Sinds het begin van het nieuwe studiejaar is Baan Project ‘live’ op alle faculteiten. De grote inzet van vele medewerkers in de afgelopen maanden heeft zijn vruchten afgeworpen.
Delen
Niet iedereen is bekend met de term ‘live’ gaan. Jos Sluis wel. Als medewerker van CMG heeft hij al menige implementatie meegemaakt. Hij licht toe: ,,Live gaan betekent dat een systeem zo is ingeregeld dat het te gebruiken is zoals de TU het wil. De conversie van het oude naar het nieuwe systeem is voltooid evenals de opleidingen van de directe gebruikers.” Sluis is nu de programmamanager van het project Completing Baan op de TU. Om de implementatie overzichtelijk te houden worden alle gegevens van projecten uit de tweede en derde geldstroom ondergebracht in Baan Project terwijl de eerstegeldstroomprojecten in een later stadium volgen. Sluis benadrukt dat ‘live’ gaan niet inhoudt dat er niets meer hoeft te gebeuren. ,,Nu begint de periode van nazorg. Het systeem moet op verschillende plaatsen nog directer afgestemd worden op de wensen en eisen van de diverse faculteiten.”
De faculteiten Techniek, Bestuur en Management (TBM) en Informatietechnologie en Systemen (ITS) zijn twee van de laatste die ‘live’ zijn gegaan. De projectleiders Ernst Kleinpenning (ITS) en Etty van der Leij (TBM) geven onomwonden toe dat zij blij zijn dat zij niet de eersten waren. ,,Ontwerp, Constructie en Productie en Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek gingen begin dit jaar ‘live’. Zij voerden een handmatige conversie uit en de conclusie was dat dit toch erg veel werk met zich meebrengt. Daarna is besloten een automatische conversie mogelijk te maken en daar hebben wij als laatsten ‘baat’ bij gehad.”
Daarnaast had de implementatie van Baan Finance aangetoond dat het lastig is om een systeem tegelijkertijd in de breedte en diepte in te voeren. Kleinpenning: ,,Deze keer hebben wij bij ITS ervoor gekozen om voorlopig alleen in de breedte te implementeren. Alle projecten van de tweede en derde geldstroom staan in Baan Project maar niet iedereen kan er direct mee werken. Projectleiders geven bijvoorbeeld formulieren met bestellingen af aan een balie en die medewerkers voeren de gegevens in. In de toekomst, als wij meer in de diepte gaan, is het mogelijk dat de projectmedewerkers dit zelf gaan doen.”
Bij TBM is ook gekozen voor de breedte maar ze waren al een stap verder. Bestellingen werden bijvoorbeeld al via Baan Project besteld en dat is volgens Van der Leij een voordeel. ,,Het is een van de lastige onderdelen om goed in te voeren en dat is bij ons al afgerond. Op dit moment zijn wij aan het bekijken welke andere processen % zoals bijvoorbeeld de logistiek % ingevoerd kunnen worden.”
Urenregistratie
Sluis voegt eraan toe dat de onderlinge uitwisseling van kennis over Baan Project tussen beheerseenheden goed verliep. ,,Iederefaculteit had een CMG-consultant. Het contact met de TU-medewerkers was erg goed en ze klopten regelmatig met hun vragen bij ons aan. De consultants hadden weer regelmatig overleg met elkaar en daardoor bleef een vraag niet op een faculteit hangen, maar kon ook op andere plaatsen binnen de TU naar een oplossing worden gezocht.”
Van der Leij en Kleinpenning onderstrepen het belang van een breed draagvlak in de organisatie bij een ingrijpende implementatie zoals Baan Project. Kleinpenning: ,,Een dergelijke overstap kan alleen goed gaan als je de medewerkers mee hebt. Dat betekent dat je weerstanden moet overwinnen maar ook moet accepteren dat soms iets niet kan zoals implementeren in zowel de diepte als de breedte.” Van der Leij: ,,Er voor te zorgen dat een conversie echt gedragen wordt door de hele organisatie vergt veel voorbereiding. Daarom was de voorbereidende fase heel intensief en je moet daar mede om die redenen veel tijd aan besteden.”
Een lastig punt in Baan Project was de urenregistratie. Volgens Sluis is daarom voor een gefaseerde aanpak gekozen en gaat niet iedereen direct zelf uren schrijven. ,,Overigens was de urenregistratie bij een deel van de tweede- en derdegeldstroomprojecten al heel gebruikelijk en voor die medewerkers is de overgang minder groot. De klachten over gebruiksvriendelijkheid zijn echter serieus genomen en er wordt aan gewerkt om de registratie makkelijker te maken.”
Niet iedereen is bekend met de term ‘live’ gaan. Jos Sluis wel. Als medewerker van CMG heeft hij al menige implementatie meegemaakt. Hij licht toe: ,,Live gaan betekent dat een systeem zo is ingeregeld dat het te gebruiken is zoals de TU het wil. De conversie van het oude naar het nieuwe systeem is voltooid evenals de opleidingen van de directe gebruikers.” Sluis is nu de programmamanager van het project Completing Baan op de TU. Om de implementatie overzichtelijk te houden worden alle gegevens van projecten uit de tweede en derde geldstroom ondergebracht in Baan Project terwijl de eerstegeldstroomprojecten in een later stadium volgen. Sluis benadrukt dat ‘live’ gaan niet inhoudt dat er niets meer hoeft te gebeuren. ,,Nu begint de periode van nazorg. Het systeem moet op verschillende plaatsen nog directer afgestemd worden op de wensen en eisen van de diverse faculteiten.”
De faculteiten Techniek, Bestuur en Management (TBM) en Informatietechnologie en Systemen (ITS) zijn twee van de laatste die ‘live’ zijn gegaan. De projectleiders Ernst Kleinpenning (ITS) en Etty van der Leij (TBM) geven onomwonden toe dat zij blij zijn dat zij niet de eersten waren. ,,Ontwerp, Constructie en Productie en Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek gingen begin dit jaar ‘live’. Zij voerden een handmatige conversie uit en de conclusie was dat dit toch erg veel werk met zich meebrengt. Daarna is besloten een automatische conversie mogelijk te maken en daar hebben wij als laatsten ‘baat’ bij gehad.”
Daarnaast had de implementatie van Baan Finance aangetoond dat het lastig is om een systeem tegelijkertijd in de breedte en diepte in te voeren. Kleinpenning: ,,Deze keer hebben wij bij ITS ervoor gekozen om voorlopig alleen in de breedte te implementeren. Alle projecten van de tweede en derde geldstroom staan in Baan Project maar niet iedereen kan er direct mee werken. Projectleiders geven bijvoorbeeld formulieren met bestellingen af aan een balie en die medewerkers voeren de gegevens in. In de toekomst, als wij meer in de diepte gaan, is het mogelijk dat de projectmedewerkers dit zelf gaan doen.”
Bij TBM is ook gekozen voor de breedte maar ze waren al een stap verder. Bestellingen werden bijvoorbeeld al via Baan Project besteld en dat is volgens Van der Leij een voordeel. ,,Het is een van de lastige onderdelen om goed in te voeren en dat is bij ons al afgerond. Op dit moment zijn wij aan het bekijken welke andere processen % zoals bijvoorbeeld de logistiek % ingevoerd kunnen worden.”
Urenregistratie
Sluis voegt eraan toe dat de onderlinge uitwisseling van kennis over Baan Project tussen beheerseenheden goed verliep. ,,Iederefaculteit had een CMG-consultant. Het contact met de TU-medewerkers was erg goed en ze klopten regelmatig met hun vragen bij ons aan. De consultants hadden weer regelmatig overleg met elkaar en daardoor bleef een vraag niet op een faculteit hangen, maar kon ook op andere plaatsen binnen de TU naar een oplossing worden gezocht.”
Van der Leij en Kleinpenning onderstrepen het belang van een breed draagvlak in de organisatie bij een ingrijpende implementatie zoals Baan Project. Kleinpenning: ,,Een dergelijke overstap kan alleen goed gaan als je de medewerkers mee hebt. Dat betekent dat je weerstanden moet overwinnen maar ook moet accepteren dat soms iets niet kan zoals implementeren in zowel de diepte als de breedte.” Van der Leij: ,,Er voor te zorgen dat een conversie echt gedragen wordt door de hele organisatie vergt veel voorbereiding. Daarom was de voorbereidende fase heel intensief en je moet daar mede om die redenen veel tijd aan besteden.”
Een lastig punt in Baan Project was de urenregistratie. Volgens Sluis is daarom voor een gefaseerde aanpak gekozen en gaat niet iedereen direct zelf uren schrijven. ,,Overigens was de urenregistratie bij een deel van de tweede- en derdegeldstroomprojecten al heel gebruikelijk en voor die medewerkers is de overgang minder groot. De klachten over gebruiksvriendelijkheid zijn echter serieus genomen en er wordt aan gewerkt om de registratie makkelijker te maken.”
Comments are closed.