Digitalisering, versobering en minder externen – zo willen Universiteitsdienst en CvB bezuinigen

In totaal bezuinigt de Universiteitsdienst (UD) ruim 35 miljoen euro, terwijl het college van bestuur (CvB) meer dan 4 miljoen euro aan operationele en vooral strategische middelen schrapt. Voor een groot deel zijn die bezuinigingen al in 2025 doorgevoerd, voor een ander deel zijn de plannen richtinggevend en nog niet definitief. De hoofdlijnen zijn wel duidelijk: minder externe inhuur, meer digitalisering en een versobering van de dienstverlening.

Minder externen en strikter personeelsbeleid

Een belangrijk onderdeel van het plan is de vermindering van externe inhuur van mensen. Die staat al sinds dit jaar op de rem, en uiteindelijk wil de UD hiermee jaarlijks 22 miljoen euro besparen.

Daarnaast voert de dienst een bewust vacaturebeleid, waarbij functies alleen worden ingevuld als dat strikt noodzakelijk is. Ook wordt het aantal uren voor studentassistenten verminderd en worden hun weekendvergoedingen mogelijk verlaagd. De UD benadrukt dat de kwaliteit van het primaire proces – onderwijs en onderzoek – behouden moet blijven. Andere maatregelen moeten ervoor zorgen dat de werkdruk binnen de perken blijft.

Digitalisering en kunstmatige intelligentie

Zo heeft de UD haar hoop gevestigd op digitalisering van systemen en processen en de toepassing van kunstmatige intelligentie (AI). In de plannen staan allerlei voorbeelden. Sommige zijn al gestart, andere nog niet. Het gaat dan bijvoorbeeld om het centraliseren van hardware-inkoop, het verminderen van softwarelicenties, de invoering van een nieuw financieel systeem, en een meerjarig programma voor digitalisering van Human Resources (HR)-processen. AI zou vertaaldiensten en administratieve processen in het onderwijs kunnen ondersteunen.

De betrokken directies erkennen in hun plannen dat dit soort initiatieven vooraf investeringen vragen, maar denken dat die zichzelf op termijn kunnen terugverdienen.

Soberdere en uniformere dienstverlening

Ook de dienstverlening gaat op de schop. De UD wil werkwijzes ‘normeren, uniformeren en versoberen’ en zo efficiënter werken. In de plannen staan maatregelen zoals beperken van maatwerkrapportages, soberder organiseren van evenementen, digitaliseren van publicaties, het verminderen van het aantal koffiemachines en lagere dienstverleningsniveaus voor schoonmaak, beveiliging en catering.

Daarnaast werkt de UD aan een zogeheten Enterprise Service Management-systeem: één digitaal loket waar medewerkers en studenten terechtkunnen voor vragen over ICT, HR en huisvesting. Volgens het plan ‘leidt het verminderen en samenvoegen van loketten voor de eindgebruiker tot een gesynchroniseerde interface en het verminderen van kosten’. Voor dit plan zijn nog geen bedragen of tijdspaden genoemd; de verdere uitwerking volgt later.

Afstoten vastgoed

Ook huisvesting moet een bijdrage leveren aan de bezuinigingen. De UD wil ‘de bezetting en benutting van gebouwen optimaliseren’ en ‘versneld boventallig vastgoed afstoten’.

Navraag leert dat het CvB momenteel voor één gebouw een verkoopopdracht heeft gegeven: het voormalige Kluyverlab, waar de laatste jaren het RoboHouse zat en dat in het verleden al meerdere keren op de nominatie voor verkoop heeft gestaan. Voor andere gebouwen zijn er vooralsnog geen besluiten genomen, schrijft een TU-woordvoerder.

Daarnaast komen er maatregelen zoals verlagen van de binnentemperatuur, verlengen van de levensduur van meubilair en beperken van openingstijden.

Bezuinigingen bij het college van bestuur

Het college van bestuur voert een eigen bezuiniging door. Op operationeel niveau gaat het om een reductie van 275 duizend euro, via een lagere jaarlijkse bijdrage aan Universiteiten van Nederland (UNL), een ombuiging van 10 procent op organisatiekosten, en het tijdelijk stopzetten van het hooglerarendiner.

Daarnaast bespaart het CvB op de strategische middelen. Deze reductie raakt de Delft Research Initiatives (DRI’s), de TU Delft Institutes, 4TU, Leiden-Delft-Erasmus (LDE), het Convergentie-programma met Rotterdam en programma’s als het AI Initiative en Climate Action. Als alle plannen doorgaan, bezuinigt het CvB 4 miljoen euro op de strategische middelen, wat neerkomt op 13,3 procent. Zo wil het geld vrijspelen voor nieuwe strategische keuzes.

Bestuursbureau buigt 6 procent om

Waar het CvB dus op een hogere besparing komt dan 10 procent, blijft het Bestuursbureau daaronder. Deze directie, die het CvB ondersteunt, komt op 6 procent. Het gaat om een bezuiniging ongeveer 250 duizend euro, die al in 2025 is doorgevoerd.

Daarmee is volgens een woordvoerder ‘een limiet bereikt – meer ombuigen is niet verantwoord gebleken’. Hij laat weten dat de directeuren binnen de UD daarmee akkoord zijn. “Het Bestuursbureau is een kleine directie en het kleine bedrag dat niet wordt omgebogen binnen het Bestuursbureau, wordt binnen de UD opgevangen. De totale ombuiging blijft 10 procent.”

Uitvoering loopt door tot 2028

De plannen van de UD en het CvB bevatten zowel concrete als richtinggevende maatregelen. De reductie van externe inhuur en de bezuinigingen op strategische middelen zijn cijfermatig uitgewerkt. Plannen voor digitalisering, dienstverlening en huisvesting moeten de komende jaren verder worden uitgewerkt. De uitvoering loopt door tot 2028, wanneer de TU Delft moet uitkomen op een sluitende begroting.