De bezem gaat door de functiebeschrijvingen bij de universiteiten. Dat heet Universitair Functie Ordenen (UFO). Adri Sloot is de projectleider hiervan voor de TU Delft.
Delen
,,Het aantal functies wordt beperkt tot 150. Werkzaamheden zijn voortaan globaal omschreven en niet elke activiteit wordt meer apart benoemd.”
De afgelopen jaren was er op de universiteiten een wildgroei van duizenden functiebeschrijvingen ontstaan. Reden voor deze verwarrende situatie was de onduidelijke basis voor de functiebeschrijvingen. Adri Sloot, projectleider Universitaire Functie Ordenen (UFO) van de Universiteitsdienst: ,,Voor de omschrijvingen werd door de universiteiten gebruik gemaakt van de zogenaamde rode boekjes van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Dit materiaal was echter gebaseerd op de werkzaamheden binnen een ministerie en die zijn niet hetzelfde als binnen een universiteit. Een ministerie heeft bijvoorbeeld geen wetenschappelijk personeel. Het gevolg was dat de functiebeschrijvingen vertaald moesten worden. Dat leidde ertoe dat bijvoorbeeld de faculteit Citg er net iets anders van maakte dan EWI. Bovendien resulteerde dat ook nog in een verschil in financiële beloning. Aan die situatie wilden universiteiten een einde maken.”
De doorbraak kwam in 1997. In dat jaar sloten de gezamenlijke universiteiten en de werknemersorganisaties een eigen CAO af. Duidelijk was dat bij een eigen arbeidsovereenkomst ook een eigen functiewaarderingssysteem hoorde. In 1999 werden afspraken gemaakt over de invulling hiervan en op 1 april 2001 is UFO op de universiteiten van start gegaan.
Een belangrijk doel van UFO is dat er minder functiebeschrijvingen komen. Het maximum – voor wetenschappelijk en ondersteunend personeel samen % is vastgesteld op 150. Deze functies moeten volgens de Vsnu internationaal vergelijkbaar zijn en de mogelijkheid bieden voor transparant loopbaanmanagement en ondersteunend competentiemanagement.
Functiefamilies
UFO onderscheidt tien functiefamilies, zoals ict, onderwijs en onderzoek en administratieve en secretariële ondersteuning. Binnen de families zijn er nu 120 functieprofielen. Het profiel wordt aangeduid met een functietitel, zoals universitair docent of beleidsmedewerker. Binnen het profiel zijn er diverse niveaus en die worden vastgesteld aan de hand van indelingscriteria en %regels. Een medewerker kan bijvoorbeeld een secretaresse drie of vier zijn. Dat betekent dat de functie in niveau en zwaarte verschilt. Het salaris hangt af van zowel het profiel als het niveau.
Bij de vaststelling van de functies is gebruik gemaakt van de Hay-methode. Deze analyseert een functie aan de hand van drie criteria: kennis en kunde, reikwijdte van de verantwoordelijkheid en de probleembehandeling. ,,Het is een internationaal erkende methode % die ook de goedkeuring van de vakbond heeft – om een functie-indeling te maken”, zegt Sloot. ,,Wat mij aanspreekt in deze methode is dat bij kennis en kunde bijvoorbeeld niet alleen naar vakkennis wordt gekeken, maar ook naar sociale vaardigheden. Als je moet meedraaien in een team is dat een belangrijke vereiste voor het goed kunnen vervullen van een functie.”
Een ander voordeel van de Hay-methode vindt Sloot dat vastgelegd is welke resultaten van een medewerker worden verwacht. ,,Traditioneel werd alleen omschreven welke werkzaamheden verricht moesten worden en nooit wat ze moesten opleveren. Neem bijvoorbeeld de universitaire hoofddocenten. Daar is in UFO een onderscheid is gemaakt tussen UHD 1 en UHD 2. Duidelijk is omschreven dat de eerste groep wordt geacht onderwijs te initiëren, maar dat van een UHD 2 ook wordt verwacht dat hij nieuwe onderwijsconcepten ontwikkelt. Op deze manier is het helder waarin de werkzaamheden moeten resulteren.”
Toelage
Tenslotte brengt UFO met zich mee dat er meer gebruik zal worden gemaakt van de mogelijkheid van een arbeidsmarkttoelage. ,,In de afgelopen jaren was het lastig vanwege de krappe arbeidsmarkt om goede ict’ers binnen te houden. Om dat toch te realiseren werd de functie hoger ingeschaald. Als de arbeidsmarkt verandert kun je dat niet terugdraaien. Een toelage maakt het mogelijk om flexibel op de ontwikkelingen van de arbeidsmarkt inspelen.”
Ondertussen is op de TU Delft begonnen met het inventariseren en analyseren van alle functies binnen de universiteit. Op dit moment zijn er al op veel plaatsen indelingsessies bezig. Sloot: ,,Het college van bestuur deelt de hoogleraren in en de directeuren van de wetenschappelijke instituten, de centrale diensten en de universiteitsdienst. Voor de vele overige functies zijn indelingsteams vastgesteld, die bestaan uit een (direct)leidinggevende, een P&O%adviseur en een lid van het UFO-team. Ons team bestaat uit drie personen en een van ons neemt deel aan de sessies. Op deze manier willen we de eenheid van de indeling bewaken.”
Bij de analyse van de functie wordt gekeken in welke functiefamilie en %profiel deze thuishoort. Daarbij kijk je naar de beschrijving van het doel van de functie, en naar de kernactiviteiten. Daarna volgt de bepaling van het niveau. Daarmee staat de bijbehorende schaal vast. ,,De profielen zijn compacte en generieke beschrijvingen”, zegt Sloot. ,,Ze moeten passen op veertien verschillende universiteiten en daarom worden alleen de hoofdlijnen van de werkzaamheden vermeld. Vooral voor de obp-medewerkers zal het wennen zijn dat niet ieder onderdeel van hun werk meer zal worden beschreven.”
Bezwaar
Al deze gegevens resulteren in een voorgenomen besluit over de indeling van een functie. Van dit besluit wordt de medewerker op de hoogte gesteld en aan de hand daarvan volgt er een gesprek. ,,Is iemand het niet eens met de indeling, dan heeft hij of zij vier weken om bedenkingen kenbaar te maken. Komt het uiteindelijk niet tot een overeenstemming dan kan een formeel bezwaar worden voorgelegd aan een landelijke commissie.”
Overigens zijn er altijd functies die nergens in passen. Voor de TU Delft was dat de restaurateur van de bibliotheek. ,,We geven dit door aan de Vsnu en zij adviseren dan over de indeling en hoe je daarmee om kunt gaan.”
Het streven is dat de voorgenomen besluiten voor alle medewerkers in december 2003 en januari 2004 zijn afgerond. De vraag is natuurlijk of er grote verschuivingen in functiewaarderingen gaan plaatsvinden. Sloot: ,,Afgesproken is dat er een salarisschaalgarantie is. Hoe de waardering van de functie onder UFO ook uitvalt, het salaris dat iemand ontvangt blijft hetzelfde. Wel zal een aantal functies hoger of lager worden beoordeeld. In het eerste geval zal de medewerker daar weinig problemen mee hebben. Een lagere indeling zullen ze als minder prettig ervaren. Dat begrijp ik ook wel. Het is niet prettig voor jezelf en naar de collega’s toe. Het is aan de leidinggevende om deze lastige boodschap te brengen met respect voor de gevoelens van de medewerker en te zorgen dat deze gemotiveerd zijn werk blijft uitvoeren. Aan de andere kant moeten de medewerkers zich de verandering niet persoonlijk aantrekken. De Hay-methode beoordeelt een functiebeschrijving en niet of een medewerker deze wel of niet met inzet uitvoert. Dat is de taak van de Resultaat en Ontwikkeling-gesprekken.”
De bezem gaat door de functiebeschrijvingen bij de universiteiten. Dat heet Universitair Functie Ordenen (UFO). Adri Sloot is de projectleider hiervan voor de TU Delft. ,,Het aantal functies wordt beperkt tot 150. Werkzaamheden zijn voortaan globaal omschreven en niet elke activiteit wordt meer apart benoemd.”
De afgelopen jaren was er op de universiteiten een wildgroei van duizenden functiebeschrijvingen ontstaan. Reden voor deze verwarrende situatie was de onduidelijke basis voor de functiebeschrijvingen. Adri Sloot, projectleider Universitaire Functie Ordenen (UFO) van de Universiteitsdienst: ,,Voor de omschrijvingen werd door de universiteiten gebruik gemaakt van de zogenaamde rode boekjes van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Dit materiaal was echter gebaseerd op de werkzaamheden binnen een ministerie en die zijn niet hetzelfde als binnen een universiteit. Een ministerie heeft bijvoorbeeld geen wetenschappelijk personeel. Het gevolg was dat de functiebeschrijvingen vertaald moesten worden. Dat leidde ertoe dat bijvoorbeeld de faculteit Citg er net iets anders van maakte dan EWI. Bovendien resulteerde dat ook nog in een verschil in financiële beloning. Aan die situatie wilden universiteiten een einde maken.”
De doorbraak kwam in 1997. In dat jaar sloten de gezamenlijke universiteiten en de werknemersorganisaties een eigen CAO af. Duidelijk was dat bij een eigen arbeidsovereenkomst ook een eigen functiewaarderingssysteem hoorde. In 1999 werden afspraken gemaakt over de invulling hiervan en op 1 april 2001 is UFO op de universiteiten van start gegaan.
Een belangrijk doel van UFO is dat er minder functiebeschrijvingen komen. Het maximum – voor wetenschappelijk en ondersteunend personeel samen % is vastgesteld op 150. Deze functies moeten volgens de Vsnu internationaal vergelijkbaar zijn en de mogelijkheid bieden voor transparant loopbaanmanagement en ondersteunend competentiemanagement.
Functiefamilies
UFO onderscheidt tien functiefamilies, zoals ict, onderwijs en onderzoek en administratieve en secretariële ondersteuning. Binnen de families zijn er nu 120 functieprofielen. Het profiel wordt aangeduid met een functietitel, zoals universitair docent of beleidsmedewerker. Binnen het profiel zijn er diverse niveaus en die worden vastgesteld aan de hand van indelingscriteria en %regels. Een medewerker kan bijvoorbeeld een secretaresse drie of vier zijn. Dat betekent dat de functie in niveau en zwaarte verschilt. Het salaris hangt af van zowel het profiel als het niveau.
Bij de vaststelling van de functies is gebruik gemaakt van de Hay-methode. Deze analyseert een functie aan de hand van drie criteria: kennis en kunde, reikwijdte van de verantwoordelijkheid en de probleembehandeling. ,,Het is een internationaal erkende methode % die ook de goedkeuring van de vakbond heeft – om een functie-indeling te maken”, zegt Sloot. ,,Wat mij aanspreekt in deze methode is dat bij kennis en kunde bijvoorbeeld niet alleen naar vakkennis wordt gekeken, maar ook naar sociale vaardigheden. Als je moet meedraaien in een team is dat een belangrijke vereiste voor het goed kunnen vervullen van een functie.”
Een ander voordeel van de Hay-methode vindt Sloot dat vastgelegd is welke resultaten van een medewerker worden verwacht. ,,Traditioneel werd alleen omschreven welke werkzaamheden verricht moesten worden en nooit wat ze moesten opleveren. Neem bijvoorbeeld de universitaire hoofddocenten. Daar is in UFO een onderscheid is gemaakt tussen UHD 1 en UHD 2. Duidelijk is omschreven dat de eerste groep wordt geacht onderwijs te initiëren, maar dat van een UHD 2 ook wordt verwacht dat hij nieuwe onderwijsconcepten ontwikkelt. Op deze manier is het helder waarin de werkzaamheden moeten resulteren.”
Toelage
Tenslotte brengt UFO met zich mee dat er meer gebruik zal worden gemaakt van de mogelijkheid van een arbeidsmarkttoelage. ,,In de afgelopen jaren was het lastig vanwege de krappe arbeidsmarkt om goede ict’ers binnen te houden. Om dat toch te realiseren werd de functie hoger ingeschaald. Als de arbeidsmarkt verandert kun je dat niet terugdraaien. Een toelage maakt het mogelijk om flexibel op de ontwikkelingen van de arbeidsmarkt inspelen.”
Ondertussen is op de TU Delft begonnen met het inventariseren en analyseren van alle functies binnen de universiteit. Op dit moment zijn er al op veel plaatsen indelingsessies bezig. Sloot: ,,Het college van bestuur deelt de hoogleraren in en de directeuren van de wetenschappelijke instituten, de centrale diensten en de universiteitsdienst. Voor de vele overige functies zijn indelingsteams vastgesteld, die bestaan uit een (direct)leidinggevende, een P&O%adviseur en een lid van het UFO-team. Ons team bestaat uit drie personen en een van ons neemt deel aan de sessies. Op deze manier willen we de eenheid van de indeling bewaken.”
Bij de analyse van de functie wordt gekeken in welke functiefamilie en %profiel deze thuishoort. Daarbij kijk je naar de beschrijving van het doel van de functie, en naar de kernactiviteiten. Daarna volgt de bepaling van het niveau. Daarmee staat de bijbehorende schaal vast. ,,De profielen zijn compacte en generieke beschrijvingen”, zegt Sloot. ,,Ze moeten passen op veertien verschillende universiteiten en daarom worden alleen de hoofdlijnen van de werkzaamheden vermeld. Vooral voor de obp-medewerkers zal het wennen zijn dat niet ieder onderdeel van hun werk meer zal worden beschreven.”
Bezwaar
Al deze gegevens resulteren in een voorgenomen besluit over de indeling van een functie. Van dit besluit wordt de medewerker op de hoogte gesteld en aan de hand daarvan volgt er een gesprek. ,,Is iemand het niet eens met de indeling, dan heeft hij of zij vier weken om bedenkingen kenbaar te maken. Komt het uiteindelijk niet tot een overeenstemming dan kan een formeel bezwaar worden voorgelegd aan een landelijke commissie.”
Overigens zijn er altijd functies die nergens in passen. Voor de TU Delft was dat de restaurateur van de bibliotheek. ,,We geven dit door aan de Vsnu en zij adviseren dan over de indeling en hoe je daarmee om kunt gaan.”
Het streven is dat de voorgenomen besluiten voor alle medewerkers in december 2003 en januari 2004 zijn afgerond. De vraag is natuurlijk of er grote verschuivingen in functiewaarderingen gaan plaatsvinden. Sloot: ,,Afgesproken is dat er een salarisschaalgarantie is. Hoe de waardering van de functie onder UFO ook uitvalt, het salaris dat iemand ontvangt blijft hetzelfde. Wel zal een aantal functies hoger of lager worden beoordeeld. In het eerste geval zal de medewerker daar weinig problemen mee hebben. Een lagere indeling zullen ze als minder prettig ervaren. Dat begrijp ik ook wel. Het is niet prettig voor jezelf en naar de collega’s toe. Het is aan de leidinggevende om deze lastige boodschap te brengen met respect voor de gevoelens van de medewerker en te zorgen dat deze gemotiveerd zijn werk blijft uitvoeren. Aan de andere kant moeten de medewerkers zich de verandering niet persoonlijk aantrekken. De Hay-methode beoordeelt een functiebeschrijving en niet of een medewerker deze wel of niet met inzet uitvoert. Dat is de taak van de Resultaat en Ontwikkeling-gesprekken.”
Comments are closed.