruik gemaakt van de post. ,,Het neemt zelfs ieder jaar met twee tot vijf procent toe.”

Onderzoek naar de stijging heeft hij niet gedaan, maar Zuidervaart vermoedt dat het te wijten is aan het toegenomen contact met het bedrijfsleven en het belang van de derde geldstroom. ,,Sinds enkele jaren is het contact met de alumni sterk gegroeid en ook dat resulteert in méér post.”

Toename van poststukken betekent dat een korting op de tarieven al een aardig verschil maakt in het universitaire budget. Ieder jaar worden deze tarieven opnieuw vastgesteld. Deze keer deden voor het eerst Hans Bronkhorst (manager Logistieke & Milieuservices) en Zuidervaart de postonderhandelingen. ,,Voor het binnenlandse postverkeer is de TU afhankelijk van de PTT, voor de buitenlandse post kunnenwij kiezen wat wij willen.”

Om die reden zijn de aanbieders voor buitenlandse post kritisch onder de loep genomen. De goedkoopste bleek de Deense PTT te zijn. De enige bottle-neck was dat de TU-post een Deens poststempel zou krijgen. ,,Wij hebben het college van bestuur de cijfers voorgelegd. Ondanks de financiële besparing vonden ze het Deense poststempel toch een onoverkomelijk bezwaar en ging dat niet door.”

Het aanbod van de PTT bleek een goede tweede. Sinds kort is het bedrijf samengegaan met TNT. Dit laatste bedrijf hanteert veel lagere tarieven voor het postverkeer buiten Europa dan de PTT. ,,Dat is inderdaad vreemd, dat vonden de bedrijven zelf ook, maar dat komt omdat de bedrijven nog niet volledig samen gevoegd zijn. Voor de TU pakt dit echter gunstig uit. Wij hebben gekozen voor twee aparte contracten voor onze buitenlandse post. Voortaan verzorgt de PTT onze post Europa en TNT de rest van de wereld. Door de splitsing en de aparte contracten kon de TU zestigduizend gulden besparen. Het is wellicht een bijzondere constructie, maar dat vind ik geen probleem als wij daardoor een fors bedrag in onze eigen kas kunnen houden.”