Rugzak als kantoor

Het nieuwe werken omvat onder meer flexwerken, thuiswerken en resultaatgericht werken. Onafhankelijk van plaats en tijd. Medewerkers hebben geen vaste werkplekken, maar bijvoorbeeld een plankje en een laptop, zoals bij Bouwkunde. “Je rugzak is feitelijk je kantoor”, zegt Kees Schotsman, hoofd veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu van de dienst human resources.
Bij de TU wordt het nieuwe werken vooral ingegeven door initiatieven als het flexwerken bij Bouwkunde, de lage bezetting van kantoorruimte bij Techniek, Bestuur en Management en de nieuwbouw voor Technische Natuurwetenschappen. De dienst facilitair management en vastgoed wil kantoorruimtes anders inrichten. “Bezuinigen is zeker een argument”, zegt Schotsman. 

De nieuwe manier van werken komt echter ook voort uit de wens om werk en privé beter op elkaar af te stemmen en zo als organisatie een aantrekkelijke werkgever te zijn en blijven. “Je brengt bijvoorbeeld eerst rustig je kinderen naar school en rijdt na de file naar kantoor”, zegt Schotsman. “Dat betekent ook dat je langer doorwerkt of ’s avonds thuis verder werkt. Zie het als de nieuwe werknemer die zich minder bindt aan de organisatie, maar als een soort zelfstandig ondernemer resultaten waarmaakt. Met de leidinggevende als coach.”

Waar flexibel werken alleen te maken heeft met aanwezigheid op wisselende werktijden, is het nieuwe werken meer gericht op de 24-uurs economie. “Niet dat je continu bezig bent met je werk, maar ’s avonds of op vakantie kijk je even naar je mail”, legt Schotsman uit. “Aan de andere kant geeft het je de vrijheid om overdag bijvoorbeeld de dokter te bezoeken.”

Op vakantie is het toch juist fijn om er even helemaal uit te zijn? Je partner vindt het misschien ook niet leuk als je weer met je werk bezig bent.
Schotsman: “Toch zie je dat veel mensen het heel aantrekkelijk vinden. Je kunt er afspraken over maken met je partner door bijvoorbeeld maar één keer per dag mail te checken. Als je het niet wilt, hoeft het niet. Als leidinggevende moet je medewerkers meer op afstand sturen. Loslaten. Vertrouwen. Van medewerkers wordt verwacht dat zij innovatief, gedisciplineerd en initiatiefrijk zijn. Niet afwachtend zijn, maar met ideeën komen. Dat is de kracht van het nieuwe werken: dat je samen met collega’s, in teamverband, tot nieuwe initiatieven en ideeën komt.”

In teamverband? Je collega’s zitten dan toch juist thuis?
“Klopt. Dat moet je als werkgever faciliteren. Interpolis heeft een kantoor in Tilburg ingericht met ontmoetingsruimtes. Ik zit nu hier met collega’s op een gang en zie ze relatief weinig. Zo’n campus: in de zomer vind ik het een prachtige omgeving om met elkaar te wandelen. Je hoort zo van elkaar waar je mee bezig bent. Juist daardoor ontstaat uitwisseling van informatie.”

Wordt dat niet lastig als men straks thuis werkt?
“Klopt, je moet ook regels stellen.  Verzekeraar SNS-Reaal  wil dat iedereen op zijn minst twee dagen per week op kantoor is. Er zijn ook mensen die het juist heel plezierig vinden om met collega’s te werken. Dat moet kunnen. Soms kun je je thuis beter concentreren.  Je moet daar dan ook een ruimte organiseren en met je familieleden afspreken dat je even niet gestoord wilt worden.”

Loopt de TU niet het risico dat mensen lichamelijke klachten krijgen omdat ze thuiswerken met meubilair dat verkeerd staat afgesteld?
“De arbo-wetgeving verplicht de werkgever die zorg ook te hebben met betrekking tot het thuiswerken. De meeste kantoren lossen het op door een eenmalige vergoeding te geven waarmee je als medewerker meubilair kunt kopen en een kantoortje kunt inrichten, maar je blijft zelf verantwoordelijk voor een juiste zithouding. Daar zijn ook softwareproducten voor. Het meubilair in kantoren moet makkelijk te verstellen zijn. We kunnen kijken hoe andere organisaties dat hebben opgelost. Dat wil ik met de medezeggenschap bespreken.”

Bij Bouwkunde is het werken met flexibele plekken geëvalueerd: mensen gingen vaker thuiswerken en studenten konden hun docenten niet meer vinden. Het lijkt me niet fijn als studenten vragen over een wiskundige afleiding door de telefoon moeten bespreken.
“Terechte nadelen. Als je het nieuwe werken invoert zul je ongetwijfeld dit soort dingen tegenkomen. Daar zul je secuur mee moeten omgaan. Het lijkt me merkwaardig als docenten onbereikbaar zijn met de huidige technologie. Thuis moeten zij hun mobiel naast zich hebben liggen of afspreken dat ze binnen een uur terugmailen. Je kunt ook colleges opnemen.”

Ander probleem was dat mensen hun laptop niet onbeheerd durfden achterlaten als ze in hun eentje in een kantoortje zaten en even naar het toilet moesten.
“Dat lijkt me inderdaad een verschrikking en daar zul je met een aantal specialisten een antwoord op moeten bedenken. Desnoods zet je je computer vast aan een kabel. Computers worden ook steeds kleiner. Een iPad neem je zo mee naar de wc, maar het is niet ideaal. We zullen het evaluatierapport bij de invoering betrekken.” 

Eerst word je de Beste Afstudeerder van TNW en daarna ook nog van de hele TU. Je bent bij TNW, familie, vrienden en bekenden zeker nu wel een held?
(lacht) “Ja. Jazeker. Ik heb al veel berichtjes, mailtjes en andere reacties gehad. Onder meer op mijn werk, van familie en vrienden, van een oud-begeleider. Allemaal heel leuk, maar de leukste reactie vond ik die van een jongen van de studie die ik al zeker een jaar niet gesproken had en die ook heel goed was. Ik vond het heel aardig dat hij een felicitatie stuurde, want voor hetzelfde geld was hij de Beste Afstudeerder geworden.
Ja, en mijn vriend is heel jaloers. De reactie van mijn broertje was ook mooi. Ik heb de studie in 6 jaar en 3 maanden gedaan en mijn ouders zeiden toen: nou dan moet jij het net zo snel doen als je zus. En dat wordt doorwerken voor hem. Vervolgens werd ik de Beste Afstudeerder van de TU en nu zucht hij dat de lat voor hem wel erg hoog ligt.”