‘Het kunstje is nu een keer voorgedaan’

Om de mogelijkheden daarvoor te verkennen en te testen op hun grootschalige bruikbaarheid is een jaar geleden het e-mail+ project van start gegaan.

,,Het idee komt eigenlijk van Surf”, zegt Laura Stappershoef, werkzaam bij het Rekencentrum en projectleider van e-mail+. ,,Surf is de landelijke organisatie voor universitaire rekenfaciliteiten. Daar worden projecten met een innovatief karakter uitbesteed aan de leden. De TU heeft gezegd de mogelijkheden van e-mail verder te willen uitdiepen. Andere Nederlandse universiteiten kunnen later gebruik maken van onze ervaringen. Een ‘diffusie-project’ heet zoiets.”

Zoals bij veel ontwikkelingen waren het de wetenschappers die de mogelijkheden van e-mail het eerst ontdekten. Bij hen was behoefte aan snelle informatie en communicatie, en e-mail kwam als geroepen. ,,Eerst bestond er alleen de mogelijkheid om ‘platte asci-teksten’ door te mailen”, zegt Stappershoef. ,,Maar met de opkomst van nieuwe tekstprogramma’s moesten de mogelijkheden worden uitgebreid. We hebben nu mogelijkheden om beeld en geluid te verzenden en te ontvangen via e-mail, vanaf elke willekeurige plaats.”

Administraties en studenten maken al ruim gebruik van e-mail. ,,Ik ontvang tegenwoordig veel meer mailtjes dan gaatjesenveloppen”, omschrijft Stappershoef de situatie.
Plaatjes

Binnen het e-mail+ project loopt een tiental deelprojecten. Van een aantal is het doel om bedrijfsmatige processen efficiënter te laten verlopen. De eerste daarvan heeft te maken met het elektronisch verzenden van beeldmateriaal. ,,Daarmee kun je flink besparen”, meent de projectleider. ,,Als een docent vroeger dia’s nodig had voor een lezing, dan moest hij naar het Beeld- en Grafisch Centrum (BGC) om daar de opties te bekijken. Als hij een keuze had gemaakt, moest het BGC er afdrukken van maken en opsturen naar de betreffende hoogleraar.”

Nu blijkt dat dit ook allemaal via e-mail kan, wordt het veel eenvoudiger: vanaf zijn eigen pc legt de docent contact met het BGC, deponeert zijn vraag en bekijkt vanaf zijn eigen bureau de verschillende plaatjes. Zelfs afdrukken is in de toekomst niet meer nodig.

Een andere toepassing wordt getest bij Bouwkunde. Studenten kunnen hier via e-mail inzage krijgen in tentamenuitslagen, maar ook een overzicht krijgen van hun studievoortgang. Vroeger moesten ze daarvoor naar de studentenadministratie. Die werd overspoeld met vragen. ,,Hier is overigens flink over gediscussieerd”, zegt Stappershoef. ,,Je moet namelijk wel de privacy van studenten waarborgen. Tentamenuitslagen hangen nu weliswaar ook op de borden, maar het verdere studieverloopblijft persoonlijk. Daar moest dus een beveiliging voor verzonnen worden.” Het Bouwkunde-project verkeert nog in de testfase. De evaluatie is in december. ,,Als studentenadministraties van andere faculteiten dezelfde standaard hebben, kunnen ze straks ook deze mogelijkheid bieden. Het kunstje is nu een keer voorgedaan.”
Budget

Een derde mogelijkheid is de groepsgewijze verspreiding van berichten, bijvoorbeeld mededelingen van het college van bestuur. Die worden nu op de blauwgerande papieren verspreid, maar het is niet bekend hoeveel medewerkers deze ontvangen, laat staan lezen. Stappershoef: ,,Door voortaan de mededelingen over alle e-mailadressen binnen de TU te verspreiden, weet je zeker dat iedereen het ontvangt. En het traject wordt hiermee aanzienlijk verkort. Je vermijdt het tijdrovende proces van drukken en verspreiden. Een vraag die hierbij nog speelt is wie de adreslijsten binnen de faculteiten moet onderhouden en updaten. En wat te doen met de medewerkers die niet beschikken over een eigen pc. Maar in principe blijkt het op deze manier mogelijk. Het is niet zozeer een technisch, als wel een organisatorisch hoogstandje.”

In maart moet Stappershoef met het eindrapport naar Surf. Daarmee is niet gezegd dat de onderzochte toepassingen ook allemaal aangewend zullen worden voor de medewerkers van de TU. ,,Dat hangt er van af of de TU en de faculteiten het nut ervan inzien en het budget ervoor hebben”, besluit Stappershoef. ,,Wij bekijken alleen of het technisch en organisatorisch mogelijk is.”

Het Internetadres van het e-mailproject is: http://www.rc.tudelft.nl/~rcmolav/emailplus

Een groot deel van de TU-werknemers heeft een e-mailadres. Met deze elektronische postservice kan veel meer gedaan worden dan alleen berichtjes heen en weer sturen. Om de mogelijkheden daarvoor te verkennen en te testen op hun grootschalige bruikbaarheid is een jaar geleden het e-mail+ project van start gegaan.

,,Het idee komt eigenlijk van Surf”, zegt Laura Stappershoef, werkzaam bij het Rekencentrum en projectleider van e-mail+. ,,Surf is de landelijke organisatie voor universitaire rekenfaciliteiten. Daar worden projecten met een innovatief karakter uitbesteed aan de leden. De TU heeft gezegd de mogelijkheden van e-mail verder te willen uitdiepen. Andere Nederlandse universiteiten kunnen later gebruik maken van onze ervaringen. Een ‘diffusie-project’ heet zoiets.”

Zoals bij veel ontwikkelingen waren het de wetenschappers die de mogelijkheden van e-mail het eerst ontdekten. Bij hen was behoefte aan snelle informatie en communicatie, en e-mail kwam als geroepen. ,,Eerst bestond er alleen de mogelijkheid om ‘platte asci-teksten’ door te mailen”, zegt Stappershoef. ,,Maar met de opkomst van nieuwe tekstprogramma’s moesten de mogelijkheden worden uitgebreid. We hebben nu mogelijkheden om beeld en geluid te verzenden en te ontvangen via e-mail, vanaf elke willekeurige plaats.”

Administraties en studenten maken al ruim gebruik van e-mail. ,,Ik ontvang tegenwoordig veel meer mailtjes dan gaatjesenveloppen”, omschrijft Stappershoef de situatie.
Plaatjes

Binnen het e-mail+ project loopt een tiental deelprojecten. Van een aantal is het doel om bedrijfsmatige processen efficiënter te laten verlopen. De eerste daarvan heeft te maken met het elektronisch verzenden van beeldmateriaal. ,,Daarmee kun je flink besparen”, meent de projectleider. ,,Als een docent vroeger dia’s nodig had voor een lezing, dan moest hij naar het Beeld- en Grafisch Centrum (BGC) om daar de opties te bekijken. Als hij een keuze had gemaakt, moest het BGC er afdrukken van maken en opsturen naar de betreffende hoogleraar.”

Nu blijkt dat dit ook allemaal via e-mail kan, wordt het veel eenvoudiger: vanaf zijn eigen pc legt de docent contact met het BGC, deponeert zijn vraag en bekijkt vanaf zijn eigen bureau de verschillende plaatjes. Zelfs afdrukken is in de toekomst niet meer nodig.

Een andere toepassing wordt getest bij Bouwkunde. Studenten kunnen hier via e-mail inzage krijgen in tentamenuitslagen, maar ook een overzicht krijgen van hun studievoortgang. Vroeger moesten ze daarvoor naar de studentenadministratie. Die werd overspoeld met vragen. ,,Hier is overigens flink over gediscussieerd”, zegt Stappershoef. ,,Je moet namelijk wel de privacy van studenten waarborgen. Tentamenuitslagen hangen nu weliswaar ook op de borden, maar het verdere studieverloopblijft persoonlijk. Daar moest dus een beveiliging voor verzonnen worden.” Het Bouwkunde-project verkeert nog in de testfase. De evaluatie is in december. ,,Als studentenadministraties van andere faculteiten dezelfde standaard hebben, kunnen ze straks ook deze mogelijkheid bieden. Het kunstje is nu een keer voorgedaan.”
Budget

Een derde mogelijkheid is de groepsgewijze verspreiding van berichten, bijvoorbeeld mededelingen van het college van bestuur. Die worden nu op de blauwgerande papieren verspreid, maar het is niet bekend hoeveel medewerkers deze ontvangen, laat staan lezen. Stappershoef: ,,Door voortaan de mededelingen over alle e-mailadressen binnen de TU te verspreiden, weet je zeker dat iedereen het ontvangt. En het traject wordt hiermee aanzienlijk verkort. Je vermijdt het tijdrovende proces van drukken en verspreiden. Een vraag die hierbij nog speelt is wie de adreslijsten binnen de faculteiten moet onderhouden en updaten. En wat te doen met de medewerkers die niet beschikken over een eigen pc. Maar in principe blijkt het op deze manier mogelijk. Het is niet zozeer een technisch, als wel een organisatorisch hoogstandje.”

In maart moet Stappershoef met het eindrapport naar Surf. Daarmee is niet gezegd dat de onderzochte toepassingen ook allemaal aangewend zullen worden voor de medewerkers van de TU. ,,Dat hangt er van af of de TU en de faculteiten het nut ervan inzien en het budget ervoor hebben”, besluit Stappershoef. ,,Wij bekijken alleen of het technisch en organisatorisch mogelijk is.”

Het Internetadres van het e-mailproject is: http://www.rc.tudelft.nl/~rcmolav/emailplus