Hoe beleg je een online conferentie?

Toen nog niemand over corona had gehoord, maakte quantumfysicus dr. Anton Akhmerov (faculteit Technische Natuurwetenschappen) zich al zorgen over de bijverschijnselen van wetenschappelijke conferenties. Hij dacht aan de uitstoot van broeikasgassen en de uitsluiting van mensen door verminderde mobiliteit vanwege gezondheids- of budgetbeperkingen. Kon dat niet beter online? Dat zou goedkoper zijn, sneller en gemakkelijker te organiseren. Bovendien zou er wel eens meer publiek op af kunnen komen.
Akhmerov werkte zijn ideeën uit, samen met gelijkgestemde collega’s. Ze zetten een community platform op voor online conferenties genaamd Virtual Science Forum, en kregen ondersteuning van het Kavli Instituut voor Nanoscience in Delft.
Een van de pagina’s bevat een checklist voor het organiseren van zo’n online evenement. In plaats van een jaar voorbereidingstijd is voor een online conferentie twee maanden voldoende, besloten ze. De groep publiceerde het artikel ‘Let’s take this discussion online’ over online conferenties in het tijdschrift Europhysics News afgelopen zomer. Delta belde Akhmerov met enkele vragen.

Andere organisatoren van online conferenties puzzelen over de beste tijdstippen om deelnemers op verschillende continenten bijeen te brengen. Hoe pakken jullie dat aan?
“Om te beginnen houden we de sessies kort om het aantal tijdzones dat onze evenementen kan bijwonen te maximaliseren. De organisator past het tijdstip aan op de plek waar de meeste deelnemers wonen. In de praktijk organiseren we vaak evenementen van drie uur. Die houden we dan in de middag voor Europa en in de ochtend voor de Verenigde Staten. Voor mensen uit Azië is dat minder comfortabel, maar we zorgen dat we alle presentaties online zetten zodat ze ook naderhand kunnen kijken.”

In uw artikel schrijft u dat de informele discussies die zich in de wandelgangen en op recepties afspelen apart moeten worden ondergebracht voor online conferenties. Hoe dan?
“Dat weten we zelf ook nog niet. Een online chat kan een goed platform voor discussies zijn, en het is gemakkelijk om naderhand contact op te nemen met iemand. Ook zijn er experimenten geweest met onlinediensten zoals The Online town, waar je iemands avatar moet benaderen om met hem of haar te kunnen praten. Wij beweren niet dat online seminars een volledige vervanging zijn voor traditionele conferenties. Ze moeten naast elkaar bestaan.”

Het verbaasde me dat tientallen online conferenties per dag te zien op de website researchseminars.org. Denkt u dat ze talrijker zijn dan traditionele conferenties?
“Het is goed mogelijk. Het plannen van een gesprek is nu veel gemakkelijker, en de gesprekken zijn makkelijker te vinden en bij te wonen. Toch denk ik dat onderzoekers pas begonnen zijn met het verkennen van de mogelijkheden. We zijn nu bijvoorbeeld een online sprekershoek aan het opzetten waar iedereen kan praten die iets interessants te vertellen heeft, in plaats van te moeten wachten op een uitnodiging.”

De meeste conferenties op de lijst gaan over wiskunde en natuurkunde. Zijn archeologen, botanici en chemici minder happig om elkaar online te ontmoeten?
“Dit zou kunnen, maar het is voor mij moeilijk te zeggen. Researchseminars.org is vooral populair onder mathematici en natuurkundigen. Andere disciplines hebben misschien hun eigen initiatieven.”

• Download het artikel hier