,,Bij ons kan bijna alles”, beweren Bonnie Groenewout en Corrie van der Drift. Zij zijn medewerkers van de afdeling reserveringen/congresbureau van het Aula-Congrescentrum (ACC) en organiseren de evenementen die er plaatsvinden.
br />
Op dit moment zijn ze volop bezig met de voorbereiding van het lustrum van de TU dat van 8 tot 15 november wordt gevierd. Veel evenementen vinden plaats in het ACC. Van der Drift: ,,Gedurende zo’n lustrumweek kunnen wij beter ons bed hier neerzetten. Wij zijn dan constant bezig. De activiteiten moeten goed op elkaar aansluiten. Op donderdagmiddag eindigt het wetenschappelijke congres, maar voor ’s avonds is er een groot feest gepland. De bands moeten hiervoor een soundcheck uitvoeren. Dat vereist zorgvuldige planning, want anders wordt een spreker op het congres de mond gesnoerd door een band die zijn geluidsinstallatie uitprobeert.”
Voor Groenewout en Van der Drift is het niet snel te gek. ,,De klant is koning. Alleen degene die een motorrijder door het gebouw wilde laten crossen, hebben wij geen toestemming gegeven”, vertelt Groenewout. Van der Drift vult aan: ,,Het is te gevaarlijk en bovendien kan door een dergelijke stunt het gebouw beschadigen. Daar trekken wij een lijn. Activiteiten die schade aan het gebouw toebrengen – daaronder vallen ook hameren en plakken – staan we niet toe.”
Maar de straat afzetten voor een klant die zijn producten met een kraanwagen naar binnen wil takelen, is geen probleem. Voor abseilen vanaf de bovenste verdieping geven de dames ook toestemming. En toen tijdens een intreerede (over de toegankelijkheid van gebouwen) bodybuilders gasten met rolstoelen omhoog en omlaag sjouwden, vonden zij dat een goed idee. Ook kleinere wensen worden zoveel mogelijk ingewilligd. Groenewout: ,,Een klant vond het gebak een centimeter te groot. Wij zorgden voor een kleinere maat gebak.”
Het organisatiewerk vereist accuratesse, een goed overzicht en kalm kunnen blijven ook al bellen er tien klanten tegelijk. Van der Drift: ,,En niet te vergeten: flexibel zijn. Vaak willen klanten op het laatste moment iets wijzigen. Dan bedenkt iemand kort tevoren dat er een strijkje bij het buffet moet. Dit lijkt een kleine wens, maar het betekent voor ons veel extra organisatie: we moeten snel ergens een strijkje vandaan halen, maar ook bedenken of de zaalindeling verandert. Een strijkje moet op een verhoging. Soms betekent dit dat wij de tafelschikking moeten aanpassen.”
Groenewout valt haar bij. ,,Klanten realiseren zich niet dat kleine veranderingen voor ons soms extra werk betekenen.”
De twee zeggen niet snel geërgerd of wanhopig te worden van een wijziging op het laatste moment. ,,Als iemand het vriendelijk vraagt, is het niet zo’n probleem om dat voor een klant te regelen.”
Het zijn vooral de medewerkers van de huishoudelijke en technische dienst die klem zitten bij dergelijke verzoeken. Van der Drift: ,,Als zij net een zaal helemaal hebben ingericht en de opstelling moet opeens worden veranderd, dan zijn ze niet blij. Bonnie en ik zitten dan tussen twee vuren:de klant aan de ene kant, en de medewerkers die net alles hebben geregeld aan de andere. Beide kanten moeten wij te vriend zien te houden.”
Maar ander werk zouden ze geen van beiden willen. ,,Het is afwisselend, dynamisch en je ontmoet veel verschillende mensen. De ene keer heb je met studenten te maken, een andere keer met wetenschappers of artiesten. Die verschillende contacten maken het werk interessant.”
,,Bij ons kan bijna alles”, beweren Bonnie Groenewout en Corrie van der Drift. Zij zijn medewerkers van de afdeling reserveringen/congresbureau van het Aula-Congrescentrum (ACC) en organiseren de evenementen die er plaatsvinden.
Op dit moment zijn ze volop bezig met de voorbereiding van het lustrum van de TU dat van 8 tot 15 november wordt gevierd. Veel evenementen vinden plaats in het ACC. Van der Drift: ,,Gedurende zo’n lustrumweek kunnen wij beter ons bed hier neerzetten. Wij zijn dan constant bezig. De activiteiten moeten goed op elkaar aansluiten. Op donderdagmiddag eindigt het wetenschappelijke congres, maar voor ’s avonds is er een groot feest gepland. De bands moeten hiervoor een soundcheck uitvoeren. Dat vereist zorgvuldige planning, want anders wordt een spreker op het congres de mond gesnoerd door een band die zijn geluidsinstallatie uitprobeert.”
Voor Groenewout en Van der Drift is het niet snel te gek. ,,De klant is koning. Alleen degene die een motorrijder door het gebouw wilde laten crossen, hebben wij geen toestemming gegeven”, vertelt Groenewout. Van der Drift vult aan: ,,Het is te gevaarlijk en bovendien kan door een dergelijke stunt het gebouw beschadigen. Daar trekken wij een lijn. Activiteiten die schade aan het gebouw toebrengen – daaronder vallen ook hameren en plakken – staan we niet toe.”
Maar de straat afzetten voor een klant die zijn producten met een kraanwagen naar binnen wil takelen, is geen probleem. Voor abseilen vanaf de bovenste verdieping geven de dames ook toestemming. En toen tijdens een intreerede (over de toegankelijkheid van gebouwen) bodybuilders gasten met rolstoelen omhoog en omlaag sjouwden, vonden zij dat een goed idee. Ook kleinere wensen worden zoveel mogelijk ingewilligd. Groenewout: ,,Een klant vond het gebak een centimeter te groot. Wij zorgden voor een kleinere maat gebak.”
Het organisatiewerk vereist accuratesse, een goed overzicht en kalm kunnen blijven ook al bellen er tien klanten tegelijk. Van der Drift: ,,En niet te vergeten: flexibel zijn. Vaak willen klanten op het laatste moment iets wijzigen. Dan bedenkt iemand kort tevoren dat er een strijkje bij het buffet moet. Dit lijkt een kleine wens, maar het betekent voor ons veel extra organisatie: we moeten snel ergens een strijkje vandaan halen, maar ook bedenken of de zaalindeling verandert. Een strijkje moet op een verhoging. Soms betekent dit dat wij de tafelschikking moeten aanpassen.”
Groenewout valt haar bij. ,,Klanten realiseren zich niet dat kleine veranderingen voor ons soms extra werk betekenen.”
De twee zeggen niet snel geërgerd of wanhopig te worden van een wijziging op het laatste moment. ,,Als iemand het vriendelijk vraagt, is het niet zo’n probleem om dat voor een klant te regelen.”
Het zijn vooral de medewerkers van de huishoudelijke en technische dienst die klem zitten bij dergelijke verzoeken. Van der Drift: ,,Als zij net een zaal helemaal hebben ingericht en de opstelling moet opeens worden veranderd, dan zijn ze niet blij. Bonnie en ik zitten dan tussen twee vuren:de klant aan de ene kant, en de medewerkers die net alles hebben geregeld aan de andere. Beide kanten moeten wij te vriend zien te houden.”
Maar ander werk zouden ze geen van beiden willen. ,,Het is afwisselend, dynamisch en je ontmoet veel verschillende mensen. De ene keer heb je met studenten te maken, een andere keer met wetenschappers of artiesten. Die verschillende contacten maken het werk interessant.”
Comments are closed.