Hoe organiseer je een OWee tijdens de coronacrisis?

De voorbereiding op de OWee, die dit jaar van 16 tot en met 20 augustus plaatsvindt, verloopt door de gevolgen van het coronavirus iets anders dan gepland. Normaal werkt het bestuur met acht man in een kantoor op de campus, nu hebben ze vooral contact via beeld. En, gaat de OWee door? We vroegen het vicevoorzitter en hoofd Communicatie Mennolt Verhaar via Zoom.

Hoe zien jullie werkdagen er tegenwoordig uit?
“Wij werken, net zoals alle andere TU Delft medewerkers, zoveel mogelijk thuis. Op de campus hebben we beschikking over een kantoor van dertig vierkante meter, daar mogen iedere werkdag drie van ons aanwezig zijn. We zitten daar op 2-2,5 meter afstand van elkaar, dus dat werkt goed. Zelf ben ik ongeveer twee dagen per week op ‘het hok’, naar die dagen kijk ik ook echt uit. Verder proberen we een 9 tot 5 ritme aan te houden om te voorkomen dat we ’s avonds nog aan het werk zijn. Zelf spreek ik overdag veel met onze supervisors en ben ik nu druk met de BINAS (Belangrijke Informatie Naar Aankomende Studenten). Die moet er binnenkort uit en is een van de belangrijkste instrumenten in de informatievoorziening voor aankomende studenten.”

Wat vind je het meest lastige aan thuiswerken?
“Mijn laptop draait inmiddels overuren. Ik voer veel gesprekken via Skype en Zoom. Het meest vervelende vind ik dat je thuis niet direct kunt overleggen. Op kantoor draai ik mijn hoofd om en stel ik een vraag. Als bestuur werken we daarom nu met Slack, een applicatie waarin je makkelijk vragen kunt stellen en informatie kunt terugvinden. Zo hoeven we elkaar niet altijd te bellen.”

Is de groepsdynamiek hierdoor veranderd?
“Normaal zie je elkaar elke dag, dus het is even wennen. Gelukkig hebben we dit voorjaar nog een week samen in een huisje doorgebracht tijdens onze beleidsweek, dan leer je elkaar al goed kennen. Nu proberen we ook leuke dingen te doen, voor zover dat kan. We borrelen via Zoom met elkaar, maar ook met vorige besturen. We organiseerden al een online pubquiz en binnenkort verzorgt een van de bestuursleden een work-out. Ik ben benieuwd hoe dat gaat.”

Lopen jullie al tegen organisatorische problemen aan?
“Ja, de bekendmaking van ons thema was gepland voor vorige week, maar dat is nu verschoven naar vrijdag 17 april om 20.30 uur. Via een online première op YouTube lanceren we onze themapresentatie. Tachtig procent van het filmpje hadden we voor de coronacrisis opgenomen, het laatste deel filmden we begin deze week. Stonden we daar midden op de Markt terwijl we afstand probeerden te houden en twee handhavers ons nauwlettend in de gaten hielden. Een bijzondere situatie.”

Hoe is het contact met leveranciers?
“We merken dat zij nu met heel andere dingen bezig zijn, sommige proberen echt om hun hoofd boven water te houden. Dan voelt het heel gek om aan hen te vragen of ze over enkele maanden een product kunnen leveren. Gelukkig werken we als OWee al langere tijd met een paar vaste leveranciers waar we goed contact mee onderhouden.”

Zijn jullie bang dat de OWee misschien niet doorgaat en jullie werk voor niets is geweest?
“Bang is misschien niet het goede woord, maar we leven wel met een bepaalde onzekerheid. Dat houdt ook ons iedere dag bezig. We werken verschillende scenario’s uit waarin de OWee kan worden gehouden op de manier die we kennen. Zo kijken we naar hoe we zoveel mogelijk van de stad en universiteit aan aankomende studenten kunnen laten zien zonder dat ze hier fysiek aanwezig zijn. Een ander scenario is om de gehele week maar met maximaal honderd verschillende mensen in contact te komen. Verder zijn er ook al maatregelen die direct invloed hebben. Zo is de inschrijfdeadline voor studies voor aankomend eerstejaars een maand opgeschoven. We zullen waarschijnlijk pas later weten hoeveel deelnemers de OWee heeft.”

Wanneer wordt er een beslissing genomen over het al dan niet doorgaan van de OWee?
“Dat weten we niet. We volgen de richtlijnen van het RIVM en staan in contact met de TU Delft en haar crisisteam. We beseffen heel goed hoe belangrijk de introductieweek is voor de eerstejaars die hier komen studeren, sporten en lid worden van een vereniging. In die eerste week maken ze vrienden voor de rest van hun leven. We weten nog niet hoe het komt, maar geloof ons dat we er alles aan doen om een zo mooi mogelijke week neer te zetten.”

En de Ladies Intro? Die staat gepland voor 8 juni, een week nadat grote evenementen officieel weer zijn toegestaan.
“De Ladies Intro gaat dit jaar helaas niet door. Hoewel het misschien dan officieel weer zou mogen, vinden wij het niet verantwoord om een dergelijk evenement plaats te laten vinden zo snel nadat de maatregelen wellicht opgeheven zijn. Het is ontzettend jammer, maar veiligheid staat voorop.”

• De OWee, ontvangstweek voor eerstejaarsstudenten aan de TU Delft, de Haagse Hogeschool Delft en Hogeschool InHolland Delft vindt dit jaar plaats van 16 tot en met 20 augustus. Het bestuur presenteert vrijdag 17 april om 20.30 uur het thema op YouTube. Meer informatie over de OWee is te vinden op de website.