Implementatie Baan Project voortvarend aangepakt

br />
Gedurende de zomermaanden is door de financiële organisatie hard gewerkt aan een evaluatie van de Baan-softwareprogramma’s Finance, Distribution en Project. Bij de eerste twee groepen is de implementatie in technisch opzicht voor 85 procent voltooid. De gebruikers stuiten echter nog op veel problemen en om deze te verhelpen is een trainings- en een opleidingstraject uitgezet.

Voor Baan Project is de implementatie voltooid bij de diensten (DTO en FD) en het instituut OTB. Het is nu de beurt aan de faculteiten en op 30 juni 2001 moet ook daar de implementatie zijn afgerond.

De projectgroep Implementing Baan Project, onder leiding van Imed Largueche, heeft samen met de hoofden Financiën van de faculteiten een overall implementatieplan opgesteld. Dit is goedgekeurd door het cvb en door de Groepsraad, waarin de decanen van de faculteiten zitting hebben. Zij allen committeren zich voor een succesvolle implementatie van Baan Project.

Afgesproken is dat de faculteiten op korte termijn komen met een Detail Implementatie Plan (dip). Deze dip’s zijn volgens Maarten van der Vorst, directeur Financiën, co-producties van de projectgroep ‘Implementing Baan Project’ en de faculteiten. ,,Voor de vaststelling van de dip’s is een kader aangegeven maar daarbinnen hebben de faculteiten een hoge mate van vrijheid om rekening te houden met de specifieke kenmerken van hun onderzoeksprojecten.”

Jaarrekening

Niet iedereen is overtuigd van de noodzaak om Baan Project in te voeren. Menig projectleider is beducht voor het administratieve werk dat het met zich meebrengt. Van der Vorst kan zich wel iets bij de weerstand voorstellen. ,,Het is echter een eis vanuit de maatschappij dat wij verantwoording afleggen over de besteding van de gelden. En wij werken tenslotte voor die maatschappij. De periode in de wetenschap waarin geld geen rol speelde, ligt ver achter ons. De Europese Unie, de Nederlandse overheid en vertegenwoordigers van de tweede en derde geldstroom eisen verantwoording van de besteding van hun gelden. Dat kan de TU Delft slechts mondjesmaat geven. Eén van de gevolgen hiervan is dat onze jaarrekening van 1999 niet volledig is goedgekeurd door externe accountants. Zij hebben een voorbehoud gemaakt omdat ze geen goed inzicht kregen in de besteding van de derde geldstroom. Dat is niet goed voor zo’n gerenommeerde instelling als de TU Delft.”

Menig projectleider zit daarnaast met de vraag waarom juist overgestapt moet worden op software van Baan terwijl de meesten van hen, voor een financieel overzicht van hun projecten, gebruik maken van andere % in hun ogen toereikende – programma’s. Van der Vorst:,,Baan Project biedt mogelijkheden die andere applicaties ontberen. Het heeft bijvoorbeeld een directe koppeling met het overkoepelende financiële systeem, daarnaast kan het mijlpalen en subdoelstellingen meten en is in staat fouten te signaleren bij de invoer.”

Waterval

Om de implementatie overzichtelijk te houden wordt deze voorlopig beperkt tot de projecten van de tweede en derde geldstroom plus de dioc’s. ,,Maar als faculteiten de eerste geldstroom erbij willen betrekken dan kan dat ook.” Bij de projecten van de tweede en derde loopt de TU echter financiële risico’s en die moeten als eerste afgedekt worden.

Voor de TU-brede implementatie is gekozen voor een watervalaanpak. De eerste faculteit die Baan Project gaat invoeren is Ontwerp, Constructie en Productie (OCP). Daar hebben de decaan, het hoofd Financiën en Van der Vorst al hun handtekening gezet onder hun dip. Binnenkort rondt Lucht- en Ruimtevaart eveneens haar dip af en vervolgens moet iedere maand een nieuwe faculteit volgen. ,,Natuurlijk begrijp ik dat de betrokkenen projectleiders extra werk te wachten staat, maar dat beperkt zich tot de eerste fase. Ik ben er daarnaast van overtuigd dat het de TU Delft en de projectleiders op de lange termijn winst oplevert. De kans om extra gelden te werven voor een onderzoeksproject is vele malen groter als je een professioneel overzicht kan presenteren van de wijze waarop je jouw financiële middelen inzet. En laten we wel wezen: als je een professionele universiteit wil zijn dan moet je ook zorgen voor professioneel projectmanagement van het wetenschappelijke onderzoek.”

Het onderzoek van de TU Delft verkrijgt geld uit verschillende bronnen en moet verantwoording afleggen voor de besteding hiervan. Baan Project is de eerste stap naar professioneel projectmanagement.

Gedurende de zomermaanden is door de financiële organisatie hard gewerkt aan een evaluatie van de Baan-softwareprogramma’s Finance, Distribution en Project. Bij de eerste twee groepen is de implementatie in technisch opzicht voor 85 procent voltooid. De gebruikers stuiten echter nog op veel problemen en om deze te verhelpen is een trainings- en een opleidingstraject uitgezet.

Voor Baan Project is de implementatie voltooid bij de diensten (DTO en FD) en het instituut OTB. Het is nu de beurt aan de faculteiten en op 30 juni 2001 moet ook daar de implementatie zijn afgerond.

De projectgroep Implementing Baan Project, onder leiding van Imed Largueche, heeft samen met de hoofden Financiën van de faculteiten een overall implementatieplan opgesteld. Dit is goedgekeurd door het cvb en door de Groepsraad, waarin de decanen van de faculteiten zitting hebben. Zij allen committeren zich voor een succesvolle implementatie van Baan Project.

Afgesproken is dat de faculteiten op korte termijn komen met een Detail Implementatie Plan (dip). Deze dip’s zijn volgens Maarten van der Vorst, directeur Financiën, co-producties van de projectgroep ‘Implementing Baan Project’ en de faculteiten. ,,Voor de vaststelling van de dip’s is een kader aangegeven maar daarbinnen hebben de faculteiten een hoge mate van vrijheid om rekening te houden met de specifieke kenmerken van hun onderzoeksprojecten.”

Jaarrekening

Niet iedereen is overtuigd van de noodzaak om Baan Project in te voeren. Menig projectleider is beducht voor het administratieve werk dat het met zich meebrengt. Van der Vorst kan zich wel iets bij de weerstand voorstellen. ,,Het is echter een eis vanuit de maatschappij dat wij verantwoording afleggen over de besteding van de gelden. En wij werken tenslotte voor die maatschappij. De periode in de wetenschap waarin geld geen rol speelde, ligt ver achter ons. De Europese Unie, de Nederlandse overheid en vertegenwoordigers van de tweede en derde geldstroom eisen verantwoording van de besteding van hun gelden. Dat kan de TU Delft slechts mondjesmaat geven. Eén van de gevolgen hiervan is dat onze jaarrekening van 1999 niet volledig is goedgekeurd door externe accountants. Zij hebben een voorbehoud gemaakt omdat ze geen goed inzicht kregen in de besteding van de derde geldstroom. Dat is niet goed voor zo’n gerenommeerde instelling als de TU Delft.”

Menig projectleider zit daarnaast met de vraag waarom juist overgestapt moet worden op software van Baan terwijl de meesten van hen, voor een financieel overzicht van hun projecten, gebruik maken van andere % in hun ogen toereikende – programma’s. Van der Vorst:,,Baan Project biedt mogelijkheden die andere applicaties ontberen. Het heeft bijvoorbeeld een directe koppeling met het overkoepelende financiële systeem, daarnaast kan het mijlpalen en subdoelstellingen meten en is in staat fouten te signaleren bij de invoer.”

Waterval

Om de implementatie overzichtelijk te houden wordt deze voorlopig beperkt tot de projecten van de tweede en derde geldstroom plus de dioc’s. ,,Maar als faculteiten de eerste geldstroom erbij willen betrekken dan kan dat ook.” Bij de projecten van de tweede en derde loopt de TU echter financiële risico’s en die moeten als eerste afgedekt worden.

Voor de TU-brede implementatie is gekozen voor een watervalaanpak. De eerste faculteit die Baan Project gaat invoeren is Ontwerp, Constructie en Productie (OCP). Daar hebben de decaan, het hoofd Financiën en Van der Vorst al hun handtekening gezet onder hun dip. Binnenkort rondt Lucht- en Ruimtevaart eveneens haar dip af en vervolgens moet iedere maand een nieuwe faculteit volgen. ,,Natuurlijk begrijp ik dat de betrokkenen projectleiders extra werk te wachten staat, maar dat beperkt zich tot de eerste fase. Ik ben er daarnaast van overtuigd dat het de TU Delft en de projectleiders op de lange termijn winst oplevert. De kans om extra gelden te werven voor een onderzoeksproject is vele malen groter als je een professioneel overzicht kan presenteren van de wijze waarop je jouw financiële middelen inzet. En laten we wel wezen: als je een professionele universiteit wil zijn dan moet je ook zorgen voor professioneel projectmanagement van het wetenschappelijke onderzoek.”