Een paraplu uit voorzorg

Een goede manager is erop voorbereid.

,,Een project loopt nooit zoals vooraf is gepland”, zegt Gerard Bakker, projectmanager bij de bouw van de hogesnelheidslijn (HSL) tussen Brussel en Amsterdam. In plaats van lijdzaam toezien hoe een project de mist in gaat, kunnen projectmanagers zich wapenen tegen tegenslagen. Want die kun je volgens Bakker zien aankomen. Dat was de boodschap van een openbare les over risicomanagement, vorige week woensdag in het gebouw van technische aardwetenschappen. De les was georganiseerd door het Project Management Instituut (PMI), een vereniging van managers. Alhoewel de les behalve voor de eigen leden ook voor studenten bedoeld was, lieten deze het afweten, waardoor het publiek uitsluitend uit mannen in tweedelig grijs bestond.

,,Projectmanagers hebben dagelijks te maken met onzekerheden en het inschatten van de gevolgen ervan. Een goede projectmanager is een goede risicomanager”, stelt ir. Jaap Veenenbos van het PMI. ,,Als je weet dat er een regenbui aankomt, neem je een paraplu mee en datzelfde geldt voor projecten”, vindt projectmanager Bakker. ,,Als je vooraf weet wat de risico’s zijn, houd je er rekening mee.” Zo kan een innovatieve bouwmethode sneller of goedkoper zijn, maar als hiervoor grote risico’s nodig zijn, kan het verkeerd uitpakken. Bakker: ,,Als je beren op je pad denkt te vinden, kun je er ook omheen lopen, in plaats van het gevecht aan te gaan.”

Inventarisatie

Bakker adviseert zijn collega’s om vooraf alle risico’s te inventariseren die in de loop van het project kunnen voorkomen. Bij het HSL-project stelde Bakker hiervoor een team samen met acht deskundigen. Alhoewel doorspekt met ervaring, schatten de deskundigen de risico’s verschillend in. ,,De perceptie van risico’s was heel verschillend, soms op het laconieke af, zo van ‘dat hebben we al zo vaak gedaan’.” Daarnaast hadden sommige deskundigen last van ‘kokerdenken’. Om ze te dwingen buiten hun eigen technocratische omgeving te kijken, was een checklist een handig hulpmiddel.

Veel risico’s zaten verscholen in de ‘omgeving’ van het bouwwerk. Een verouderd bestemmingsplan, een archeologische vondst of de aanwezigheid van actiegroepen kunnen roet in het eten gooien. Bakker: ,,Denk maar aan de Brent Spar. Het was de druk van de publieke opinie die ervoor zorgde dat het olieplatform uiteindelijk niet in zee werd gedumpt.”

De inventarisatie van risico’s stelt projectmanagers in staat alternatieve oplossingen onderling te vergelijken. Bakker: ,,De afweging zelf blijft subjectief. In het geval van het HSL-project zijn de kosten sturend. Ofwel: ieder jaar te laat opleveren kostons achttien miljoen gulden.”

Massage

Bakker past de risico-inventarisatie momenteel toe op twee alternatieven voor de kruising van de HSL met de rijksweg A4. ,,De gemeente Alkemade wil graag dat de snelweg wordt verdiept om de geluidsoverlast te beperken. Dit kost weliswaar vier miljoen gulden extra, maar door zo’n besluit zal de vergunningverlening een stuk sneller verlopen.” Het uitzicht op een voorspoedig project weegt dan op tegen de meerkosten voor deze ‘bestuurlijke massage’.

De aanleg van de HSL is het eerste project waarin publieke en private partijen samenwerken. De overheid wil graag meer van dit soort projecten, wat nieuwe risico’s met zich meebrengt. ,,Aannemers krijgen dan niet meer betaald voor het bouwen van de tunnel, maar krijgen hun inkomsten uit tolheffing of uit een door de overheid betaalde vergoeding per gebruiker”, aldus Veenenbos. Hier zit volgens hem een risico voor de bouwer: de overheid kan met haar politiek invloed uitoefenen op het aantal gebruikers, en beïnvloedt daarmee het commercieel succes van de bouwer. Hoe dit risico voor private partijen opgevangen kan worden, is het onderwerp van twee afstudeerprojecten, die dit najaar bij prof.dr.ir. Hennes de Ridder van civiele techniek van start gaan.

Kabels die in de weg liggen, ontbrekende vergunningen en protesterende actiegroepen. Het zijn slechts voorbeelden van tegenslagen die de voortgang van bouwprojecten bedreigen. Een goede manager is erop voorbereid.

,,Een project loopt nooit zoals vooraf is gepland”, zegt Gerard Bakker, projectmanager bij de bouw van de hogesnelheidslijn (HSL) tussen Brussel en Amsterdam. In plaats van lijdzaam toezien hoe een project de mist in gaat, kunnen projectmanagers zich wapenen tegen tegenslagen. Want die kun je volgens Bakker zien aankomen. Dat was de boodschap van een openbare les over risicomanagement, vorige week woensdag in het gebouw van technische aardwetenschappen. De les was georganiseerd door het Project Management Instituut (PMI), een vereniging van managers. Alhoewel de les behalve voor de eigen leden ook voor studenten bedoeld was, lieten deze het afweten, waardoor het publiek uitsluitend uit mannen in tweedelig grijs bestond.

,,Projectmanagers hebben dagelijks te maken met onzekerheden en het inschatten van de gevolgen ervan. Een goede projectmanager is een goede risicomanager”, stelt ir. Jaap Veenenbos van het PMI. ,,Als je weet dat er een regenbui aankomt, neem je een paraplu mee en datzelfde geldt voor projecten”, vindt projectmanager Bakker. ,,Als je vooraf weet wat de risico’s zijn, houd je er rekening mee.” Zo kan een innovatieve bouwmethode sneller of goedkoper zijn, maar als hiervoor grote risico’s nodig zijn, kan het verkeerd uitpakken. Bakker: ,,Als je beren op je pad denkt te vinden, kun je er ook omheen lopen, in plaats van het gevecht aan te gaan.”

Inventarisatie

Bakker adviseert zijn collega’s om vooraf alle risico’s te inventariseren die in de loop van het project kunnen voorkomen. Bij het HSL-project stelde Bakker hiervoor een team samen met acht deskundigen. Alhoewel doorspekt met ervaring, schatten de deskundigen de risico’s verschillend in. ,,De perceptie van risico’s was heel verschillend, soms op het laconieke af, zo van ‘dat hebben we al zo vaak gedaan’.” Daarnaast hadden sommige deskundigen last van ‘kokerdenken’. Om ze te dwingen buiten hun eigen technocratische omgeving te kijken, was een checklist een handig hulpmiddel.

Veel risico’s zaten verscholen in de ‘omgeving’ van het bouwwerk. Een verouderd bestemmingsplan, een archeologische vondst of de aanwezigheid van actiegroepen kunnen roet in het eten gooien. Bakker: ,,Denk maar aan de Brent Spar. Het was de druk van de publieke opinie die ervoor zorgde dat het olieplatform uiteindelijk niet in zee werd gedumpt.”

De inventarisatie van risico’s stelt projectmanagers in staat alternatieve oplossingen onderling te vergelijken. Bakker: ,,De afweging zelf blijft subjectief. In het geval van het HSL-project zijn de kosten sturend. Ofwel: ieder jaar te laat opleveren kostons achttien miljoen gulden.”

Massage

Bakker past de risico-inventarisatie momenteel toe op twee alternatieven voor de kruising van de HSL met de rijksweg A4. ,,De gemeente Alkemade wil graag dat de snelweg wordt verdiept om de geluidsoverlast te beperken. Dit kost weliswaar vier miljoen gulden extra, maar door zo’n besluit zal de vergunningverlening een stuk sneller verlopen.” Het uitzicht op een voorspoedig project weegt dan op tegen de meerkosten voor deze ‘bestuurlijke massage’.

De aanleg van de HSL is het eerste project waarin publieke en private partijen samenwerken. De overheid wil graag meer van dit soort projecten, wat nieuwe risico’s met zich meebrengt. ,,Aannemers krijgen dan niet meer betaald voor het bouwen van de tunnel, maar krijgen hun inkomsten uit tolheffing of uit een door de overheid betaalde vergoeding per gebruiker”, aldus Veenenbos. Hier zit volgens hem een risico voor de bouwer: de overheid kan met haar politiek invloed uitoefenen op het aantal gebruikers, en beïnvloedt daarmee het commercieel succes van de bouwer. Hoe dit risico voor private partijen opgevangen kan worden, is het onderwerp van twee afstudeerprojecten, die dit najaar bij prof.dr.ir. Hennes de Ridder van civiele techniek van start gaan.