Organiseren is ook improviseren

Na veertig dienstjaren stopte hij er mee. Volgens Havermans is het soms lastig om zo’n ‘boegbeeld’ van de TU te vervangen. ,,Hans helpt mij bij het overnemen van zijn taken. Dat vind ik heel prettig maar het geeft af en toe aanleiding tot grappige situaties. Onlangs belde er iemand die per se De Knegt wilde hebben. Ik vertelde dat ik zijn taken had overgenomen. ‘Dat kan niet’ werd er aan de andere kant van de lijn gezegd ‘Ik heb hem net nog zien lopen’.”
Ceremoniemeester

Havermans is geboren in Peru, werkte voor het consulaat generaal van Panama, bij de KLM en op het Amerikaanse consulaat generaal. Haar laatste werkzaamheden waren bij Technische Aardwetenschappen waar zij onder meer als logistiek coördinator werkzaam was voor de postdoctorale cursus integrated reservoir management.

Haar liefde voor organiseren kan zij uitstekend gebruiken bij Protocollaire Zaken. De dienst ondersteunt de rector, de conrector, het college van bestuur en het College van promoties bij academische plechtigheden en ontvangsten. De pedellen hebben de eindverantwoording bij de promoties en de intreeredes. Havermans die bij de opening van het academisch jaar, de Dies, de uittreeredes, de eredoctoraten, de kranslegging en bij de bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders. ,,Ik ben de ceremoniemeester bij deze gelegenheden. Bij een bezoek van een minister zorg ik dat er een ontvangstcomité is en dat er mensen zijn die hem of haar van het begin tot het einde begeleiden. Vooral het einde is belangrijk. Vaak wordt een hoogwaardigheidsbekleder keurig ontvangen maar is er niemand die aan het einde van het bezoek even wijst hoe iemand het gebouw uit komt.”
Improvisatie

Havermans houdt ervan alles tot in de puntjes te verzorgen. ,,Vanaf het selecteren van de mensen die een uitnodiging krijgen tot aan het uitzoeken van de bloemen die de ceremonie opluisteren. Ik vind het allemaal even belangrijk en wil dat goed geregeld hebben.”

Haar eerste proeve van bekwaamheid is de afgelopen Dies-viering geweest, deze is – met wat steun van De Knegt – helemaal door haar verzorgd. De ceremonie en organisatie er omheen is complex en daarom heeft zij deze stap voor stap beschreven. ,,Ik vind het belangrijk dat een procedure goed is vastgelegd. Een ander moet deze map uit de kast kunnen pakken en precies kunnen volgen hoe ik de Dies-viering heb georganiseerd.”

Organiseren is niet alleen tot de in de puntjes iets kunnenregelen, maar eveneens niet in paniek raken als het anders loopt. Improviseren moet je volgens Havermans absoluut kunnen. ,,Bij veel plechtigheden wordt bijvoorbeeld een courtège (rij van binnenkomst van hoogleraren) samengesteld. Zorgvuldig wordt bekeken wie naast wie loopt en in welke volgorde de mensen binnenkomen. Als op het laatst moment iemand ziek wordt, dan moet je snel deze volgorde kunnen aanpassen.”

Ook ontvangstcomités kunnen voor verrassingen zorgen. Havermans ging onlangs een comité van drie mensen ophalen en toen bleken er zeven hoogwaardigheidsbekleders te staan. ,,Heel snel moet je inventariseren wie zij zijn en vervolgens wat hun plaats tijdens de plechtigheid moet zijn.”

Voor het komende jaar heeft Havermans gepland om procedures van de overige plechtigheden eveneens zorgvuldig te gaan beschrijven. ,,Maar eerst ga ik goed luisteren naar verschillende mensen om een goed beeld te krijgen wat men van zo’n ceremonie verwacht. Pas als je een goed beeld hebt van de verwachtingen van mensen, kun je daaraan voldoen.”

Bestuursassistent Protocol (kamer 2617)

ma t/m vr. 9.00 – 15.00 uur.

tel: 015 – 278 6495

fax: 015 – 278 1896

Sinds oktober 1998 heeft Anne-Mieke Havermans de scepter van Protocollaire Zaken overgenomen van Hans de Knegt. Na veertig dienstjaren stopte hij er mee. Volgens Havermans is het soms lastig om zo’n ‘boegbeeld’ van de TU te vervangen. ,,Hans helpt mij bij het overnemen van zijn taken. Dat vind ik heel prettig maar het geeft af en toe aanleiding tot grappige situaties. Onlangs belde er iemand die per se De Knegt wilde hebben. Ik vertelde dat ik zijn taken had overgenomen. ‘Dat kan niet’ werd er aan de andere kant van de lijn gezegd ‘Ik heb hem net nog zien lopen’.”
Ceremoniemeester

Havermans is geboren in Peru, werkte voor het consulaat generaal van Panama, bij de KLM en op het Amerikaanse consulaat generaal. Haar laatste werkzaamheden waren bij Technische Aardwetenschappen waar zij onder meer als logistiek coördinator werkzaam was voor de postdoctorale cursus integrated reservoir management.

Haar liefde voor organiseren kan zij uitstekend gebruiken bij Protocollaire Zaken. De dienst ondersteunt de rector, de conrector, het college van bestuur en het College van promoties bij academische plechtigheden en ontvangsten. De pedellen hebben de eindverantwoording bij de promoties en de intreeredes. Havermans die bij de opening van het academisch jaar, de Dies, de uittreeredes, de eredoctoraten, de kranslegging en bij de bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders. ,,Ik ben de ceremoniemeester bij deze gelegenheden. Bij een bezoek van een minister zorg ik dat er een ontvangstcomité is en dat er mensen zijn die hem of haar van het begin tot het einde begeleiden. Vooral het einde is belangrijk. Vaak wordt een hoogwaardigheidsbekleder keurig ontvangen maar is er niemand die aan het einde van het bezoek even wijst hoe iemand het gebouw uit komt.”
Improvisatie

Havermans houdt ervan alles tot in de puntjes te verzorgen. ,,Vanaf het selecteren van de mensen die een uitnodiging krijgen tot aan het uitzoeken van de bloemen die de ceremonie opluisteren. Ik vind het allemaal even belangrijk en wil dat goed geregeld hebben.”

Haar eerste proeve van bekwaamheid is de afgelopen Dies-viering geweest, deze is – met wat steun van De Knegt – helemaal door haar verzorgd. De ceremonie en organisatie er omheen is complex en daarom heeft zij deze stap voor stap beschreven. ,,Ik vind het belangrijk dat een procedure goed is vastgelegd. Een ander moet deze map uit de kast kunnen pakken en precies kunnen volgen hoe ik de Dies-viering heb georganiseerd.”

Organiseren is niet alleen tot de in de puntjes iets kunnenregelen, maar eveneens niet in paniek raken als het anders loopt. Improviseren moet je volgens Havermans absoluut kunnen. ,,Bij veel plechtigheden wordt bijvoorbeeld een courtège (rij van binnenkomst van hoogleraren) samengesteld. Zorgvuldig wordt bekeken wie naast wie loopt en in welke volgorde de mensen binnenkomen. Als op het laatst moment iemand ziek wordt, dan moet je snel deze volgorde kunnen aanpassen.”

Ook ontvangstcomités kunnen voor verrassingen zorgen. Havermans ging onlangs een comité van drie mensen ophalen en toen bleken er zeven hoogwaardigheidsbekleders te staan. ,,Heel snel moet je inventariseren wie zij zijn en vervolgens wat hun plaats tijdens de plechtigheid moet zijn.”

Voor het komende jaar heeft Havermans gepland om procedures van de overige plechtigheden eveneens zorgvuldig te gaan beschrijven. ,,Maar eerst ga ik goed luisteren naar verschillende mensen om een goed beeld te krijgen wat men van zo’n ceremonie verwacht. Pas als je een goed beeld hebt van de verwachtingen van mensen, kun je daaraan voldoen.”

Bestuursassistent Protocol (kamer 2617)

ma t/m vr. 9.00 – 15.00 uur.

tel: 015 – 278 6495

fax: 015 – 278 1896