Besturen in coronatijd: leerzaam, maar ook saai

Een ‘uitdaging’, ‘saai’ en ‘teleurstellend’ zijn woorden die voorbij komen als de bestuursleden van studentenreisvereniging AEGEE-Delft, studentenvoetbalvereniging Ariston ’80 en gezelligheidsvereniging Sint Jansbrug hun bestuursjaar in één woord moeten omschrijven. En dat hadden ze niet verwacht. Toen de besturen werden gevormd, rond februari en maart 2020, leek Nederland niet zo’n last te krijgen van covid-19. Inmiddels zitten de verenigingen midden in de tweede grootschalige lockdown. “Normaal bestaat een groot deel van je zaterdagen uit wedstrijden en trainingen. Dat is nu weggevallen. Best triest voor iemand met mijn functie”, grapt wedstrijdsecretaris Bouwe van der Poel van Ariston ‘80. Toch is het niet alleen maar kommer en kwel, vertellen de bestuursleden. Ze menen stuk voor stuk dat dit jaar leerzamer is dan ooit. En: Nederland lijkt mondjesmaat weer van het slot te gaan.

Digitale bestuurskamer
Bouwe is samen met voorzitter Nwankwo Hogervorst en secretaris Vlei Blommers aangeschoven voor een digitaal interview. Ook Sophie Wentink, commissaris extern bij Sint Jansbrug en Rosa Kuijt, commissaris externe zaken van AEGEE-Delft stonden Delta digitaal te woord. Want in plaats van biertjes tappen op de sociëteit, praatjes maken met leden tijdens fysieke activiteiten of vergaderen in een Europese zusterstad, zijn het digitale meetings die de klok slaan. “Je zit vooral achter je computer met mensen te praten”, zegt Sophie Wentink. Zij logt elke ochtend om 10 uur in op Discord, waar zij en haar bestuursgenoten een digitale bestuurskamer hebben gemaakt. “Best gezellig. En zo creëer je ook nog eens het ‘bestuurskamergevoel’ dat je normaal in het pand had gehad.”

_{Het bestuur van AEGEE-Delft. Vlnr: Rosa Kuijt, Tom Rijnsburger, Jasmin Pragt, Chelsey Visser, Maarten van Tartwijk. (Foto: AEGEE-Delft)} 

Razendsnel schakelen
Tot zover het voorspelbare gedeelte van besturen tijdens een pandemie. Want met alle verscherpingen en versoepelingen van het kabinet, is bijna geen maand hetzelfde. Eerst mochten wedstrijden wel en toen weer niet. Trainingen onder de 27 jaar mochten eerst niet en sinds half maart weer wel. Bouwe: “Elke keer is het weer een verrassing wat er voor de deur staat.” En dat vergt behoorlijk wat creativiteit, flexibiliteit en schakelvermogen. “Voor dit jaar bestaat geen draaiboek”, zegt Sophie van Jansbrug.

‘Er is niets om op terug te grijpen, geen oud-bestuurslid om te vragen hoe zij dat hebben gedaan’

Nwankwo en Vlei van Ariston ’80 vinden dit jaar daardoor extra leerzaam. Vlei: “Na elke persconferentie moet je je razendsnel aanpassen. Als bestuur ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van je leden dus de centrale vraag is elke keer: hoe gaan we dit zo goed mogelijk doen? Er is niets om op terug te grijpen, geen oud-bestuurslid om te vragen hoe zij dat hebben gedaan.” Nu het bestuur van Ariston’80 minder tijd kwijt is aan wedstrijden, houden ze tijd over voor andere zaken. Voor toekomstplannen schrijven bijvoorbeeld. “Dit is echt een bezinningsjaar”, zegt Nwankwo. “Andere besturen moesten op volle kracht draaien rondom de sportactiviteiten. Wij hebben tijd om plannen voor de lange termijn uit te denken. Zoals wat we de komende jaren willen veranderen aan ledenwerving en wanneer we leden laten uitstromen.”

Leden betrekken bij de vereniging
De grootste uitdaging vinden de bestuursleden hoe ze hun leden actief en betrokken houden. Aan de activiteiten ligt het niet. De verenigingscommissies organiseren genoeg online activiteiten: van vossenjachten tot after-tentamenweek-borrels waarvoor leden borrelpakketten krijgen thuis gestuurd. Ook aan digitale platforms is geen gebrek. Leden kunnen elkaar ontmoeten op verenigingsapps, speciale Discord-kanalen of op Minecraft. Rosa (AEGEE-Delft): “In het begin ging dat heel goed en bezochten veel leden onze online activiteiten, maar dat begon later in het jaar terug te lopen.” Nu probeert ze leden op andere manieren te motiveren. “Door een persoonlijke appje te sturen hoe het met ze gaat en of ze zin hebben om met een activiteit mee te doen bijvoorbeeld.” Ook bij het werven van bestuursleden voor volgend jaar hebben Rosa en haar bestuursgenoten voor die persoonlijke aanpak gekozen. “We zijn zelf brieven gaan afleveren. Dat werkte goed, achteraf hoorden we dat leden dat heel leuk vonden.” Ariston heeft dit jaar een integratiecommissie opgericht, al stond dat al op de planning. “Om het contact tussen teams onderling te bevorderen”, legt Nwankwo uit. “Dat is digitaal een stuk lastiger. Normaal komen mensen bij elkaar met een biertje erbij. Nu stop je ze in een break-out room en vraag je ze om met elkaar te praten.”

_{Een coronaproof bestuursfoto van Ariston ’80. Vlnr: Julian Visser, Karlijn van Beekum, Vlei Blommers, Nwankwo Hogervorst, Toke Camps, Bouwe van der Poel, Jan Eggink. (Foto: Ariston ’80)} 

Sinds half maart mogen Ariston-leden – die onder de 27 jaar althans – weer naar voetbaltraining. Het is fijn om elkaar weer eens live te zien, zegt Vlei. “Onze leden blij zien rondrennen op het veld is stukken leuker dan ze keer op keer online aan elkaar koppelen.”

Hoop op meer
Bij een bestuursjaar komen vaak ook persoonlijke leerdoelen kijken. Die staan nog steeds fier overeind, zeggen de besturen. Bouwe en Sophie willen werken aan hun communicatieve vaardigheden en Vlei wil leren de leiding te pakken bij commissies. Twee vaardigheden die je ook prima online kunt opdoen. “En ik wilde leren werken in een hecht team. Dat doe ik nog steeds elke dag”, aldus Sophie.

Stukje bij beetje lijkt Nederland weer open te gaan. En dat geeft hoop. Rosa: “Misschien is het wensdenken, maar eind dit jaar hebben we een galafeest gepland. Als dat fysiek – zelfs als het feest piepklein, buiten en op afstand is – door kan gaan is mijn bestuursjaar geslaagd.”  

_{Sint Jansbruggers zijn aan de slag gegaan in Minecraft. (Foto: Sint Jansbrug)}