Ongeveer 45 TU-medewerkers gaan 12, 13 en 14 oktober de conversie van Baan naar de euro verzorgen. Vanaf maandag 15 oktober vindt de standaardrapportage in de TU in euro’s plaats.
Delen
/strong>
Hoewel het nog geen 1 januari 2002 is, stapt de TU intern al over op de euro. Vanaf half oktober zal het Baan-systeem alleen nog maar rapporteren in deze Europese munt. Willem Zantinga, projectmanager van Informatisering en Automatisering, heeft de supervisie over deze conversie. ,,Wij beginnen op vrijdag 12 oktober. Op die vrijdag is Baan dan ook niet beschikbaar. De technische conversie loopt door tot en met zondag 14 oktober. Op die dag zullen de financiële afdelingen uitgebreide steekproeven uitvoeren om te testen of de conversie goed is verlopen.”
Rond de 45 medewerkers, veelal de managers van de financiële afdelingen van de beheerseenheden, werken aan deze conversie mee. Zij zitten niet verspreid over de diverse gebouwen maar samen in één ruimte bij de Dienst Technische Ondersteuning (DTO). Zantinga: ,,Over deze aanpak is wel enige discussie geweest. Een deel van de medewerkers wilde liever testen op hun eigen afdeling. Wij hebben echter bewust voor deze gezamenlijke aanpak gekozen. Testen kan ook vanuit één centraal punt gebeuren en als er problemen zijn dan kunnen de medewerkers direct een collega om raad vragen. Wij verwachten dat deze uitwisseling van kennis iedereen veel tijd zal besparen.”
Alert
Voor de dagelijkse facturering zal de overstap naar de euro niet veel gevolgen hebben. Volgens Zantinga verandert er zelfs in principe niets, behalve dat niet langer de gulden de standaardvaluta is maar de euro. ,,Voortaan zal de gulden onder vreemde valuta vallen. Bij de overstap naar euro kunnen er, door de afrondingen, kleine verschillen op de diverse posten ontstaan. Wil een medewerker het guldenbedrag weten – uit oogpunt van controle of om andere redenen – dan zullen zij vanaf 15 oktober bij vreemde valuta moeten kijken.”
Bij het invoeren van de facturen moeten medewerkers extra alert zijn. Voor verwarring zou kunnen zorgen dat de rekeningen waar het bedrag in guldens staat vermeld, niet omgerekend mogen worden naar euro’s. ,,Als een rekening ingediend wordt in guldens moet deze gewoon in guldens geboekt worden. Omrekenen is echt niet de bedoeling. Wij raden de medewerker aan om met twee duidelijke stapels te werken: één voor de rekeningen in guldens en één voor degenen die eurobedragen hanteren. Dat klinkt ingewikkeld, maar zo’n grote overgang is het nu ook weer niet. De meeste medewerkers zijn gewend facturen in allerlei valuta, zoals Franse franks, Duitse marken en dollars, te boeken en de gulden is hier nu aan toegevoegd.”
Maar wat gebeurt er nu als de conversie toch niet lukt? ,,Mocht er toch onverwachts iets fout gaan, dan zullen wij in december de conversie overnieuw doen, waarschijnlijk tussen Kerst en oud en nieuw. Wij rekenen er natuurlijk op dat de overstap goed verloopt. In maart zijn we al begonnen met de voorbereidingen en ondertussen hebben we twee geslaagde testconversies achter de rug. De derde succesvolle conversie heeft in Groningen plaatsgevonden. De universiteit aldaar maakt ook gebruik van Baan en is al overgestapt zonder dat zich veel problemen voordeden. Wij zijn goed voorbereid en hebben alles gedaan om deze conversie te laten slagen.”
Ongeveer 45 TU-medewerkers gaan 12, 13 en 14 oktober de conversie van Baan naar de euro verzorgen. Vanaf maandag 15 oktober vindt de standaardrapportage in de TU in euro’s plaats.
Hoewel het nog geen 1 januari 2002 is, stapt de TU intern al over op de euro. Vanaf half oktober zal het Baan-systeem alleen nog maar rapporteren in deze Europese munt. Willem Zantinga, projectmanager van Informatisering en Automatisering, heeft de supervisie over deze conversie. ,,Wij beginnen op vrijdag 12 oktober. Op die vrijdag is Baan dan ook niet beschikbaar. De technische conversie loopt door tot en met zondag 14 oktober. Op die dag zullen de financiële afdelingen uitgebreide steekproeven uitvoeren om te testen of de conversie goed is verlopen.”
Rond de 45 medewerkers, veelal de managers van de financiële afdelingen van de beheerseenheden, werken aan deze conversie mee. Zij zitten niet verspreid over de diverse gebouwen maar samen in één ruimte bij de Dienst Technische Ondersteuning (DTO). Zantinga: ,,Over deze aanpak is wel enige discussie geweest. Een deel van de medewerkers wilde liever testen op hun eigen afdeling. Wij hebben echter bewust voor deze gezamenlijke aanpak gekozen. Testen kan ook vanuit één centraal punt gebeuren en als er problemen zijn dan kunnen de medewerkers direct een collega om raad vragen. Wij verwachten dat deze uitwisseling van kennis iedereen veel tijd zal besparen.”
Alert
Voor de dagelijkse facturering zal de overstap naar de euro niet veel gevolgen hebben. Volgens Zantinga verandert er zelfs in principe niets, behalve dat niet langer de gulden de standaardvaluta is maar de euro. ,,Voortaan zal de gulden onder vreemde valuta vallen. Bij de overstap naar euro kunnen er, door de afrondingen, kleine verschillen op de diverse posten ontstaan. Wil een medewerker het guldenbedrag weten – uit oogpunt van controle of om andere redenen – dan zullen zij vanaf 15 oktober bij vreemde valuta moeten kijken.”
Bij het invoeren van de facturen moeten medewerkers extra alert zijn. Voor verwarring zou kunnen zorgen dat de rekeningen waar het bedrag in guldens staat vermeld, niet omgerekend mogen worden naar euro’s. ,,Als een rekening ingediend wordt in guldens moet deze gewoon in guldens geboekt worden. Omrekenen is echt niet de bedoeling. Wij raden de medewerker aan om met twee duidelijke stapels te werken: één voor de rekeningen in guldens en één voor degenen die eurobedragen hanteren. Dat klinkt ingewikkeld, maar zo’n grote overgang is het nu ook weer niet. De meeste medewerkers zijn gewend facturen in allerlei valuta, zoals Franse franks, Duitse marken en dollars, te boeken en de gulden is hier nu aan toegevoegd.”
Maar wat gebeurt er nu als de conversie toch niet lukt? ,,Mocht er toch onverwachts iets fout gaan, dan zullen wij in december de conversie overnieuw doen, waarschijnlijk tussen Kerst en oud en nieuw. Wij rekenen er natuurlijk op dat de overstap goed verloopt. In maart zijn we al begonnen met de voorbereidingen en ondertussen hebben we twee geslaagde testconversies achter de rug. De derde succesvolle conversie heeft in Groningen plaatsgevonden. De universiteit aldaar maakt ook gebruik van Baan en is al overgestapt zonder dat zich veel problemen voordeden. Wij zijn goed voorbereid en hebben alles gedaan om deze conversie te laten slagen.”
Comments are closed.