Toch nog problemen bij invoering nieuw P&O-systeem

/strong>

Het College van Bestuur heeft in 1998 besloten tot de introductie van PeopleSoft als het nieuwe P&O-systeem. Tot nu toe werkte de TU met een centraal administratief systeem dat alleen de basisgegevens van medewerkers bevatte die op dat moment geldig waren zoals het adres, de salarisschaal of de datum van indiensttreding. Het bevatte dus geen historische gegevens. Data over bijvoorbeeld het ziekteverzuim en het carrièreverloop van medewerkers ontbraken, terwijl het management voor een goede aansturing juist daar behoefte aan heeft. Daarnaast maakte iedere beheerseenheid gebruik van eigen aanvullende programma’s en dat bemoeilijkte de onderlinge uitwisseling en vergelijking van gegevens.

Deze nadelen verdwijnen door over te stappen op PeopleSoft. PeopleSoft is een zeer compleet Human Resource Management systeem, dat een grote variëteit aan personele gegevens kan vastleggen en in staat is de wijzigingen in de loop der tijd weer te reproduceren. Daarnaast is het een systeem dat niet centraal, maar juist door de decentrale P&O-afdelingen wordt gevoed. Ook zijn zij met het systeem in staat uitgebreide rapportages te maken.

Drs. Gerard Boogaards, functioneel applicatiebeheerder van de P&O systemen: ,,Met PeopleSoft kun je, omdat het programma meer functionaliteiten bevat, bijvoorbeeld een beeld krijgen van het loopbaanverloop of ziekteverzuim van medewerkers, die een overeenkomstige functie uitoefenen over een langere periode. Ons voorgaande systeem kon alleen een momentopname geven. Ook bespaart het de P&O-afdeling veel handwerk, omdat PeopleSoft in staat is automatisch brieven en formulieren te produceren, bijvoorbeeld voor een aanstelling of beoordeling.

Excuses

Helaas worden op dit moment de voordelen van het systeem overschaduwd door enkele implementatieproblemen. Het blijkt dat een aantal mutaties nog niet goed kan worden verwerkt. ,,Dit wordt niet veroorzaakt door het in gebreke blijven van de P&O-afdelingen. Het is een mankement in de doorgifte van informatie tussen de verschillende systemen”, benadrukt drs. Jacqueline van Duijn. Zij is beleidsmedewerker van de CvB-staf P&O en eveneens nauw betrokken bij de invoering van PeopleSoft. ,,De introductie verliep vlekkeloos tot aan begin januari. In de loop van die maand werd duidelijk dat mutaties, zoals salarisverhoging of aanpassing van een aanstelling, om verschillende redenen niet in ‘Apeldoorn’ aankwamen. Met als gevolg dat ze niet in de salarissen konden worden verwerkt.”

De redenen voor deze haperingen zijn complex volgens Boogaards. ,,Wellicht hadden wij de testperiode toch iets langer moeten maken. Ook moeten we de afspraken over werkwijzen nog eens bekijken. De indruk is datinterpretatieverschillen van invloed zijn op de verdere verwerking.”

Wat ook de redenen zijn voor het niet verwerken van de mutaties, het staat vast dat een aantal TU-medewerkers niet het verwachte salaris bij bevordering, dagtaakwijziging of aanstelling heeft gekregen. Van Duijn: ,,In ieder geval willen wij, namens het College van Bestuur, hiervoor onze welgemeende excuses aanbieden. Wij vinden het heel vervelend en doen ons uiterste best om de fouten te herstellen. De medewerkers van P&O en de Personeels- en Salarisadministratie werken er hard aan om de achterstanden weg te werken.”

Boogaards voegt daaraan toe dat de reparaties inmiddels voor een groot deel zijn gerealiseerd. ,,Deze hebben echter alleen invloed op nieuwe mutaties. De zorg voor een correcte verwerking van de reeds ingevoerde mutaties is arbeidsintensief. Wij moeten eerst de fouten opsporen en vervolgens de gegevens handmatig corrigeren of opnieuw laten invoeren. Inmiddels zijn afspraken gemaakt om deze achterstand middels een goed gecoördineerde actie binnen enkele weken weg te werken.”

Het enige dat de benadeelde TU-medewerker kan doen als een mutatie niet goed is gegaan, is dit melden aan zijn of haar P&O-afdeling. Van Duijn: ,,Wij proberen zelf zoveel mogelijk mensen op te sporen en hen persoonlijk bericht te sturen over het gebeuren. Als het daarbij gaat om nieuwe aanstellingen zal aan deze medewerkers altijd een voorschot worden uitbetaald, om te voorkomen dat zij in financiële problemen komen.

Helaas zijn er achterstanden opgelopen in de salarisverwerking. De CvB-staf P&O betreurt het dat een aantal TU-medewerkers daardoor wordt gedupeerd en werkt met alle betrokkenen hard aan de oplossing van de problemen.

Het College van Bestuur heeft in 1998 besloten tot de introductie van PeopleSoft als het nieuwe P&O-systeem. Tot nu toe werkte de TU met een centraal administratief systeem dat alleen de basisgegevens van medewerkers bevatte die op dat moment geldig waren zoals het adres, de salarisschaal of de datum van indiensttreding. Het bevatte dus geen historische gegevens. Data over bijvoorbeeld het ziekteverzuim en het carrièreverloop van medewerkers ontbraken, terwijl het management voor een goede aansturing juist daar behoefte aan heeft. Daarnaast maakte iedere beheerseenheid gebruik van eigen aanvullende programma’s en dat bemoeilijkte de onderlinge uitwisseling en vergelijking van gegevens.

Deze nadelen verdwijnen door over te stappen op PeopleSoft. PeopleSoft is een zeer compleet Human Resource Management systeem, dat een grote variëteit aan personele gegevens kan vastleggen en in staat is de wijzigingen in de loop der tijd weer te reproduceren. Daarnaast is het een systeem dat niet centraal, maar juist door de decentrale P&O-afdelingen wordt gevoed. Ook zijn zij met het systeem in staat uitgebreide rapportages te maken.

Drs. Gerard Boogaards, functioneel applicatiebeheerder van de P&O systemen: ,,Met PeopleSoft kun je, omdat het programma meer functionaliteiten bevat, bijvoorbeeld een beeld krijgen van het loopbaanverloop of ziekteverzuim van medewerkers, die een overeenkomstige functie uitoefenen over een langere periode. Ons voorgaande systeem kon alleen een momentopname geven. Ook bespaart het de P&O-afdeling veel handwerk, omdat PeopleSoft in staat is automatisch brieven en formulieren te produceren, bijvoorbeeld voor een aanstelling of beoordeling.

Excuses

Helaas worden op dit moment de voordelen van het systeem overschaduwd door enkele implementatieproblemen. Het blijkt dat een aantal mutaties nog niet goed kan worden verwerkt. ,,Dit wordt niet veroorzaakt door het in gebreke blijven van de P&O-afdelingen. Het is een mankement in de doorgifte van informatie tussen de verschillende systemen”, benadrukt drs. Jacqueline van Duijn. Zij is beleidsmedewerker van de CvB-staf P&O en eveneens nauw betrokken bij de invoering van PeopleSoft. ,,De introductie verliep vlekkeloos tot aan begin januari. In de loop van die maand werd duidelijk dat mutaties, zoals salarisverhoging of aanpassing van een aanstelling, om verschillende redenen niet in ‘Apeldoorn’ aankwamen. Met als gevolg dat ze niet in de salarissen konden worden verwerkt.”

De redenen voor deze haperingen zijn complex volgens Boogaards. ,,Wellicht hadden wij de testperiode toch iets langer moeten maken. Ook moeten we de afspraken over werkwijzen nog eens bekijken. De indruk is datinterpretatieverschillen van invloed zijn op de verdere verwerking.”

Wat ook de redenen zijn voor het niet verwerken van de mutaties, het staat vast dat een aantal TU-medewerkers niet het verwachte salaris bij bevordering, dagtaakwijziging of aanstelling heeft gekregen. Van Duijn: ,,In ieder geval willen wij, namens het College van Bestuur, hiervoor onze welgemeende excuses aanbieden. Wij vinden het heel vervelend en doen ons uiterste best om de fouten te herstellen. De medewerkers van P&O en de Personeels- en Salarisadministratie werken er hard aan om de achterstanden weg te werken.”

Boogaards voegt daaraan toe dat de reparaties inmiddels voor een groot deel zijn gerealiseerd. ,,Deze hebben echter alleen invloed op nieuwe mutaties. De zorg voor een correcte verwerking van de reeds ingevoerde mutaties is arbeidsintensief. Wij moeten eerst de fouten opsporen en vervolgens de gegevens handmatig corrigeren of opnieuw laten invoeren. Inmiddels zijn afspraken gemaakt om deze achterstand middels een goed gecoördineerde actie binnen enkele weken weg te werken.”

Het enige dat de benadeelde TU-medewerker kan doen als een mutatie niet goed is gegaan, is dit melden aan zijn of haar P&O-afdeling. Van Duijn: ,,Wij proberen zelf zoveel mogelijk mensen op te sporen en hen persoonlijk bericht te sturen over het gebeuren. Als het daarbij gaat om nieuwe aanstellingen zal aan deze medewerkers altijd een voorschot worden uitbetaald, om te voorkomen dat zij in financiële problemen komen.