De toekomst van conferenties is hybride

“Ik ben ervan overtuigd geraakt dat we van de conventionele manier van congresbezoek af moeten. Iedereen vliegt er vanuit de hele wereld naar toe. Kunnen we ons dat permitteren in een tijd waarin van iedereen gevraagd wordt een steentje bij te dragen aan de CO₂-reductie?” Dat vraagt hoogleraar waterbouw prof.dr.ir. Wim Uijttewaal zich af nadat hij een onlineconferentie heeft georganiseerd voor vierhonderd deelnemers. Hij heeft zich voorgenomen om voorlopig niet meer naar congressen te gaan, maar in plaats daarvan ‘hybride’ congressen te ontwikkelen. Wat is dat nu weer?

Uijttewaal ziet het zo voor zich: een fysiek congres voor mensen van dichtbij, met digitaal materiaal en het opnemen van sessies voor mensen van ver weg. Zo kunnen zij er tegen een lager tarief en zonder reizen toch actief bij zijn. En als het congres de volgende keer op hun continent plaatsvindt, dan kunnen zij er wel fysiek bij zijn.

‘Gezien de omstandigheden is het me erg meegevallen’

“Hybride is het buzzword sinds corona”, zegt Maarten Sauter, manager van het TU Delft Event Solutions Department. “Vóór corona waren academische congressen fysieke gebeurens waarbij iedereen vanuit de hele wereld naar één locatie vloog. Sinds corona is dat helemaal doorgeschoten naar geannuleerd of volledig online. De verwachting is dat het ergens in het midden zal gaan uitkomen, net als met thuiswerken. Mensen hebben ervaren wat de mogelijkheden en de voordelen zijn, en de tekortkomingen.” 

Overmacht
In februari werkte Uijttewaal samen met collega’s van de TU Delft, Deltares en Rijkswaterstaat aan de voorbereiding voor de conferentie River Flow 2020 die in juli gehouden zou worden. Ze lazen papers, nodigden sprekers uit en bouwden aan een programma. In het nieuws ging het zo nu en dan over een nieuw coronavirus, maar erg zorgelijk leek dat niet.

Totdat premier Rutte op 15 maart de sluiting van alle horeca, musea, concertzalen en zo verder afkondigde. Uijttewaal herinnert het zich met een zucht: “Toen moesten we hals over kop op zoek naar een manier om het congres web-based te maken. Andere congressen kozen voor uitstel, eerst tot oktober en straks weer naar februari. Wij hebben ervoor gekozen om aan de datum vast te houden en het materiaal dan maar online te zetten. Dan is dat het dan. Overmacht. Achteraf gezien ben ik niet ontevreden. Gezien de omstandigheden is het me zelfs erg meegevallen.”  

‘Je komt niet elk jaar thuis met twintig nieuwe vrienden’

De oplossing die Uijttewaal en collega’s kozen was om alle bijdragen, voordrachten en powerpoint presentaties online beschikbaar te stellen. Er was geen tijdsindeling. Dat maakte de toegang flexibel, maar ook vrijblijvend. 

“Een online congres kan op verschillende vlakken voordeel opleveren”, stelt Sauter. “Je kunt een veel grotere doelgroep bereiken, zeker uit landen met lage en middeninkomens. Die mensen hebben niet de middelen om naar een congres te reizen, maar kunnen op deze manier wel deelnemen. Dat geldt ook voor promovendi. Het is bovendien goed voor het milieu.”

Weerstand
Wat vonden de deelnemers ervan? “Je ziet dat mensen weerstand hebben tegen een online congres”, merkte Uijttewaal. Ze denken dat het saai wordt, hebben geen zin in alweer een hele dag achter de computer en ze missen het uitstapje. “Dat snap ik wel, want je bent gewend om elkaar te zien. Je mist het informele stuk waar je mensen tegenkomt en vriendschappen sluit. Maar je moet het niet overdrijven. Het gebeurt soms, maar het is niet zo dat je elk jaar thuiskomt met twintig nieuwe vrienden.” 

‘Hoe ga je het netwerken toevoegen?’

Achteraf had Uijttewaal graag meer gemeenschappelijke evenementen met online interactie ingebouwd. Een voorbeeld daarvan waren de masterclasses via Zoom. Die waren gericht op studenten en promovendi en Uijttewaal vond ze een succes. “Jonge mensen gaan sowieso wat soepeler met dit soort middelen om”, vindt hij. “Als je het goed organiseert, mensen aan het woord laat en de tijd neemt voor goede interactie, dan zie je dat mensen zo’n virtuele masterclass heel positief ervaren en daarmee hun netwerk opbouwen. Sommige groepen spraken af om elkaar een half jaar later weer te ‘zien’. Dat is hartstikke leuk.”

Hybride
Zo ontstond het idee van een hybride congres: een live gebeuren met klein aantal deelnemers in combinatie met volledige online toegang op afstand. Het probleem is: het moet nog uitgevonden worden want vrijwel niemand heeft er ervaring mee. Daar kwam congresorganisator Sauter achter toen hij op zoek ging naar voorbeelden. “De uitdaging is: hoe stel je een programma samen dat zowel interessant is voor bezoekers die fysiek in de ruimte aanwezig zijn als voor de mensen die online deelnemen? Hoe ga je om met tijdzones? Hoe ga je het netwerken toevoegen, wat heel belangrijk is voor congressen?”

Ook is een hybride congres niet per se goedkoper, legt Sauter uit. De zaalhuur blijft gelijk, met minder bezoekers die verder uiteen zitten. Alleen de catering valt goedkoper uit. Daar staat tegenover dat er geld en tijd gaat naar het ontwikkelen van een online platform.

• Het Event Solutions Department zal volgend jaar een begin maken met twee hybride congressen: Coastal Dynamics en de European Control Conference (ECC).
• Omdat aan andere universiteiten dezelfde vragen leven, organiseren Sauter en collega’s in samenwerking met de universiteiten van Amsterdam, Wageningen, Leiden, en Tilburg in november een onlinecongres over online en hybride event management: de Digital University Day.
• Voor TU-medewerkers is het Event Solutions Department beschikbaar als vraagbaak over hybride congressen, en ook als organisatiebureau.