Financieel systeem sputtert nog

Twee weken draait het nieuwe financiële systeem van de TU inmiddels. En zoals dat gaat met software: er hapert nog het een en ander.

De financiële administratie van de faculteit CiTG is een ochtendje verhuisd naar het De Vries van Heijstplantsoen. Alleen hier kunnen de medewerkers in het systeem van softwarebouwer Baan. Dat is bewust gedaan, omdat experts dan snel ter plekke kunnen zijn om prangende vragen te beantwoorden en eventuele software-obstakels uit de weg te ruimen. Over enige tijd moet iedereen vanaf zijn eigen werkplek op het systeem kunnen inloggen.

Het gaat niet helemaal vlekkeloos deze ochtend. Eerst wil het systeem niet opstarten, daarna blijkt dat slechts één medewerker tegelijk ingelogd mag zijn – en dat terwijl de geodeten 300 rekeningen meegenomen hebben die zo onderhand echt eens betaald moeten worden. Ook is het nog onmogelijk nieuwe crediteuren of verkoopfacturen aan te maken. Hele dringende zaken worden stiekem nog via het oude financiële systeem FAS afgehandeld, maar overal op de TU hopen de aanmaningen zich op.

Over de gebruiksvriendelijkheid is Ruud van Heusden van CiTG ook niet echt te spreken: ,,Om een reisdeclaratie te verwerken, moet je twaalf schermen doorlopen. Anderzijds zijn de mogelijkheden groot en heb je bij concurrerende pakketten waarschijnlijk hetzelfde probleem. Maar ik denk wel dat het nog twee à drie jaar duurt voor het systeem tot wasdom is gebracht.”

Het financiële deel is namelijk nog maar een eerste stap. Ook de logistiek en het projectmanagement van de TU moet in het Baan-pakket ondergebracht worden. ,,Baan-logistiek wordt per 1 juli operationeel”, vertelt drs. Henk Lenoir, door Ernst & Young gedetacheerd als interim-directeur financieel beheer van de TU. ,,Vanaf dat moment worden onder meer alle leveringen van centrale magazijnen aan de faculteiten via het systeem geregistreerd.”
Geforceerd

Lenoir heeft meer automatiseringsprojecten begeleid en weet dus dat die nooit vlekkeloos verlopen, zeker niet als ze vanwege tijdgebrek geforceerd zijn doorgezet, zoals aan de TU. ,,We wilden per se voor de zomer overgaan, zodat we de rest van het jaar de tijd hebben om de kinderziektes te verhelpen. Zo geeft de btw-registratie problemen, maar dat is hopelijk snel verholpen. We weten wel hoe het moet, maar we zijn nog bezig met implementeren.”

Natuurlijk gaat er genoeg wél goed. Het systeem is niet voor niets aan zo’n tachtig cases onderworpen voor het de lucht in ging. De basisregistratie deugt en de eerste betalingen zijn inmiddels via Baan verricht. De faculteiten hebben kunnen droogzwemmen, zodat de betrokken medewerkers redelijk geoefend zijn. Tenslotte is voor hen niet alleen het systeem maar ook het werk zelf nieuw. Tot nu toe zetten facultaire medewerkersalleen een groot stempel op te betalen rekeningen. De hele afwerking gebeurde centraal. ,,De ene faculteit test alles uit, de ander gaat al snel over tot echte boekingen”, constateert Lenoir.

Ondertussen stapelen de achterstanden zich op, maar de crediteuren en debiteuren van de TU zijn de afgelopen twee jaar wel aan wat gewend geraakt. Niemand gooit een grote klant als de universiteit uit zijn bestand omdat hij te laat betaalt en als de TU zelf geen rekeningen verstuurt, zal de geadresseerde daar niet van wakker liggen.
Weggegooid

De technische problemen zijn op den duur allemaal te verhelpen. Het is geen fraaie vertoning, maar de TU zal niet zwaar zuchten onder die paar deurwaarders. Veel crucialer is de vraag of het project-management onderdeel ‘aanslaat’. Gebeurt dat niet, dan is het hele systeem weggegooid geld en had de TU net zo goed een (goedkoper) puur financieel systeem kunnen aanschaffen.

De project-management software moet allerlei management-informatie zichtbaar maken. Bijvoorbeeld hoe het nu eigenlijk zit met de derde geldstroom. De TU weet wel hoeveel geld er binnenkomt, maar niet hoeveel kosten ervoor gemaakt worden. Dat kan alleen als per project is vastgelegd hoeveel werk ervoor verricht is. Die administratie vindt nu óf niet óf handmatig plaats.

De vraag is of alle betrokkenen er op ieder moment baat bij hebben dat de (financiële) gang van zaken op de TU volkomen inzichtelijk is. Een ingewijde vermoedt bijvoorbeeld dat nu al dertig procent van de externe adviseurs op verkeerde posten geboekt wordt, om hun bestaan niet te veel te benadrukken, of omdat men simpelweg niet beter weet.

Creatieve interpretatie van de regels is echter een mindere bedreiging voor het systeem dan onwil. De bestuurders van de TU zullen hun ondergeschikten ervan moeten overtuigen dat het echt belangrijk is alles netjes te administreren. Dat geldt ook voor hoogleraren, die nu eenmaal niet de meest meegaande groep werknemers vormen. Zij zijn echter wel degenen die de projecten opstarten en dus het overzicht hebben over wat waar bijhoort. Als zij vinden dat het wel zo makkelijk is alles op de grote hoop te gooien (onder het project ‘overige’), schiet de TU weinig op. De behoefte van hoogleraren om zaken vast te leggen die ze nu in hun hoofd en agenda hebben, bepaalt uiteindelijk of Baan aan de TU een succes wordt of niet.
Het kassaproject

Het lijkt een detail, maar het is op zich al een hele operatie: in de aanloop naar Baan moeten alle kassa’s aan de TU, een stuk vijftig, vervangen worden. De kassa’s moeten immers gekoppeld worden aan de financiële administratie en het voorraadbeheer en het zou te veel werk zijn om voor ieder type kassa een eigen interface te bouwen.

De mate waarin de kassa’s gekoppeld worden aan Baan, verschilt. In de kantines zal het vooral gaan om de financiële informatie, omdat de voorraad soep en boterhammen niet hoeftte worden bijgehouden (maar colablikjes weer wel). Voor de diktatenverkopen geeft een goede logistieke administratie extra informatie over het verkooppatroon.

,,Dinsdag hebben we met het eerste exemplaar proefgedraaid in het aularestaurant en dat ging goed”, vertelt projectleider Erik van Dinten. ,,Deze kassa is overigens nog niet gekoppeld aan Baan, want die interface gaan we volgende week bouwen. Praten over hoe dat moet, kost veel meer tijd dan de werkelijke implementatie.”

De hoeveelheid informatie die de kassa’s aan het financiële en logistieke systeem doorgeven, is beperkt, maar er doken wel wat onverwachte problemen op. Van Dinten geeft een voorbeeld: ,,Een kassa kent betaalwijzen, het Baan-systeem niet. Toch wil je registreren of iemand cash of met pin betaald heeft, of misschien zelfs een deel van het bedrag gechipt en de rest contant betaald heeft. Dat soort dingen moet je oplossen.”

Twee weken draait het nieuwe financiële systeem van de TU inmiddels. En zoals dat gaat met software: er hapert nog het een en ander.

De financiële administratie van de faculteit CiTG is een ochtendje verhuisd naar het De Vries van Heijstplantsoen. Alleen hier kunnen de medewerkers in het systeem van softwarebouwer Baan. Dat is bewust gedaan, omdat experts dan snel ter plekke kunnen zijn om prangende vragen te beantwoorden en eventuele software-obstakels uit de weg te ruimen. Over enige tijd moet iedereen vanaf zijn eigen werkplek op het systeem kunnen inloggen.

Het gaat niet helemaal vlekkeloos deze ochtend. Eerst wil het systeem niet opstarten, daarna blijkt dat slechts één medewerker tegelijk ingelogd mag zijn – en dat terwijl de geodeten 300 rekeningen meegenomen hebben die zo onderhand echt eens betaald moeten worden. Ook is het nog onmogelijk nieuwe crediteuren of verkoopfacturen aan te maken. Hele dringende zaken worden stiekem nog via het oude financiële systeem FAS afgehandeld, maar overal op de TU hopen de aanmaningen zich op.

Over de gebruiksvriendelijkheid is Ruud van Heusden van CiTG ook niet echt te spreken: ,,Om een reisdeclaratie te verwerken, moet je twaalf schermen doorlopen. Anderzijds zijn de mogelijkheden groot en heb je bij concurrerende pakketten waarschijnlijk hetzelfde probleem. Maar ik denk wel dat het nog twee à drie jaar duurt voor het systeem tot wasdom is gebracht.”

Het financiële deel is namelijk nog maar een eerste stap. Ook de logistiek en het projectmanagement van de TU moet in het Baan-pakket ondergebracht worden. ,,Baan-logistiek wordt per 1 juli operationeel”, vertelt drs. Henk Lenoir, door Ernst & Young gedetacheerd als interim-directeur financieel beheer van de TU. ,,Vanaf dat moment worden onder meer alle leveringen van centrale magazijnen aan de faculteiten via het systeem geregistreerd.”
Geforceerd

Lenoir heeft meer automatiseringsprojecten begeleid en weet dus dat die nooit vlekkeloos verlopen, zeker niet als ze vanwege tijdgebrek geforceerd zijn doorgezet, zoals aan de TU. ,,We wilden per se voor de zomer overgaan, zodat we de rest van het jaar de tijd hebben om de kinderziektes te verhelpen. Zo geeft de btw-registratie problemen, maar dat is hopelijk snel verholpen. We weten wel hoe het moet, maar we zijn nog bezig met implementeren.”

Natuurlijk gaat er genoeg wél goed. Het systeem is niet voor niets aan zo’n tachtig cases onderworpen voor het de lucht in ging. De basisregistratie deugt en de eerste betalingen zijn inmiddels via Baan verricht. De faculteiten hebben kunnen droogzwemmen, zodat de betrokken medewerkers redelijk geoefend zijn. Tenslotte is voor hen niet alleen het systeem maar ook het werk zelf nieuw. Tot nu toe zetten facultaire medewerkersalleen een groot stempel op te betalen rekeningen. De hele afwerking gebeurde centraal. ,,De ene faculteit test alles uit, de ander gaat al snel over tot echte boekingen”, constateert Lenoir.

Ondertussen stapelen de achterstanden zich op, maar de crediteuren en debiteuren van de TU zijn de afgelopen twee jaar wel aan wat gewend geraakt. Niemand gooit een grote klant als de universiteit uit zijn bestand omdat hij te laat betaalt en als de TU zelf geen rekeningen verstuurt, zal de geadresseerde daar niet van wakker liggen.
Weggegooid

De technische problemen zijn op den duur allemaal te verhelpen. Het is geen fraaie vertoning, maar de TU zal niet zwaar zuchten onder die paar deurwaarders. Veel crucialer is de vraag of het project-management onderdeel ‘aanslaat’. Gebeurt dat niet, dan is het hele systeem weggegooid geld en had de TU net zo goed een (goedkoper) puur financieel systeem kunnen aanschaffen.

De project-management software moet allerlei management-informatie zichtbaar maken. Bijvoorbeeld hoe het nu eigenlijk zit met de derde geldstroom. De TU weet wel hoeveel geld er binnenkomt, maar niet hoeveel kosten ervoor gemaakt worden. Dat kan alleen als per project is vastgelegd hoeveel werk ervoor verricht is. Die administratie vindt nu óf niet óf handmatig plaats.

De vraag is of alle betrokkenen er op ieder moment baat bij hebben dat de (financiële) gang van zaken op de TU volkomen inzichtelijk is. Een ingewijde vermoedt bijvoorbeeld dat nu al dertig procent van de externe adviseurs op verkeerde posten geboekt wordt, om hun bestaan niet te veel te benadrukken, of omdat men simpelweg niet beter weet.

Creatieve interpretatie van de regels is echter een mindere bedreiging voor het systeem dan onwil. De bestuurders van de TU zullen hun ondergeschikten ervan moeten overtuigen dat het echt belangrijk is alles netjes te administreren. Dat geldt ook voor hoogleraren, die nu eenmaal niet de meest meegaande groep werknemers vormen. Zij zijn echter wel degenen die de projecten opstarten en dus het overzicht hebben over wat waar bijhoort. Als zij vinden dat het wel zo makkelijk is alles op de grote hoop te gooien (onder het project ‘overige’), schiet de TU weinig op. De behoefte van hoogleraren om zaken vast te leggen die ze nu in hun hoofd en agenda hebben, bepaalt uiteindelijk of Baan aan de TU een succes wordt of niet.
Het kassaproject

Het lijkt een detail, maar het is op zich al een hele operatie: in de aanloop naar Baan moeten alle kassa’s aan de TU, een stuk vijftig, vervangen worden. De kassa’s moeten immers gekoppeld worden aan de financiële administratie en het voorraadbeheer en het zou te veel werk zijn om voor ieder type kassa een eigen interface te bouwen.

De mate waarin de kassa’s gekoppeld worden aan Baan, verschilt. In de kantines zal het vooral gaan om de financiële informatie, omdat de voorraad soep en boterhammen niet hoeftte worden bijgehouden (maar colablikjes weer wel). Voor de diktatenverkopen geeft een goede logistieke administratie extra informatie over het verkooppatroon.

,,Dinsdag hebben we met het eerste exemplaar proefgedraaid in het aularestaurant en dat ging goed”, vertelt projectleider Erik van Dinten. ,,Deze kassa is overigens nog niet gekoppeld aan Baan, want die interface gaan we volgende week bouwen. Praten over hoe dat moet, kost veel meer tijd dan de werkelijke implementatie.”

De hoeveelheid informatie die de kassa’s aan het financiële en logistieke systeem doorgeven, is beperkt, maar er doken wel wat onverwachte problemen op. Van Dinten geeft een voorbeeld: ,,Een kassa kent betaalwijzen, het Baan-systeem niet. Toch wil je registreren of iemand cash of met pin betaald heeft, of misschien zelfs een deel van het bedrag gechipt en de rest contant betaald heeft. Dat soort dingen moet je oplossen.”