Op cursus

‘Waarom ik?’ en ‘wat moet ik ermee?’. Dat waren de eerste reacties van Peter Bijleveld en Joop van Eijk toen zij hoorden dat zij geselecteerd waren voor de cursus projectmatig werken.

Beiden zijn werkzaam bij het Bureau van de universiteit, respectievelijk op kantoorautomatisering en het contractbureau.

Van Eijk: ,,Wij reageerden negatief, omdat niet duidelijk was waarom wij – en nog acht andere collega’s – waren geselecteerd. Dat gaf een ongemakkelijk gevoel. In de aankondiging van de cursus was nogal onduidelijk wat de eventuele rol van deelnemers – en vooral van diegenen die niet geselecteerd waren – bij de TU-veranderingsprocessen zou zijn.”

De lucht klaarde pas op nadat was uitgelegd, dat in principe iedereen naar een dergelijke cursus kon. Om die reden werd nog een aantal vervolgcursussen georganiseerd. Bijleveld: ,,Daarnaast hadden wij een goede cursusleider die de sfeer in de groep in korte tijd van negatief naar positief wist om te buigen.”

De cursisten kregen een huiswerkopdracht. Van Eijk: ,,We moesten een plan van aanpak opstellen voor een deel van de reorganisatie. Met daarin aangegeven de organisatorische stappen die het mogelijk maken om op 1 februari van start te gaan met een clusterbureau.”

Verplicht was deze opdracht niet, zeggen Van Eijk en Bijleveld. Als de cursisten een andere casus hadden geprefereerd, dan was dat mogelijk geweest. Van Eijk: ,,Wij vonden deze casus interessant omdat het direct aansloot bij onze praktische situatie. Wij zitten namelijk midden in een echt reorganisatieproces. Wel hebben wij de opdracht aangepast. Wij vonden dat er een organisatieplan met draagvlak moest komen.”

Behalve de casus beviel het werken met medewerkers van uiteenlopende afdelingen van het Bureau ook goed. Van Eijk: ,,Bij veel medewerkers blijft het dagelijkse contact beperkt tot elkaar groeten in de gang. Verder kom je eigenlijk niet. Door gezamenlijk aan de cursus deel te nemen en leer je elkaar goed kennen.”

De cursisten zelf en hun werkwijze werden in de cursus eveneens onder de loep genomen. Allereerst werden de sterke en de minder sterke kanten van iedereen bekeken. Bijleveld: ,,Een denker en een doener zijn geschikt voor heel verschillende taken. Bij het samenstellen van een team moet je goed weten, waar je welke medewerker het beste kan inzetten.”

Daarnaast werd aan de deelnemers de noodzaak van structureel werken duidelijk gemaakt. Binnen een project is het belangrijk dat medewerkers van elkaar weten waarmee ze bezig zijn. Structureel werken speelt hierbij een cruciale rol. Zowel Bijleveld als van Eijk zijn van deze voordelen nu extraovertuigd. Bijleveld: ,,Bij kantoorautomatisering moet met name de gebruikersondersteuning en de probleemafhandeling ad hoc worden aangepakt. Dat verandert niet. Wel probeer ik andere werkzaamheden op een wat meer gestructureerde manier te documenteren.”

Het plezier van de deelnemers resulteerde uiteindelijk in een plan van aanpak dat door Marcel de Bruin, projectleider van de modernisering ondersteunende diensten, goed is ontvangen. Er is zelfs sprake van dat gedeelten eruit daadwerkelijk worden uitgevoerd. Van Eijk: ,,Natuurlijk is deze waardering leuk. Maar ook zonder deze erkenning zou ik met plezier op deze cursus terugkijken. Met verschillende mensen samen zo’n plan van aanpak samenstellen was voor mij het echte hoogtepunt. Wij kunnen de cursus aan iedereen aanbevelen. Ook aan het management van de universiteit.”