INOF-medewerkers denken mee over functie-invulling

‘

Internationalisering is één van de speerpunten van het beleid van het college van bestuur (cvb). De TU wil tot de topuniversiteiten van Europa behoren. Om die concurrentie het hoofd te bieden is het van belang om de dienstverlening aan buitenlandse gasten en studenten te verbeteren. Die taak krijgt het in juni opgerichte International Office (INOF).

Het INOF moet het eerste aanspreekpunt worden voor buitenlandse instellingen, stafmedewerkers, promovendi, studenten en universiteiten. De organisatie zal eveneens TU-studenten, die in het buitenland stage willen lopen of studeren, ondersteunen en een databank opzetten met daarin de overeenkomsten op institutioneel en facultair niveau met de buitenlandse universiteiten. Ook de internationale marketing en het internationale onderwijs zoals het MSc-programma of de Summerschool zullen de verantwoordelijkheid van het INOF worden.

Rima wil het misverstand uit de weg ruimen dat het INOF een terugkeer is naar het vroegere bureau buitenland. ,,De uitvoering van het internationaliseringsbeleid blijft bij de faculteiten. De afgelopen jaren is echter gebleken dat een centraal faciliterend bureau met een loketfunctie efficiënter en doeltreffender kan werken. Die rol gaat het INOF vervullen.”

Rima benadrukt dat het INOF een ondersteunende dienst is met als hoofdtaak het uitvoeren van beleid van het cvb en de faculteiten. ,,Ik zie dat in sommige diensten eigen targets zijn vastgesteld en die worden zo enthousiast uitgevoerd dat aan de uitvoering van het cvb-beleid nauwelijks toekomen. Wij doen dat niet: het internationaliseringsbeleid van het cvb is het uitgangspunt en daaraan verlenen wij ondersteuning.”

Eigen aanpak

De toekomstige taken van het INOF zijn de afgelopen jaren verricht door uiteenlopende TU onderdelen zoals Sta*D, het MSc-bureau en de Stafeenheid Communicatie en Marketing. De intentie is dat medewerkers, die zich binnen deze onderdelen bezighouden met de internationaliseringstaken, over gaan naar het INOF. Het is niet de bedoeling dat zij exact dezelfde taken blijven uitvoeren.

Rima wil dat er nieuwe functieomschrijvingen komen. Hiervoor bewandelt ze een andere weg dan gebruikelijk was onder de Modernisering Ondersteunende Diensten (MOD). ,,Hierbij zijn mensen te veel voor voldongen feiten gezet en dat heeft veel ergernis gegeven. Ik pak het anders aan. Alle zestien betrokkenen komen vijf keer bij elkaar in september en oktober. Bij die sessies zullen medewerkers van Personeel en Organisatie aanwezig zijn en een adviseur van KPMG. Wij doen leuke dingen maar praten ook over hetgeen zij op hun hart hebben en hoe zij hun toekomstige functiezien en hoe de werkprocessen bij het INOF moeten gaan lopen. Ook vertegenwoordigers van de faculteiten zullen hierbij betrokken worden.”

Tegen deze aanpak heeft de onderdeelcommissie (odc) bezwaar gemaakt. Zij vonden dat hierdoor de onzekerheid voor de medewerkers te groot was. ,,Dat is een formeel standpunt dat ze overigens presenteerde voordat ik mijn plannen had uitgewerkt – en niet helemaal onlogisch. De traditionele aanpak is een opzet van een organisatie te ontwerpen en deze in te vullen met duidelijke functieomschrijvingen. Dat geeft zekerheid maar geen betrokkenheid. Medewerkers kunnen dan alleen ‘ja of nee’ tegen een functie zeggen en mijn ervaring onder de MOD is dat medewerkers het teveel zien als een dictaat van boven. Bij mijn aanpak duurt het langer voordat de invulling van een functie vastligt, maar een medewerker kan er wel zelf invloed op uitoefenen.”

Rima koos voor deze eigenzinnige benadering omdat zij rond 1 januari met gemotiveerde medewerkers van start wil gaan. ,,Het cvb is enthousiast over de komst van het INOF -en heeft voor ons zes ton extra gegeven en ik wil deze organisatie ook met een geïnspireerde ploeg vormgeven.”

Velen denken dat het International Office al operationeel is, maar dat is onjuist, aldus directeur dr. Annemarie Rima. ,,Wij werken hard aan het vormgeven van de nieuwe organisatie en hopen dat op 1 januari 2001 te kunnen afronden.”

Internationalisering is één van de speerpunten van het beleid van het college van bestuur (cvb). De TU wil tot de topuniversiteiten van Europa behoren. Om die concurrentie het hoofd te bieden is het van belang om de dienstverlening aan buitenlandse gasten en studenten te verbeteren. Die taak krijgt het in juni opgerichte International Office (INOF).

Het INOF moet het eerste aanspreekpunt worden voor buitenlandse instellingen, stafmedewerkers, promovendi, studenten en universiteiten. De organisatie zal eveneens TU-studenten, die in het buitenland stage willen lopen of studeren, ondersteunen en een databank opzetten met daarin de overeenkomsten op institutioneel en facultair niveau met de buitenlandse universiteiten. Ook de internationale marketing en het internationale onderwijs zoals het MSc-programma of de Summerschool zullen de verantwoordelijkheid van het INOF worden.

Rima wil het misverstand uit de weg ruimen dat het INOF een terugkeer is naar het vroegere bureau buitenland. ,,De uitvoering van het internationaliseringsbeleid blijft bij de faculteiten. De afgelopen jaren is echter gebleken dat een centraal faciliterend bureau met een loketfunctie efficiënter en doeltreffender kan werken. Die rol gaat het INOF vervullen.”

Rima benadrukt dat het INOF een ondersteunende dienst is met als hoofdtaak het uitvoeren van beleid van het cvb en de faculteiten. ,,Ik zie dat in sommige diensten eigen targets zijn vastgesteld en die worden zo enthousiast uitgevoerd dat aan de uitvoering van het cvb-beleid nauwelijks toekomen. Wij doen dat niet: het internationaliseringsbeleid van het cvb is het uitgangspunt en daaraan verlenen wij ondersteuning.”

Eigen aanpak

De toekomstige taken van het INOF zijn de afgelopen jaren verricht door uiteenlopende TU onderdelen zoals Sta*D, het MSc-bureau en de Stafeenheid Communicatie en Marketing. De intentie is dat medewerkers, die zich binnen deze onderdelen bezighouden met de internationaliseringstaken, over gaan naar het INOF. Het is niet de bedoeling dat zij exact dezelfde taken blijven uitvoeren.

Rima wil dat er nieuwe functieomschrijvingen komen. Hiervoor bewandelt ze een andere weg dan gebruikelijk was onder de Modernisering Ondersteunende Diensten (MOD). ,,Hierbij zijn mensen te veel voor voldongen feiten gezet en dat heeft veel ergernis gegeven. Ik pak het anders aan. Alle zestien betrokkenen komen vijf keer bij elkaar in september en oktober. Bij die sessies zullen medewerkers van Personeel en Organisatie aanwezig zijn en een adviseur van KPMG. Wij doen leuke dingen maar praten ook over hetgeen zij op hun hart hebben en hoe zij hun toekomstige functiezien en hoe de werkprocessen bij het INOF moeten gaan lopen. Ook vertegenwoordigers van de faculteiten zullen hierbij betrokken worden.”

Tegen deze aanpak heeft de onderdeelcommissie (odc) bezwaar gemaakt. Zij vonden dat hierdoor de onzekerheid voor de medewerkers te groot was. ,,Dat is een formeel standpunt dat ze overigens presenteerde voordat ik mijn plannen had uitgewerkt – en niet helemaal onlogisch. De traditionele aanpak is een opzet van een organisatie te ontwerpen en deze in te vullen met duidelijke functieomschrijvingen. Dat geeft zekerheid maar geen betrokkenheid. Medewerkers kunnen dan alleen ‘ja of nee’ tegen een functie zeggen en mijn ervaring onder de MOD is dat medewerkers het teveel zien als een dictaat van boven. Bij mijn aanpak duurt het langer voordat de invulling van een functie vastligt, maar een medewerker kan er wel zelf invloed op uitoefenen.”

Rima koos voor deze eigenzinnige benadering omdat zij rond 1 januari met gemotiveerde medewerkers van start wil gaan. ,,Het cvb is enthousiast over de komst van het INOF -en heeft voor ons zes ton extra gegeven en ik wil deze organisatie ook met een geïnspireerde ploeg vormgeven.”