Invoering van automatiseringssystemen leidt vaak tot % tijdelijke % chaotische situaties. De ondernemingsraad (or) heeft een werkgroep opgericht die wil onderzoeken waarom deze implementaties altijd zoveel problemen geven.
Delen
/strong>
Nog steeds krijgt de or signalen uit de organisatie dat het werken met systemen als People Soft, Volg + en Baan problemen oplevert. Het management heeft beterschap beloofd maar ondertussen heerst er veel ergernis en boosheid op de werkvloer, aldus or-voorzitter Daan Hoogwater. ,,Er treden af en toe onverkwikkelijke situaties op rond de automatiserings- en informatiseringssystemen waarbij iedereen kwaad is op iedereen. De beleidsmedewerkers ergeren zich aan de invoerders van de gegevens en die verwijzen weer naar de helpdesk en daar roepen ze wanhopig dat ze niet voldoende informatie hebben om alle vragen te beantwoorden.”
Het is niet de eerste keer dat het invoeren van nieuwe automatiserings- en informatiseringssystemen niet echt soepel verloopt. De or heeft daarom
besloten een werkgroep in te stellen die gaat inventariseren wat de terugkerende problemen zijn bij de introductie hiervan. ,,Als – om welke reden dan ook – de systemen haperen, dan levert dat de medewerkers veel extra werk op en het komt de werksfeer niet ten goede.”
Tijdsdruk
J.F. Krook, medewerker bij DTO is één van de leden van deze werkgroep. Hij benadrukt dat het doel van de werkgroep niet is het aanwijzen van schuldigen, maar het analyseren van de problemen. ,,Waarom verlopen deze implementaties altijd zo chaotisch? Is dat onontkoombaar of is er ook een andere aanpak mogelijk? Menigeen zal zich de moeizame overstap van Wordperfect naar Word nog herinneren en hierbij ging het slechts om een softwareapplicatie. De or wil nu eens helder krijgen waar de schoen wringt zodat het in toekomst beter gaat.”
De invoering van nieuwe systemen wordt altijd te optimistisch ingeschat, is de ervaring van Hoogwater. ,,Medewerkers moeten het aanleren van automatiseringsprogramma’s er ‘even bij doen’. Op zich zijn mensen daar best toe bereid % het is tenslotte ook leuk om nieuwe dingen te leren – maar op een bepaald moment is de rek eruit. Te makkelijk wordt gezegd dat medewerkers niet tegen veranderingen kunnen, terwijl het veelal de tijdsdruk is die hen nekt. Sommige medewerkers werken nu met vier totaal nieuwe systemen en dat zijn wel erg veel veranderingen in één keer. Zeker als dan ook nog % door die nieuwe systemen % je eigen werkzaamheden evenmin vlekkeloos verlopen.”
Krook is de mening toegedaan dat tijdens de implementatie erg veel de nadruk ligt ‘op het aanleren van het gebruik van de juiste knop’. ,,Veel minder aandacht is er voor het feit dat bijvoorbeeld nieuwe automatiseringssystemen ook hele andere managementgegevensopleveren. Sommige overzichten kun je bijvoorbeeld niet meer krijgen en dat is lastig als medewerkers gewend zijn met bepaalde gegevens te werken.”
De bevindingen van de werkgroep moeten aantonen of bovenstaande analyses van Hoogwater en Krook juist zijn. Ze benadrukken nogmaals dat het niet de bedoeling is alleen maar kritiek te leveren. ,,Wij hopen dat onze gegevens bijdragen aan het soepelere verloop van de invoering van een volgende implementatie. Er heerst te veel een berustende houding van: invoering van informatiserings- en automatiseringssystemen in nu eenmaal lastig en daar is niets aan te doen. Volgens ons moet dat toch beter kunnen en wij willen met de werkgroep daaraan graag een bijdrage leveren. Vast staat dat er in de toekomst nog regelmatig systemen aangepast of vervangen gaan worden. Wij zouden graag zien dat dat meer ontspannen voor de medewerkers zou verlopen.”
De werkgroep is te bereiken op www.or.tudelft.nl
Angèle Steentjes
Invoering van automatiseringssystemen leidt vaak tot % tijdelijke % chaotische situaties. De ondernemingsraad (or) heeft een werkgroep opgericht die wil onderzoeken waarom deze implementaties altijd zoveel problemen geven.
Nog steeds krijgt de or signalen uit de organisatie dat het werken met systemen als People Soft, Volg + en Baan problemen oplevert. Het management heeft beterschap beloofd maar ondertussen heerst er veel ergernis en boosheid op de werkvloer, aldus or-voorzitter Daan Hoogwater. ,,Er treden af en toe onverkwikkelijke situaties op rond de automatiserings- en informatiseringssystemen waarbij iedereen kwaad is op iedereen. De beleidsmedewerkers ergeren zich aan de invoerders van de gegevens en die verwijzen weer naar de helpdesk en daar roepen ze wanhopig dat ze niet voldoende informatie hebben om alle vragen te beantwoorden.”
Het is niet de eerste keer dat het invoeren van nieuwe automatiserings- en informatiseringssystemen niet echt soepel verloopt. De or heeft daarom
besloten een werkgroep in te stellen die gaat inventariseren wat de terugkerende problemen zijn bij de introductie hiervan. ,,Als – om welke reden dan ook – de systemen haperen, dan levert dat de medewerkers veel extra werk op en het komt de werksfeer niet ten goede.”
Tijdsdruk
J.F. Krook, medewerker bij DTO is één van de leden van deze werkgroep. Hij benadrukt dat het doel van de werkgroep niet is het aanwijzen van schuldigen, maar het analyseren van de problemen. ,,Waarom verlopen deze implementaties altijd zo chaotisch? Is dat onontkoombaar of is er ook een andere aanpak mogelijk? Menigeen zal zich de moeizame overstap van Wordperfect naar Word nog herinneren en hierbij ging het slechts om een softwareapplicatie. De or wil nu eens helder krijgen waar de schoen wringt zodat het in toekomst beter gaat.”
De invoering van nieuwe systemen wordt altijd te optimistisch ingeschat, is de ervaring van Hoogwater. ,,Medewerkers moeten het aanleren van automatiseringsprogramma’s er ‘even bij doen’. Op zich zijn mensen daar best toe bereid % het is tenslotte ook leuk om nieuwe dingen te leren – maar op een bepaald moment is de rek eruit. Te makkelijk wordt gezegd dat medewerkers niet tegen veranderingen kunnen, terwijl het veelal de tijdsdruk is die hen nekt. Sommige medewerkers werken nu met vier totaal nieuwe systemen en dat zijn wel erg veel veranderingen in één keer. Zeker als dan ook nog % door die nieuwe systemen % je eigen werkzaamheden evenmin vlekkeloos verlopen.”
Krook is de mening toegedaan dat tijdens de implementatie erg veel de nadruk ligt ‘op het aanleren van het gebruik van de juiste knop’. ,,Veel minder aandacht is er voor het feit dat bijvoorbeeld nieuwe automatiseringssystemen ook hele andere managementgegevensopleveren. Sommige overzichten kun je bijvoorbeeld niet meer krijgen en dat is lastig als medewerkers gewend zijn met bepaalde gegevens te werken.”
De bevindingen van de werkgroep moeten aantonen of bovenstaande analyses van Hoogwater en Krook juist zijn. Ze benadrukken nogmaals dat het niet de bedoeling is alleen maar kritiek te leveren. ,,Wij hopen dat onze gegevens bijdragen aan het soepelere verloop van de invoering van een volgende implementatie. Er heerst te veel een berustende houding van: invoering van informatiserings- en automatiseringssystemen in nu eenmaal lastig en daar is niets aan te doen. Volgens ons moet dat toch beter kunnen en wij willen met de werkgroep daaraan graag een bijdrage leveren. Vast staat dat er in de toekomst nog regelmatig systemen aangepast of vervangen gaan worden. Wij zouden graag zien dat dat meer ontspannen voor de medewerkers zou verlopen.”
De werkgroep is te bereiken op www.or.tudelft.nl
Angèle Steentjes
Comments are closed.