Deze TU’er werkt al 19 jaar vanuit huis

De coronamaatregelen hebben Nederland massaal laten kennismaken met thuiswerken. En dat gaat de één beter af dan de ander. Met haar negentien jaar ervaring met werken vanuit huis, is managementassistente Ilse Hoekstein-Philips (3mE) van het J.M. Burgerscentrum gerust een thuiswerkdeskundige te noemen. We spreken haar terwijl in haar keuken op de achtergrond de broodmachine aan het bakken is. “Dat doe ik vandaag tussendoor. Pauzes zijn net zo belangrijk als het werk dat je verricht.”

Negentien jaar geleden was thuiswerken niet gebruikelijk. Hoe kwam het dat je toen vanuit huis aan de slag ging?
“Ik werkte in eerste instantie fulltime op de campus. Toen ik in vier jaar tijd drie kinderen kreeg, kon ik in mijn ogen twee dingen doen: stoppen met werken om thuis te zijn voor de kinderen of doorwerken en de kinderen elke dag naar de opvang brengen. Die laatste optie zou betekenen dat mijn salaris bijna volledig naar de opvang zou gaan. Op een gegeven moment kwam ik op het idee om één dag in de week thuis te werken. Gelukkig mocht dat.”

Heb je veel moeten doen om dat voor elkaar te krijgen?
“Dat valt mee. Mijn toenmalige leidinggevende, professor Gijs Ooms, was al gauw akkoord. Omdat Ooms het een goed idee vond, ging ook de HR-afdeling overstag. We hebben afgesproken dat ik het een jaar zou proberen en als het niet werkte, ik weer fulltime naar de campus zou komen. Voor HR was ik een interessante testcase. Dat vind ik ook wel bijzonder aan de TU. Het is naar mijn idee een organisatie die oog heeft voor haar medewerkers en meedenkt over oplossingen.”

Wat houdt jouw werk in? Zijn het taken die zich bij uitstek lenen voor werken vanuit huis?
“Ik werk dus voor het J.M. Burgerscentrum, een samenwerkingsverband tussen meerdere Nederlandse universiteiten op het gebied van stromingsleer. Mijn werkzaamheden zijn heel divers. Eigenlijk doe ik alles wat overhead is. Zo coördineer ik het jaarverslag, help ik bij het organiseren van cursussen en het Burgers Symposium, werk ik de website bij, onderhoud de mailbox en ga zo maar door. Ik zorg ervoor dat ik de taken waarvoor ik mij 100 procent moet concentreren, zoals het samenstellen van het jaarverslag, bewaar voor mijn thuiswerkdag.” 

Veel mensen worstelen nu met de combinatie van kleine kinderen en thuis werken. Hoe deed jij dat toen ze jonger waren?
“Ik heb ze vanaf het begin af aan geleerd dat mama niet gestoord wil worden als ze werkt. Als je dat van kleins af aan meegeeft, gaat dat prima. ’s Middags haalde ik ze op van school en zat ik klaar met een kopje thee en een koekje om te praten over hun schooldag. Mijn moeder deed dat ook altijd. Ik vind het heel waardevol dat ik dat heb kunnen doen. Voor ouders die vanwege de coronamaatregelen nu onverwacht vanuit huis werken, is het natuurlijk een stuk lastiger dan voor mij. Hun kinderen zijn er immers niet aan gewend.”

Ging de combinatie van kleine kinderen en thuiswerken écht altijd goed?
“Nee, niet altijd. Toen ik op een middag aan het jaarverslag werkte, hoorde ik één van de jongens boven opeens hard huilen. De oudste, hij was toen vijf, kwam meteen naar mij toe om te vertellen dat hij zijn broertje wel zou troosten. Dat vond ik lief, totdat ik de jongste nóg harder hoorde huilen. Boven vond ik hem in zijn bedje helemaal ingesmeerd met Nivea-crème en talkpoeder. Mijn oudste jongen zei toen: ‘mama gebruikt ook altijd een zalfje als we pijn hebben’. Van dat jaarverslag is die middag natuurlijk niet veel meer terecht gekomen.”

Heb je thuis speciale aanpassingen gedaan?
“Niet echt. De eerste jaren werkte ik aan de keukentafel. Als het etenstijd was, ging de laptop dicht en aan de kant. Een paar jaar geleden zijn we verhuisd en hebben we de garage laten ombouwen tot kantoor. Inclusief bijvoorbeeld geluidswerende wanden van een speciaal soort vilt. Een gouden zet.”

Hebben jouw collega’s zich moeten aanpassen?
“Ik heb weinig directe collega’s en heb voornamelijk contact met mijn leidinggevende. Dat maakte het thuiswerken natuurlijk makkelijker. Overleggen deden we toen ook al via mail en telefoon.”

Is thuiswerken voor iedereen weggelegd? Hoe zorg je bijvoorbeeld dat je productief blijft thuis?
“Ik denk dat thuiswerken niet voor iedereen geschikt is, ongeacht de taken die je hebt. Voor productief thuiswerken heb je discipline nodig, moet je goed kunnen plannen en moet je tegelijk flexibel zijn. Als ik overdag niet een volledige werkdag maak doordat er iets tussendoor komt, haal ik het ’s avonds of in het weekend in. Je moet ook je rustmomenten pakken. Op kantoor klets je immers ook met collega’s bij de koffieautomaat of wandel je rond lunchtijd. Een goede balans behouden is het belangrijkst.”

Thuis is het makkelijk om ’s avonds toch nog even de laptop open te klappen om je mail te checken. Hoe behoud je een goede balans tussen werk en privé?
“Ja, dat is een lastige kwestie. Voor mij is de eerste helft van het academisch jaar doorgaans topdruk, waardoor ik dan best wat overuren maak. Wel probeer ik dan ook overdag ‘thuisdingen’ te doen, zo bak ik vandaag een brood tussen mijn werkzaamheden door.”

Door de coronacrisis werken jij en veel andere mensen fulltime vanuit huis. Hoe is jouw werk daardoor veranderd?
“Als ik op de TU werk, deel ik een kantoor met mijn leidinggevende professor GertJan van Heijst en voormalig leidinggevende professor Ooms. Ik mis vooral het kletsen over de kinderen, de tuin of Netflix-series. We bellen minstens één keer per week om bij te praten. Verder is het een kwestie van wederzijds vertrouwen, goed overleg en vooral goed contact houden over hoe het thuiswerken gaat.”

Ilse Hoeksteins thuiswerktips

• Zorg voor een goede werkomgeving. Met een klein Ikea-bureau en een gare bureaustoel is het moeilijk om echt productief te zijn. Sommige werkgevers hebben hier budget voor. Als jouw werkgever dat niet heeft, heeft die van jouw partner dat misschien wel. We hebben zelf vanuit eigen zak designmeubels aangeschaft voor op kantoor.
• Zorg voor een gezellige en mooie werkomgeving in plaats van een kil hok. En daarmee bedoel ik niet dat je het bureau moet bedelven met frutsels. Bij ons op kantoor hangen leuke schilderijen aan de muur waar ik graag naar kijk. Zo heb je een beetje afleiding, maar niet te veel.
• Beweeg voldoende om al dat zitten te compenseren. Ik doe bijvoorbeeld dagelijks 30 minuten gym om mijn lijf en spieren in goede conditie te houden
• Kom goed voor de dag. Trek mooie kleding aan en zorg ervoor dat je er verzorgd bij zit. Dat is goed voor je zelfvertrouwen. Rust is net zo belangrijk als het werken zelf. Maak een wandeling tijdens de lunch, vouw tussendoor de was op of pak een ander rustmoment. Kijk wat voor jou het beste werkt.