Wie is de secretaresse van de toekomst?

De secretaresses zijn de eerste beroepsgroep wiens werk door de TU-afdeling Human Resources (HR) is geanalyseerd onder de noemer ‘Fit for the future’. Doel van dat ‘doelgroepenbeleid’ is ‘om in een snel veranderende omgeving te blijven behoren bij de wereldtop van technische universiteiten’.

Vooral internationalisering en digitalisering maken dat het werk van secretaresses steeds meer verandert. Volgens het conceptrapport ‘Fit for the future: secretaresses’ van HR komt er door digitalisering minder nadruk te liggen op administratie en persoonlijke ondersteuning. Het zwaartepunt van het werk verschuift naar ‘overzicht, hostmanship, pro activiteit, flexibiliteit, zelfreflectie en het bijhouden van kennis en skills‘.

Het conceptrapport beschrijft hoe de TU die verschuiving kan bereiken. Zo moet ‘de interactie’ tussen de secretaresse en haar leidinggevende zich ‘richten op ontwikkeling, mobiliteit en op de nieuwe invulling van het functieprofiel’. De TU moet het beroep van secretaresse ‘versterken en positioneren’. Ze moet ook instroom in het beroep en doorstroom naar andere beroepen beter coördineren. De TU moet verder de dienstverlening ontwikkelen die daarbij hoort.

Na lezing van het conceptrapport schreef de onderdeelcommissie (odc) van de universiteitsdienst een kritisch advies. Daarin staat onder meer dat de doorstroom naar andersoortige functies op de TU duidelijker moet worden beschreven. Anders zal het weinigen lukken echt iets anders te gaan doen, is de vrees. Secretaresses zeggen volgens de odc dat zij als interne kandidaat voor een vacature vaak worden gepasseerd, ‘door het idee dat alles wat van buiten komt beter is’.

Aan de andere kant vraagt de odc zich af of alle leidinggevenden behoefte hebben aan de in het rapport beschreven secretaresse van de toekomst. “Voorkomen dient te worden dat medewerkers door een verkeerde match tussen vraag en aanbod snel omzien naar ander werk of gefrustreerd raken met als mogelijk gevolg werkstress.”

De odc besprak haar advies maandag 2 november met Anka Mulder, beheerder van de universiteitsdienst. Mulder zei niet goed te weten wat ze aan moet met de punten die de odc noemt. “Jullie zeggen: het rapport is te ambitieus én te weinig ambitieus.” En later: “Ik wil van kritiek naar oplossing. We zijn hier nu een jaar mee bezig. Ik wil meters gaan maken.”

Odc-lid Adri Sloot benadrukte dat de odc positief is over het doelgroepenbeleid. “We zeggen alleen: doe het stapje voor stapje, houd rekening met de valkuilen. Er zijn hoogleraren die bijvoorbeeld niet met Outlook willen werken. Dat leg je van bovenaf niet op door te zeggen: hier is jouw secretaresse van de toekomst. ” Belangrijk is, volgens odc-lid Biemla Sewnandan, dat leidinggevenden ‘serieus in het beleid worden meegenomen’.

Lopen de eisen van leidinggevenden niet gelijk met die van de universiteit, dan is het de taak van de laatste om ervoor te zorgen dat ‘secretaresses duurzaam inzetbaar blijven’, zei Mulder. “Maar je moet met beide rekening houden. Een secretaresse is ook aangenomen om een bepaalde klus te klaren.” Waarop odc-lid Corry van der Drift zei dat de ene secretariële functie de andere niet is. “Je hoeft niet allemaal supersecretaresses te hebben.”

De discussie eindigde met de afspraak dat de odc haar kritiekpunten zal bespreken met de auteurs van het conceptrapport. Daarna gaat het ter besluitvorming naar het college van bestuur.