Veel praten resulteert in gezamenlijke inkoop

00 euro) realiseren.

Voorzitter van het college van bestuur G.J. van Luijk tekende het eerste GIS-contract met de leveranciers Ahrend (kantoorartikelen) en Modo van Gelder (kantoorpapier). Hij vertelde de genodigden van de feestelijke bijeenkomst tevreden te zijn over deze eerste mijlpalen op het gebied van de gezamenlijke inkoop. Van Luijk bestempelde de voorgaande situatie, waarin de beheerseenheden zelfstandig inkochten, als inefficiënt. Met een gezamenlijk optreden kun je expertise bundelen en scherpere prijzen verkrijgen vond de collegevoorzitter.

Jan Zuidervaart, directeur van de Facilitaire Dienst had zijn rekensommen al klaar om de besparing van deze eerste gezamenlijk inkopen te onderstrepen. Op vier gebieden % kantoorartikelen, kopieerpapier, copiers en disposables % zijn er nu TU-brede contracten afgesloten en in totaal leverde dat een besparing op van 27 procent oftewel 823.500 euro. Zuidervaart benadrukte dat deze contracten slechts het begin zijn. Om dat te symboliseren kregen alle aanwezigen geen hele maar een halve fles wijn uitgereikt. Zuidervaart: ,,Een goed begin is het halve werk. Uiteindelijk is ons doel het hele werk en wel een gezamenlijke inkoop over de hele linie.”

Communicatie

Degenen die de afgelopen maanden hard gewerkt hebben aan het realiseren van de eerste GIS-contracten zijn projectleider Pim Buiskool, zijn opvolger Ruud van Schie, senior inkoper Corinne Hulsbergen en Ton Zoet van Multi Media Service en de vele vertegenwoordigers van de beheerseenheden (BHE’s). Het grootste deel van het werk van de ‘Gissers’ % ruim 50 procent – bestond uit communicatie. Buiskool: ,,Wij wilden niet dat faculteiten en medewerkers het gevoel kregen dat de gemeenschappelijke inkoop van boven af werd opgelegd. Het college van bestuur was natuurlijk wel een groot voorstander van GIS maar wij wilden dat de verantwoordelijken op de faculteiten zelf ook de voordelen ervan beseften. Dat betekende veel praten met betrokkenen en toelichting geven over GIS.”

Wie de financiële voordelen bekijkt, vraagt zich af waarom een medewerker of een beheerseenheid een tegenstander van GIS zou kunnen zijn. Zoet: ,,Daarbij spelen meerdere zaken een rol. Veel medewerkers hebben op facultair niveau goede prijsafspraken gemaakt met leveranciers en werken daar jarenlang mee samen. Ze vinden het moeilijk die contacten te verbreken en een deel van hun zelfstandigheid om te beslissen op te geven.”

Toch is het gelukt om bijna iedereen over de streep te krijgen. De kortingen, verkregen dankzij de macht van het getal, waren volgens Van Schie doorslaggevend. ,,TU-breed kun je door de grotere omvang altijd betere kortingen verkrijgen dan een individuele beheerseenheid. Het papier is een goed voorbeeld. Afgelopen juni is er een prijsverhoging van zes procent doorgevoerd. Wij hebben kunnen bedingen dat deze dit jaar niet doorberekend wordt voor de TU Delft. Die zes procent hebben wij dus al binnengehaald.”

Een ander argument dat de faculteiten over de streep haalde was de methode van het mantelcontract. Buiskool: ,,Hierdoor houden de BHE’s hun vrijheid in keuze van de te bestellen materialen. Bij het GIS-contract worden algemene afspraken gemaakt over prijzen en leveringscondities maar daarbinnen zijn een aantal variaties afgesproken. De BHE’s kunnen zelf hieruit hun keuze maken.”

Op 1 september gaat de implementatie van het GIS van start. Van Schie: ,,Ieder jaar zal er een toetsmoment komen. Hierbij bekijken we de contracten en de wensen van de beheerseenheden die via de gebruikergroepen bij ons terecht komen.”

En hoe komen de betrokkenen aan de andere halve fles wijn? Oftewel wanneer gaat GIS 2 van start? Zoet: ,,De ideeën zijn er en we hopen binnenkort met de uitwerking daarvan te beginnen.”

.rub Halve fles wijn voor eerste mijlpaal

Vorige week is het eerste GIS-contract (Gemeenschappelijke Inkoop Service) getekend. Door de gezamenlijke inkoop van kantoorartikelen, kopieerpapier, copiers en disposables kan de TU Delft jaarlijks een besparing van 27 procent (823.500 euro) realiseren.

Voorzitter van het college van bestuur G.J. van Luijk tekende het eerste GIS-contract met de leveranciers Ahrend (kantoorartikelen) en Modo van Gelder (kantoorpapier). Hij vertelde de genodigden van de feestelijke bijeenkomst tevreden te zijn over deze eerste mijlpalen op het gebied van de gezamenlijke inkoop. Van Luijk bestempelde de voorgaande situatie, waarin de beheerseenheden zelfstandig inkochten, als inefficiënt. Met een gezamenlijk optreden kun je expertise bundelen en scherpere prijzen verkrijgen vond de collegevoorzitter.

Jan Zuidervaart, directeur van de Facilitaire Dienst had zijn rekensommen al klaar om de besparing van deze eerste gezamenlijk inkopen te onderstrepen. Op vier gebieden % kantoorartikelen, kopieerpapier, copiers en disposables % zijn er nu TU-brede contracten afgesloten en in totaal leverde dat een besparing op van 27 procent oftewel 823.500 euro. Zuidervaart benadrukte dat deze contracten slechts het begin zijn. Om dat te symboliseren kregen alle aanwezigen geen hele maar een halve fles wijn uitgereikt. Zuidervaart: ,,Een goed begin is het halve werk. Uiteindelijk is ons doel het hele werk en wel een gezamenlijke inkoop over de hele linie.”

Communicatie

Degenen die de afgelopen maanden hard gewerkt hebben aan het realiseren van de eerste GIS-contracten zijn projectleider Pim Buiskool, zijn opvolger Ruud van Schie, senior inkoper Corinne Hulsbergen en Ton Zoet van Multi Media Service en de vele vertegenwoordigers van de beheerseenheden (BHE’s). Het grootste deel van het werk van de ‘Gissers’ % ruim 50 procent – bestond uit communicatie. Buiskool: ,,Wij wilden niet dat faculteiten en medewerkers het gevoel kregen dat de gemeenschappelijke inkoop van boven af werd opgelegd. Het college van bestuur was natuurlijk wel een groot voorstander van GIS maar wij wilden dat de verantwoordelijken op de faculteiten zelf ook de voordelen ervan beseften. Dat betekende veel praten met betrokkenen en toelichting geven over GIS.”

Wie de financiële voordelen bekijkt, vraagt zich af waarom een medewerker of een beheerseenheid een tegenstander van GIS zou kunnen zijn. Zoet: ,,Daarbij spelen meerdere zaken een rol. Veel medewerkers hebben op facultair niveau goede prijsafspraken gemaakt met leveranciers en werken daar jarenlang mee samen. Ze vinden het moeilijk die contacten te verbreken en een deel van hun zelfstandigheid om te beslissen op te geven.”

Toch is het gelukt om bijna iedereen over de streep te krijgen. De kortingen, verkregen dankzij de macht van het getal, waren volgens Van Schie doorslaggevend. ,,TU-breed kun je door de grotere omvang altijd betere kortingen verkrijgen dan een individuele beheerseenheid. Het papier is een goed voorbeeld. Afgelopen juni is er een prijsverhoging van zes procent doorgevoerd. Wij hebben kunnen bedingen dat deze dit jaar niet doorberekend wordt voor de TU Delft. Die zes procent hebben wij dus al binnengehaald.”

Een ander argument dat de faculteiten over de streep haalde was de methode van het mantelcontract. Buiskool: ,,Hierdoor houden de BHE’s hun vrijheid in keuze van de te bestellen materialen. Bij het GIS-contract worden algemene afspraken gemaakt over prijzen en leveringscondities maar daarbinnen zijn een aantal variaties afgesproken. De BHE’s kunnen zelf hieruit hun keuze maken.”

Op 1 september gaat de implementatie van het GIS van start. Van Schie: ,,Ieder jaar zal er een toetsmoment komen. Hierbij bekijken we de contracten en de wensen van de beheerseenheden die via de gebruikergroepen bij ons terecht komen.”

En hoe komen de betrokkenen aan de andere halve fles wijn? Oftewel wanneer gaat GIS 2 van start? Zoet: ,,De ideeën zijn er en we hopen binnenkort met de uitwerking daarvan te beginnen.”