Clustering is voor de meeste TU-medewerkers voorlopig nog theorie. Bij Elektrotechniek en Dimes is nauwe samenwerking op enkele terreinen echter dagelijkse praktijk.
Delen
In een pilotproject worden bij deze beheerseenheden de diensten personeel en organisatie en de financiële administratie ondergebracht in een zogenaamde clusterdienst. Ook taken van het huidige Bureau van de universiteit komen hierin terecht.
1 Kapteijn: ,,De houding van de medewerkers in de kerngroep is mij ontzettend meegevallen”
De verantwoordelijkheid voor dit eerste clusterexperiment ligt bij de faculteitsdirecteur van Elektrotechniek, dr.ir. J. Kapteijn. ,,In mei van dit jaar werden wij geconfronteerd met veel vacatures bij personeel en organisatie. Daarnaast zouden er op iets langere termijn – door natuurlijk verloop – eveneens een aantal vacatures komen voor de financiële administratie. Voor de bemensing benaderde ik Marcel de Bruin, de projectleider van de modernisering ondersteunende diensten (MOD). Dat project had een pilot nodig om ervaringen met clustering op te doen. Vervolgens hebben wij ermee ingestemd daaraan mee te werken.”
Door de zomervakantie kon het project pas echt van start gaan in september. Er werd een kerngroep gevormd bestaande uit de verschillende hoofden van dienst. Ondertussen is de groep al vergevorderd met de afbakening van de verantwoordelijkheden.
Volgens Kapteijn loop je bij de clustering tegen verschillende dilemma’s aan. Bijvoorbeeld de bedrijfsarts. Moet ieder cluster een eigen arts hebben of kan deze meerdere clusters ‘verzorgen’? Kapteijn: ,,Daarnaast moet er een verdeelsleutel komen voor de financiering van de geclusterde diensten. Dimes is veel kleiner dan ET en daarom is het reëel dat zij ook minder betalen.”
Struikelblok
Het pilotproject kampt daarnaast met het probleem, dat het in veel opzichten nog een theoretische exercitie is. De clustering moet uitgevoerd worden alsof het Bureau van de universiteit al is opgeheven, terwijl het nog niet zo ver is. Kapteijn: ,,Om die reden staat nog niet vast, welke verantwoordelijkheden de clusters krijgen en welke de toekomstige staf van de universiteit.”
Een lastig struikelblok is bijvoorbeeld het vraagstuk van de boekhouding oftewel het financieel administratiesysteem (FAS). Mutaties en boekingen lopen nu altijd via het Bureau. Na de clustering moeten de clusters echter een groot gedeelte van deze financiële handelingen overnemen. Kapteijn: ,,Voorlopig is ons toegezegd dat wij toegang krijgen tot het FAS en zelf mutaties kunnen doen als de clusterdienst gaat draaien. Zonder deze handelingsbevoegdheid is het zinloos om als clusterbureau aan de slag te gaan.”
Eind 1996 moet het ideale concept voor een dienst personeel enorganisatie en een financiële administratie in ‘clusterstijl’ worden afgerond. Daarna worden de functies – voor 1 februari 1997 – ingevuld.
Kapteijn: ,,De houding van de medewerkers in de kerngroep is mij ontzettend meegevallen. Verschillende hoofden lopen de kans straks hun huidige baan kwijt te zijn. Toch werkt iedereen hard mee aan de vorming van dit cluster. Het loopt zelfs zo goed dat wij de achterstand, opgelopen door de zomervakantie, ondertussen praktisch hebben ingelopen.”
Een tegenvaller vindt hij dat zijn clusterproject ondertussen door ontwikkelingen aan de TU wordt ingehaald. Kapteijn: ,,De afgelopen maanden werd duidelijk dat ET en Dimes sneller dan verwacht onderdeel worden van een nog groter cluster. Hierdoor wordt ons pilotproject – ervaring opdoen met een clusterdienst – in feite achterhaald. Ik hoop dat daarover op tijd duidelijkheid komt. Mijn medewerkers vallen anders van de ene reorganisatie in de andere. Dat geeft veel onzekerheid en dat is niet prettig werken.”
Clustering is voor de meeste TU-medewerkers voorlopig nog theorie. Bij Elektrotechniek en Dimes is nauwe samenwerking op enkele terreinen echter dagelijkse praktijk. In een pilotproject worden bij deze beheerseenheden de diensten personeel en organisatie en de financiële administratie ondergebracht in een zogenaamde clusterdienst. Ook taken van het huidige Bureau van de universiteit komen hierin terecht.
1 Kapteijn: ,,De houding van de medewerkers in de kerngroep is mij ontzettend meegevallen”
De verantwoordelijkheid voor dit eerste clusterexperiment ligt bij de faculteitsdirecteur van Elektrotechniek, dr.ir. J. Kapteijn. ,,In mei van dit jaar werden wij geconfronteerd met veel vacatures bij personeel en organisatie. Daarnaast zouden er op iets langere termijn – door natuurlijk verloop – eveneens een aantal vacatures komen voor de financiële administratie. Voor de bemensing benaderde ik Marcel de Bruin, de projectleider van de modernisering ondersteunende diensten (MOD). Dat project had een pilot nodig om ervaringen met clustering op te doen. Vervolgens hebben wij ermee ingestemd daaraan mee te werken.”
Door de zomervakantie kon het project pas echt van start gaan in september. Er werd een kerngroep gevormd bestaande uit de verschillende hoofden van dienst. Ondertussen is de groep al vergevorderd met de afbakening van de verantwoordelijkheden.
Volgens Kapteijn loop je bij de clustering tegen verschillende dilemma’s aan. Bijvoorbeeld de bedrijfsarts. Moet ieder cluster een eigen arts hebben of kan deze meerdere clusters ‘verzorgen’? Kapteijn: ,,Daarnaast moet er een verdeelsleutel komen voor de financiering van de geclusterde diensten. Dimes is veel kleiner dan ET en daarom is het reëel dat zij ook minder betalen.”
Struikelblok
Het pilotproject kampt daarnaast met het probleem, dat het in veel opzichten nog een theoretische exercitie is. De clustering moet uitgevoerd worden alsof het Bureau van de universiteit al is opgeheven, terwijl het nog niet zo ver is. Kapteijn: ,,Om die reden staat nog niet vast, welke verantwoordelijkheden de clusters krijgen en welke de toekomstige staf van de universiteit.”
Een lastig struikelblok is bijvoorbeeld het vraagstuk van de boekhouding oftewel het financieel administratiesysteem (FAS). Mutaties en boekingen lopen nu altijd via het Bureau. Na de clustering moeten de clusters echter een groot gedeelte van deze financiële handelingen overnemen. Kapteijn: ,,Voorlopig is ons toegezegd dat wij toegang krijgen tot het FAS en zelf mutaties kunnen doen als de clusterdienst gaat draaien. Zonder deze handelingsbevoegdheid is het zinloos om als clusterbureau aan de slag te gaan.”
Eind 1996 moet het ideale concept voor een dienst personeel enorganisatie en een financiële administratie in ‘clusterstijl’ worden afgerond. Daarna worden de functies – voor 1 februari 1997 – ingevuld.
Kapteijn: ,,De houding van de medewerkers in de kerngroep is mij ontzettend meegevallen. Verschillende hoofden lopen de kans straks hun huidige baan kwijt te zijn. Toch werkt iedereen hard mee aan de vorming van dit cluster. Het loopt zelfs zo goed dat wij de achterstand, opgelopen door de zomervakantie, ondertussen praktisch hebben ingelopen.”
Een tegenvaller vindt hij dat zijn clusterproject ondertussen door ontwikkelingen aan de TU wordt ingehaald. Kapteijn: ,,De afgelopen maanden werd duidelijk dat ET en Dimes sneller dan verwacht onderdeel worden van een nog groter cluster. Hierdoor wordt ons pilotproject – ervaring opdoen met een clusterdienst – in feite achterhaald. Ik hoop dat daarover op tijd duidelijkheid komt. Mijn medewerkers vallen anders van de ene reorganisatie in de andere. Dat geeft veel onzekerheid en dat is niet prettig werken.”
Comments are closed.