Baansysteem startklaar

Het Baansysteem voor financiën, logistiek en projectadministratie moet voor 2000 ingevoerd zijn op de TU. Het huidige financiële systeem (FAS) en vele schaduwadministraties zijn niet millenniumproef en dienen vervangen te worden. Gezien de samenhang van het Baansysteem met andere systemen dient dit ruim voor het einde van het jaar te gebeuren.

Henk Lenoir, interim-directeur financieel beheer, is één van de mensen die dit moeten realiseren. Hij is druk aan het bellen om TU-medewerkers op cursussen te krijgen. Een lastige zaak, want veel mensen hebben allerlei vakantieafspraken gemaakt. ,,Bovendien hebben ze vaak twee taken. Hun gewone werkzaamheden lopen gewoon door en tegelijkertijd moeten ze zich bezighouden met de invoering van de nieuwe systemen. Het valt niet mee om dan tussendoor ook tijd vrij te maken voor een cursus. Het lukt ons dan ook niet om tussen 1 mei en 1 juli tweehonderd mensen op te leiden.%%

Lenoir heeft ruime ervaring met het invoeren van grote automatiseringssystemen bij banken en verzekeringsmaatschappijen. Is werken op de TU anders? Lenoir: ,,Bij een bedrijf wordt minder tijd besteed aan het maken van plannen. Zij beginnen veel eerder en gedeeltelijk improviserend wordt de taak volbracht. Bij de TU maken mensen een heel gedetailleerd plan. Dat is natuurlijk een goede leidraad, maar de daadwerkelijke uitvoering ervan geeft meer problemen. Soms lijkt het of mensen al hun energie steken in het plannen maken en dan weinig enthousiasme meer over hebben voor de uitvoering. Maar goed, wetenschappers zijn meer denkers dan doeners.”
Startklaar

Toch wanhoopt Lenoir nog niet over de invoering van het Baansysteem. Hij vindt dat het, gezien de randvoorwaarden, redelijk verloopt. ,,Het is een moeilijke opdracht. Normaal gesproken vergt de implementatie en het operationeel maken van dergelijke omvangrijke systemen anderhalf jaar. Wij hebben vanwege de millenniumproblematiek minder dan een jaar.%% Daarbij zijn de reorganisaties, zoals de clustering en de Modernisering Ondersteunende Diensten (MOD), een extra handicap. Een gouden regel is dat reorganisaties en het invoeren van nieuwe automatiseringssystemen nooit tegelijkertijd mogen gebeuren, maar altijd na elkaar. Ook deze extra hobbel moeten wij nemen. Het is dus een geforceerd project.’%

Inmiddels is het Baansysteem afgestemd op de TU-eisen en de startklaar voor implementatie. Hieraan vooraf gingen uitvoerige discussies en het ontwikkelen en testen van een ruim aantal cases.

Voor een soepel verloop van de implementatie zal voor de zomervakantie eerst een aantal TU-brede stappen gezet worden.De eerste stap houdt in dat de financiële administratie van de gehele TU in één keer wordt omgezet van FAS naar Baan Finance. De uitvoering van de administratie blijft dan nog centraal plaatsvinden. Daarna zal de logistieke administratie grotendeels, met name de administratie van de centrale magazijnen, worden omgezet van GEMS naar Baan.

Voor, tijdens en na de zomervakantie zal de verdere uitrol per faculteit, instituut en dienst plaatsvinden. Het verloop hiervan zal afhangen van het opleidingsniveau van de medewerkers. Daarnaast moeten de organisatorische voorwaarden gerealiseerd zijn voor het decentraal kunnen voeren van met name de financiële-, logistieke- en projectadministratie.

,,Dit scenario is uitvoerig besproken en biedt twee grote voordelen. Door op centraal niveau te starten kunnen wij daar de eventuele problemen oplossen met een beperkt team van deskundigen. Daarnaast wordt met deze aanpak recht gedaan aan de onderlinge verschillen bij de beheerseenheden. Diegenen die verder zijn, kunnen eerder overstappen op het Baansysteem en de anderen hebben meer tijd.%%

Met deze wijze van implementatie heeft Lenoir er vertrouwen in dat de invoering van de informatisering- en automatiseringsystemen op schema blijft. ,,Maar het zullen wel spannende maanden worden.%%

Het Baansysteem voor financiën, logistiek en projectadministratie moet voor 2000 ingevoerd zijn op de TU. Het huidige financiële systeem (FAS) en vele schaduwadministraties zijn niet millenniumproef en dienen vervangen te worden. Gezien de samenhang van het Baansysteem met andere systemen dient dit ruim voor het einde van het jaar te gebeuren.

Henk Lenoir, interim-directeur financieel beheer, is één van de mensen die dit moeten realiseren. Hij is druk aan het bellen om TU-medewerkers op cursussen te krijgen. Een lastige zaak, want veel mensen hebben allerlei vakantieafspraken gemaakt. ,,Bovendien hebben ze vaak twee taken. Hun gewone werkzaamheden lopen gewoon door en tegelijkertijd moeten ze zich bezighouden met de invoering van de nieuwe systemen. Het valt niet mee om dan tussendoor ook tijd vrij te maken voor een cursus. Het lukt ons dan ook niet om tussen 1 mei en 1 juli tweehonderd mensen op te leiden.%%

Lenoir heeft ruime ervaring met het invoeren van grote automatiseringssystemen bij banken en verzekeringsmaatschappijen. Is werken op de TU anders? Lenoir: ,,Bij een bedrijf wordt minder tijd besteed aan het maken van plannen. Zij beginnen veel eerder en gedeeltelijk improviserend wordt de taak volbracht. Bij de TU maken mensen een heel gedetailleerd plan. Dat is natuurlijk een goede leidraad, maar de daadwerkelijke uitvoering ervan geeft meer problemen. Soms lijkt het of mensen al hun energie steken in het plannen maken en dan weinig enthousiasme meer over hebben voor de uitvoering. Maar goed, wetenschappers zijn meer denkers dan doeners.”
Startklaar

Toch wanhoopt Lenoir nog niet over de invoering van het Baansysteem. Hij vindt dat het, gezien de randvoorwaarden, redelijk verloopt. ,,Het is een moeilijke opdracht. Normaal gesproken vergt de implementatie en het operationeel maken van dergelijke omvangrijke systemen anderhalf jaar. Wij hebben vanwege de millenniumproblematiek minder dan een jaar.%% Daarbij zijn de reorganisaties, zoals de clustering en de Modernisering Ondersteunende Diensten (MOD), een extra handicap. Een gouden regel is dat reorganisaties en het invoeren van nieuwe automatiseringssystemen nooit tegelijkertijd mogen gebeuren, maar altijd na elkaar. Ook deze extra hobbel moeten wij nemen. Het is dus een geforceerd project.’%

Inmiddels is het Baansysteem afgestemd op de TU-eisen en de startklaar voor implementatie. Hieraan vooraf gingen uitvoerige discussies en het ontwikkelen en testen van een ruim aantal cases.

Voor een soepel verloop van de implementatie zal voor de zomervakantie eerst een aantal TU-brede stappen gezet worden.De eerste stap houdt in dat de financiële administratie van de gehele TU in één keer wordt omgezet van FAS naar Baan Finance. De uitvoering van de administratie blijft dan nog centraal plaatsvinden. Daarna zal de logistieke administratie grotendeels, met name de administratie van de centrale magazijnen, worden omgezet van GEMS naar Baan.

Voor, tijdens en na de zomervakantie zal de verdere uitrol per faculteit, instituut en dienst plaatsvinden. Het verloop hiervan zal afhangen van het opleidingsniveau van de medewerkers. Daarnaast moeten de organisatorische voorwaarden gerealiseerd zijn voor het decentraal kunnen voeren van met name de financiële-, logistieke- en projectadministratie.

,,Dit scenario is uitvoerig besproken en biedt twee grote voordelen. Door op centraal niveau te starten kunnen wij daar de eventuele problemen oplossen met een beperkt team van deskundigen. Daarnaast wordt met deze aanpak recht gedaan aan de onderlinge verschillen bij de beheerseenheden. Diegenen die verder zijn, kunnen eerder overstappen op het Baansysteem en de anderen hebben meer tijd.%%

Met deze wijze van implementatie heeft Lenoir er vertrouwen in dat de invoering van de informatisering- en automatiseringsystemen op schema blijft. ,,Maar het zullen wel spannende maanden worden.%%