'Ik ben een ontzettende regelmiep'

Met de geur van verse stencils en het gerammel van typemachines, verdwenen ook de oude benamingen. De naam secretaresse veranderde in management-assistente, maar de warme efficiëntie en het moederlijk waken over warrige hoogleraren en onderzoekers is gebleven.

1 Illustratie: Victor Lemstra

Diep verscholen in het gebouw van Scheikundige Technologie, neemt Sandra Meester de telefoon op. Niet de eerste keer vandaag, want het apparaat rinkelt met een dodelijke regelmaat. In het secretariaat van de sectie industriële katalyse staan dertien planten, drie computers en een student. De laatste wacht geduldig tot hij volgens afspraak met professor Moulijn kan praten. Vanachter haar bureau met rolodex gebaart Meester dat de student naar binnen mag.

,,Ik ben management-assistente van professor Moulijn. Verder werken hier een stuk of veertig mensen. Heel veel afstudeerders, aio’s en postdocs. Daardoor is de werkdruk al snel hoog.”

Meester (26) maakt het zichzelf ook niet gemakkelijk: ,,Ik werk fulltime en doe daarnaast nog een studie, voor het diploma management-assistente. Van kwart voor acht tot kwart voor vijf werk ik. Op donderdagavond ga ik naar school toe en ik heb nog tien uur per week huiswerk. Dat is wel veel, maar ik woon sinds kort weer thuis. Over eten enzo hoef ik me dus even geen zorgen te maken.”

Er komt iemand binnen, gevolgd door een ander en de telefoon gaat weer. ,,Je moet ontzettend flexibel zijn. Je bent constant bezig, moet stressbestendig zijn en het is keihard werken.”

Hoe zit het met de beloning? ,,Die krijg ik vooral in salaris, want professor Moulijn is niet zo scheutig met het uitdelen van complimenten”,lacht Meester. ,,Ja, secretaressedag, daar had zijn vrouw hem volgens mij aan herinnerd. Toen stond er opeens een boeket op mijn bureau. Het kaartje was echter nog leeg. Had hij geen tijd gehad om er iets op te schrijven. Toch is hij wel heel leuk, hij heeft het alleen erg druk, heel druk. Maar zijn werk is zijn hobby, geloof ik.”

Sandra Meester werkt pas ruim een jaar bij scheikunde, maar heeft wel al tien jaar TU-carrière achter zich. ,,Op mijn zestiende begon ik bij Mijnbouw als leerling, daarna zat ik drie jaar bij TWI. Toen twee jaar bij Civiele Techniek op de onderwijsadministratie. Ik wou eens ergens anders werken, niet op een secretariaat. Achteraf beviel me dat niet. Er waren veel zieke collega’s en er was een slechte sfeer. Ik had wel leuk contact met studenten. Daarna ging ik naar bestuurskunde en nu zit ik hier.”

,,Ik heb dus bijna alle faculteiten van binnen gezien. Waarom je switcht? Om de uitdaging natuurlijk.”
Nietsnut

Verticaal jobhoppen is voor de secretarieel medewerkers op de TU geen probleem. Maar wat als je het maximum hebt bereikt. Hoe ver reikt de ambitie? ,,Om deze baan te mogen houden moetik het diploma management-assistente halen. Over tien jaar zal ik hier zeker niet meer zitten. Ik leerde altijd al naast mijn werk. Misschien wel omdat ik op mijn vijftiende ben vertrokken uit mijn dorp en naar Delft ging om te werken. Ik had toen geen zin meer om te leren. Dus studeer ik nu ook een beetje om te bewijzen dat ik wel degelijk kan studeren. Vroeger was ik misschien te speels. Op de huishoudschool werd door de leraren altijd behandeld als nietsnut.”

Meester beaamt dat het lastig kan zijn om met scheiko’s te werken als je zelf geen enkele exacte achtergrondkennis te hebt. ,,Ik begrijp eigenlijk niet waar in dat laboratorium altijd mee bezig zijn. Ik heb nooit scheikunde op school gehad, alleen een heel klein beetje natuurkunde. Ze bieden wel eens aan om het uit te leggen, maar dat komt er toch niet van.”

Een bijzonder aspect van haar werk vormen de vele buitenlandse werknemers en gastmedewerkers. Meester: ,,Je bent eeuwig bezig met het zoeken van goedkope woonruimte, want veel buitenlanders willen zo veel mogelijk geld sparen. Ook komen ze langs met kinderbijslagformulieren, met verzekeringspapieren en om brieven te laten vertalen. De gekste dingen.”

Computers en andere hulpmiddelen hebben de laatste tien jaar een kleine revolutie op de secretariaten veroorzaakt. De secretaresse van nu managed de kleine bedrijfjes die de oude vakgroepen geworden zijn. ,,Als het moet breng ik ook de koffie hoor.”

,,E-mail neemt steeds meer de rol van gewone post over. Dertig, veertig mailtjes per dag is niet ongewoon. Ik was pas vier dagen ziek, toen moest ik honderddertig berichten doornemen.”

Meester vindt drukte niet vervelend. Integendeel: ,,Ik kan goed tegen veel werk. En het leukste is het om alles tot in de puntjes perfect te organiseren. Ik ben een ontzettende regelmiep.”
Winkeltje

Ieder die beweert dat Geodesie te ver weg van de TU ligt, doet onrecht aan de landelijke oase waarin de subfaculteit zich bevindt. Hilda Verwest staat voor haar raam op de vierde verdieping en kijkt uit over de weilanden. In de verte rijdt een trein geel door het groen. ,,Kijk, dat veld daar, de gemeente heeft daar allemaal troep gestort en er hekken omheen gezet. Dan vraag ik me wel eens af wat daar de bedoeling van is. En ze hebben ook allerlei bomen gekapt. Zonde hoor.”

Verwest vormt in haar eentje het secretariaat van de sectie geo-informatie en grondbeleid. Ze beschrijft haar dag tot nu toe: ,,Vanochtend heb ik de post doorgenomen en ik ben nu bezig om een benoemingsvoorstel de deur uit te doen. Dat is ouderwets typewerk. Over het algemeen heb ik het gevoel dat ik een eigen winkeltje run; alles komt hier binnen, je ziet alles. Die grote mate van vrijheid vind ik erg belangrijk.”

,,Ik doe dit werk eigenlijk als een soort hobby. Toen de kinderen de deur uit gingen, ben ik hier aan de slag gegaan. Dan kijk je heel anders tegen je werk aan. Als het me niet meer zou bevallen, stap ik zo op. Niet dat ik daar aan denk, ik ga echt met veel plezier naar mijn werk.”

Hoe is het om op Geodesie te werken? ,,Het is natuurlijk klein, je kent iedereen. Ook geodeten kennen elkaar allemaal, weten wat ze zijn gaan doen na hun afstuderen en komen elkaar regelmatig tegen. Wat dat betreft is het een gesloten wereldje.”

Blijft een niet-geodeet altijd een beetje een buitenstaander? ,,Ja, dat ben ik natuurlijk wel. Al valt het hier op deze sectie wel mee. Ik kan redelijk volgen wat er hier inhoudelijk speelt. Onderzoekers houden zich hier bezig met dingen die je kunt begrijpen. Het ontwikkelen van het juridisch instrumentarium, onteigening, landinrichting, dat soort dingen. Het gaat niet om formules en dus is het begrijpbaar. Ik woon zelf bijvoorbeeld in Pijnacker. Als het in de gemeentepolitiek over Vinex-locaties gaat, zie je direct een link met het werk hier op de sectie.”
Bazen

Het sectie-uitje als opvolger van het befaamde jaarlijkse vakgroep-uitje bestaat nog steeds. ,,We gaan ieder jaar wel een keer samen op stap. Maar voor de rest zijn het hier erg solistische mensen. Wat wel leuk is, is dat de achtergrond van de mensen zo verschillend is. Er werken hier juristen, economen en geodeten door elkaar.”

Het lijkt een eenzame baan, om op de vierde verdieping van het gebouw aan de Thijsseweg een secretariaat draaiend te houden. Is dat ook zo? ,,Ik vind van niet. Ik voel me veel meer de spil van alles. En in de vijftien jaar die ik inmiddels hier werk, is het allemaal energieker geworden. Het zijn sowieso de persoonlijke contacten die je werk maken. Als die niet goed waren, was ik hier niet zo lang gebleven. Gelukkig ben ik nooit als typmiep gezien. Wat dat betreft heb ik altijd fijne bazen gehad.”

Is het secretariaat een sociaal middelpunt voor wetenschappers? ,,Mensen komen hier wel even een praatje maken. Niet om koffie te drinken, maar wel als ze binnenkomen om de post te halen. Ik ken de mensen natuurlijk al vrij lang en ik hoor nog wel eens wat. Daardoor ben ik een beetje praatpaal. Je vervult toch een vertrouwensfunctie. Goed, mensen komen niet met hun echte problemen naar me toe, maar willen wel eens even stoom afblazen. Ik ben vaak de eerste die ze zien.”

Van klein naar groot. Dat is de stap van Geodesie naar Bouwkunde. Het secretariaat van het cluster architectuur wordt geleid door Annemieke Bal-Sanders. ,,Als hoofd zorg ik dat het secretariaat aan het werk blijft. Dat is niet moeilijk. We hebben veel werk en een heel open, gezellig team.”

De zes medewerkers zijn wel allemaal vrouwen. Zijn er geen mannen die dit werk willen of kunnen doen? ,,We hebben er geen last van dat er geen mannen werken. En er heeft ook nog nooit een man gewerkt. Blijkbaar is een secretaressefunctie toch typisch een vrouwenbaan. Er is ook nog nooit een man op sollicitatiegesprek geweest. Maar we hebben nog een vacature, dus als je nog een man weet. Eerlijk gezegd zou ik ook niet weten hoe je een mannelijke secretaresse moet noemen.”

Omdat er bij het cluster architectuur ongeveer negentig mensen werken, waaronder elf hoogleraren, vergt de ondersteuning nogal wat organisatie. ,,Er bestaan binnen architectuur vijfwerkverbanden, die ieder een eigen aanspreekpunt op het secretariaat hebben. Dus ieder heeft zijn eigen clubje naast de gewone taken.”
Vloeken

Het is bekend dat niet alles op Bouwkunde altijd even perfect georganiseerd is. Wat merkt een secretariaat daar van? Bal-Sanders: ,,De werkdruk is nogal onderhevig aan pieken en dalen. De eerste en de laatste week van het onderwijsblok zijn het drukst. Soms moeten er bijvoorbeeld opeens vlak voor het begin van een cursusjaar nog allerlei plannenmappen en blokboeken gemaakt worden. We hebben natuurlijk ook te maken met studenten aan de balie. Als ze merken dat de deur van het secretariaat gesloten wordt, schelden ze je weleens uit voor muts. Dat gebeurt echt. Lastig, want we werken vaak al langer voor ze door. Maar op een bepaald moment moet je ook studenten teleurstellen. Gelukkig vindt de huidige baliemedewerkster het echt heel erg leuk en komt ze ook heel aardig over. Dus dat loopt wel goed.”

Achter de balie zit Esmiralda Reedijk. Meteen even vragen. En is het echt waar? ,,Ja, ik vind het echt heerlijk als er studenten binnen komen. Sociale contacten, daar hou ik van.”

Zijn studenten dan echt zo leuk? ,,Ik vind van wel. Ze komen niet alleen met problemen.”

Reedijk legt uit waarom de sfeer zo goed is. ,,We hebben hier echt een hele goeie band met elkaar, dat is bepalend voor hoe je werkt. We liggen de hele tijd in een deuk met elkaar. En als je lacht, dan werk je beter, ook aan de balie. Ik houd wel van een grapje. En ik merk dat mensen het daardoor minder moeilijk vinden om even binnen te komen. Dat weet ik van mezelf, je wilt toch niet een boel mensen met chagrijnige gezichten zien?”

Die gezichten zien de medewerkers zelf wel wanneer de balie tussen twaalf en één dicht is. Want ook vrolijke secretaresses moeten eten. Reedijk: ,,Dan balen mensen vaak dat de deur gesloten is. Hoor je ze vloeken: ‘weer dicht’. Maar wij mogen ook een pauze hebben.”

Heeft de baliemedewerkster nog tips voor mensen die iets voor elkaar willen krijgen? ,,Ik begrijp wel dat studenten verhit en gefrustreerd binnenkomen als ze met iets zitten. Maar wij kunnen er vaak ook niets aan doen. Het is altijd makkelijker om iets op te lossen als je een beetje rustig probeert te blijven. En geloof me, ik behandel iedereen die hier aan de balie komt gelijk. Of het nou een student of een hoogleraar is. En ik vind het daarom niet echt leuk als mensen me als minderwaardig behandelen.”

Niet alle secretaresses willen zich management-assistente noemen. Reedijk: ,,Nee, nee, absoluut niet. Ik denk ook niet dat ik hier over tien jaar nog zit. Dat heeft niet met het werk te maken, maar met mijn veranderde interesses. Ik wil geen managementcursus volgen. Ik ben meer geïnteresseerd geraakt in het spirituele. En ik denk dat ik daar nog wel iets mee ga doen in de toekomst. Mensen helpen. Dat zit toch in me. Doe ik hier ook wel, maar ik wil het gaan doen op een manier die ook helemaal bij me past.”
Gaudi

Esmiralda Reedijk kijkt om zich heen. De wanden zijn – niet bepaald verrassend – voorzien van architectuur-afbeeldingen. Op een prikbord na: ,,Dit is een beetje mijn hoekje, met die kaarten, dat is mijn spirituele muur. Maar ik kan moeilijk de hele ruimte mijn idee meegeven. Dat zou de rest niet leuk vinden. Het gaat binnenkort wel anders ingericht worden. We hebben gelukkig wel al besloten dat die planten moeten blijven. Ik hou echt van planten en we gaan ze binnenkort ook in mooie blauwe potten zetten.”

In hoeverre krijgt iemand die bij Bouwkunde werkt een architectuurtik mee? ,,Ik duik er niet helemaal in, maar merk wel dat ik anders naar architectuurfoto’s kijk. Ik houd nogal van organische architectuur, van die ronde Gaudi-gebouwen. Dat past toch weer bij me. Zo zoek je volgens mij altijd wat het beste bij je past, ook in de architectuur. Niet dat alles hier ideaal is. Wat absoluut beter moet is dat docenten aan ons laten weten waar ze zijn. Want we staan hier zo vaak met onze mond vol tanden. Maar ja, dat zijn architecten, een beetje vrije jongens. Die willen niet dat alles voor ze geregeld wordt.”

Terug naar het hoofd van het secretariaat. Annemieke Bal-Sanders werkt in een aparte ruimte, naast het architectuur-secretariaat. Aan de wand hangt een van Carel Weeber gekregen kunstwerk.

,,Ik vind de inrichting wel belangrijk. Je moet je in je werkruimte prettig voelen. Maar je kunt het ook overdrijven, het is hier niet mijn huiskamer. De secretariaatsruimte gaan we wel veranderen. Het is nu net een duiventil, mensen lopen in en uit. Dan is het handige van Bouwkunde dat er al snel iemand een ontwerpje wil maken.”

Secretarieel werk is niet altijd gezond. De combinatie van hoge werkdruk en een slechte houding en werkplek kunnen tot klachten leiden. ,,Een half jaar geleden kreeg ik last van mijn arm en heb ik een tijd fysiotherapie gehad. Ik heb een Arbo-man laten komen en die heeft alles afgesteld en aangepast op mijn houding. De pijn verdween toen snel, binnen twee maanden. Gelukkig, want die klachten waren echt vervelend. Ik werd er doodmoe van”, verzucht Bal-Sanders. Toch heeft ze geen moment overwogen te stoppen.

,,Het leukste van mijn werk is juist de afwisseling en de tijdsdruk die er bij hoort. Ik merk ook dat ik veel beter presteer als er druk achter zit. Zonder druk word ik lui.”