Wandelend geheugen van het college

Haar hoofd bevat een schat aan gevoelige informatie over de TU. Als Scheepstra uit de school zou klappen, zou ze de TU-gemeenschap heel wat interessants kunnen vertellen. Maar dat doet ze niet. Scheepstra is en blijft een loyale en integere werknemer. Deze maand verlaat ze de TU.

Wat doet een ambtelijk secretaris eigenlijk?

,,Het voorbereiden van de wekelijkse vergaderingen van het college van bestuur op dinsdag, de agenda maken en bespreken met de secretaris of de voorzitter, kijken of de stukken voldoen aan alle eisen en zorgen dat iedereen de juiste stukken heeft. Ik zit bij de vergaderingen en maak de besluitenlijst en de verslagen. Die koppel ik weer terug naar de betreffende personen en afdelingen.”

Wat zijn de kenmerken van een goede ambtelijk secretaris?

,,Betrouwbaar, energiek, het werk leuk vinden, bestuurlijk inzicht. En je moet goed met mensen kunnen omgaan, omdat je een schakel bent tussen het college en de medewerkers van de universiteitsdienst. Soms schrijf je in een verslag meer niet dan wel op, maar je moet het zo kunnen formuleren dat de mensen die het weten tussen de regels kunnen lezen.”

Gaat dat je makkelijk af?

,,Na al die jaren wel, maar je moet erin groeien. Je moet precies weten wat verteld mag worden en wat niet. Dat moet je aanvoelen.”

Hoe komt een Friezin in Delft terecht?

,,Dat was toeval. Met een vriendin keek ik in de vacaturegids die het tijdschrift ‘Elsevier’ toen nog had en ik heb blind geprikt. Dat was dus Delft.”

Toen ik belde met het interviewverzoek, reageerde je heel terughoudend.

,,Ja, ik hoopte dat jullie het zouden vergeten! Dinsdag is mijn laatste dag op de TU. Ik weet niet wat ze gaan doen, maar de samenstelling van het afscheidscomité baart me zorgen.”

Wie zitten er dan in?

,,Onder andere Hans Bronneman (oud-secretaris van de universiteit % red.). Met hem heb ik altijd erg prettig samengewerkt. Hij is een heel geestige man. Hij heeft een speciaal soort humor. Hij wilde me ook nog wel eens vragen: heb je iets aan je been? Terwijl ik aljáren moeilijk loop.”

Hij noemde u toch liefkozend ‘mijn slavendrijver’?

,,Dat klopt ja. (lacht) Kijk, iedereen heeft het druk en zeker het college. Dan blijven er dingen liggen en ik herinner de leden er dan aan dat die ook moeten gebeuren. Ik ben een soort drilboor in dat opzicht. Maar ze hebben mij vorig jaar toch gevraagd om nog een jaar te blijven en dat heb ik toen gedaan.”

Hebben ze je nu weer een beroep op je gedaan?

,,Nee, en dat is maar goed ook. Ik ben nogal wankelmoedig, nogal snel over te halen. En het is ook heel leuk werk om te doen.”

Wat is er dan leuk aan? Je moet een soort vergadertijger zijn. Elke week een collegevergadering, een keer in de veertien dagen een bijeenkomst van de raad van hoogleraren.

,,Ik weet eigenlijk niet precies wat er leuk aan is. Een vergadertijger ben ik niet. Maar er zijn altijd heel goede debatten en discussies. De raad van hoogleraren bijvoorbeeld is een erg serieuze club. Ze adviseert over benoemingen en herbenoemingen van hoogleraren en dat betekent elke veertien dagen dikke pakken papier. Ik heb er bewondering voor, want die hoogleraren doen het gewoon naast hun andere werk. Het is een drukke baan. Ik maak lange dagen en ben zelden voor zessen weg. Na al die jaren ben ik behoorlijk ingewerkt en heb ik steeds meer werk op mijn dak gekregen. Je weet op een gegeven moment ontzettend veel. Ik ben een soort wandelend geheugen voor het college.”

Kun je ons wat sappigs vertellen over het college?

,,Nee, daar begin ik niet aan. Ik ben heel voorzichtig met uitspraken over de collegeleden. Natuurlijk heb ik mijn eigen opvattingen, maar die ga ik niet naar buiten brengen. Ik draag altijd het standpunt uit van het zittende college. Dat is mijn werk.”

Heb je er nooit per ongeluk iets vertrouwelijks uitgeflapt?

,,Daar hebben ze me nog nooit op kunnen betrappen. En er zijn zat mensen die informatie willen, dat is heel belangrijk voor sommige mensen. Ja, ik heb wel eens iets gezegd als: de rector wil het zo ook niet hoor, maar dan ging het nooit om iets belangrijks. Daarom ben ik ook nooit in de ondernemingsraad gegaan, dat is onverenigbaar met mijn functie.”

Welk college vond je het leukste om mee te werken?

,,Ik heb niet zo gauw problemen met mensen. Dat ligt niet in mijn aard. Ik vind het huidige college erg leuk. Fokkema en ik komen allebei uit Friesland en spreken af en toe samen Fries. Na de verhuizing hier naar de Drebbelweg is er een ander, openerwerkklimaat ontstaan tussen de collegeleden en hun ondersteuning. Nu we allemaal op deze locatie zitten, werken we meer als een team, is er meer contact. We zitten in een kantoortuin en de halve universiteit komt langs. Al vond ik dat in het begin best moeilijk. Ik had vroeger altijd een eigen kamer en door die drukte kon ik me minder goed concentreren. Maar je went eraan.”

Hoeveel complete colleges van bestuur heb je meegemaakt?

,,Dat weet ik niet, dat zou ik moeten opzoeken. Wel weet ik dat ik in 24 jaar precies 24 collegeleden heb zien voorbijkomen. Onder hen waren twee vrouwen. Dat aantal van 24 kon ook ontstaan omdat het college vroeger uit vijf personen bestond. Bovendien werden die voor slechts twee jaar gekozen.”

Heb je nooit hogerop gewild?

,,Daar heb ik wel eens over nagedacht, maar ik ben denk ik geen beleidsmaker. Meer een uitvoerder.”

Jouw opvolger zal het best moeilijk krijgen.

,,Ja, het is geen eenvoudig baantje, en er is de laatste jaren veel bijgekomen. Maar gelukkig gaat nu alle administratie rondom die hoogleraarsbenoemingen over naar de directie personeelszaken. Dat gaat dan om de correspondentie, de profielschetsen en de benoemingsbesluiten. Ik begeleidde dat hele proces, daar had ik echt mijn eigen winkeltje.”

Toekomstplannen?

,,Het zal wennen worden. Ik heb het ook best moeilijk met mijn afscheid, ik heb altijd veel plezier gehad in mijn werk. Maar ik zal niet in een gat vallen. Ik doe veel vrijwilligerswerk, onder meer voor de gereformeerde kerk. Dat heb ik altijd heel belangrijk gevonden. Ook zit ik in het bestuur van molen De Roos aan de Phoenixstraat. En ik heb een heel drukke familie, al heb ik zelf geen gezin. Ik ben de oudste van zes kinderen en mijn broer noemt me wel eens gekscherend de mater familias. Ik heb meer tijd in pretparken en dierentuinen rondgebracht dan menig ouder. Verder kijk ik er naar uit om meer te lezen. Laatst liep ik in Amsterdam in het zonnetje en ik bedacht me dat ik dat eigenlijk nooit deed. En wie weet ga ik wel studeren. Geschiedenis lijkt me wel wat.”

Wie is Tineke Scheepstra?

Tineke Scheepstra werd in 1940 geboren in het Friese Harlingen. Na het afronden van de mulo ging ze op haar zestiende aan het werk. In 1968 trad ze in dienst bij de faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek van de TH Delft. Al snel werd ze hoofd van het secretariaat. In 1979 vertrok ze naar het hoofdgebouw, waar ze griffier (later veranderd in ‘ambtelijk secretaris’) werd van het college van bestuur. Ze deed er nog veel dingen naast, zoals deambtelijke ondersteuning van de groepsraad en de raad van hoogleraren. Een tijdlang deed ze dat ook voor de vergadering van secretarissen-beheerder, de toenmalige directeuren van de indertijd dertien faculteiten. Ze maakt gebruik van de vervroegde pensioneringsmogelijkheid bij de TU en nam dinsdag afscheid.

Al jarenlang is ze als ambtelijk secretaris de steunpilaar van het college van bestuur. In 24 jaar tijd zag ze precies 24 collegeleden voorbijkomen. Haar hoofd bevat een schat aan gevoelige informatie over de TU. Als Scheepstra uit de school zou klappen, zou ze de TU-gemeenschap heel wat interessants kunnen vertellen. Maar dat doet ze niet. Scheepstra is en blijft een loyale en integere werknemer. Deze maand verlaat ze de TU.

Wat doet een ambtelijk secretaris eigenlijk?

,,Het voorbereiden van de wekelijkse vergaderingen van het college van bestuur op dinsdag, de agenda maken en bespreken met de secretaris of de voorzitter, kijken of de stukken voldoen aan alle eisen en zorgen dat iedereen de juiste stukken heeft. Ik zit bij de vergaderingen en maak de besluitenlijst en de verslagen. Die koppel ik weer terug naar de betreffende personen en afdelingen.”

Wat zijn de kenmerken van een goede ambtelijk secretaris?

,,Betrouwbaar, energiek, het werk leuk vinden, bestuurlijk inzicht. En je moet goed met mensen kunnen omgaan, omdat je een schakel bent tussen het college en de medewerkers van de universiteitsdienst. Soms schrijf je in een verslag meer niet dan wel op, maar je moet het zo kunnen formuleren dat de mensen die het weten tussen de regels kunnen lezen.”

Gaat dat je makkelijk af?

,,Na al die jaren wel, maar je moet erin groeien. Je moet precies weten wat verteld mag worden en wat niet. Dat moet je aanvoelen.”

Hoe komt een Friezin in Delft terecht?

,,Dat was toeval. Met een vriendin keek ik in de vacaturegids die het tijdschrift ‘Elsevier’ toen nog had en ik heb blind geprikt. Dat was dus Delft.”

Toen ik belde met het interviewverzoek, reageerde je heel terughoudend.

,,Ja, ik hoopte dat jullie het zouden vergeten! Dinsdag is mijn laatste dag op de TU. Ik weet niet wat ze gaan doen, maar de samenstelling van het afscheidscomité baart me zorgen.”

Wie zitten er dan in?

,,Onder andere Hans Bronneman (oud-secretaris van de universiteit % red.). Met hem heb ik altijd erg prettig samengewerkt. Hij is een heel geestige man. Hij heeft een speciaal soort humor. Hij wilde me ook nog wel eens vragen: heb je iets aan je been? Terwijl ik aljáren moeilijk loop.”

Hij noemde u toch liefkozend ‘mijn slavendrijver’?

,,Dat klopt ja. (lacht) Kijk, iedereen heeft het druk en zeker het college. Dan blijven er dingen liggen en ik herinner de leden er dan aan dat die ook moeten gebeuren. Ik ben een soort drilboor in dat opzicht. Maar ze hebben mij vorig jaar toch gevraagd om nog een jaar te blijven en dat heb ik toen gedaan.”

Hebben ze je nu weer een beroep op je gedaan?

,,Nee, en dat is maar goed ook. Ik ben nogal wankelmoedig, nogal snel over te halen. En het is ook heel leuk werk om te doen.”

Wat is er dan leuk aan? Je moet een soort vergadertijger zijn. Elke week een collegevergadering, een keer in de veertien dagen een bijeenkomst van de raad van hoogleraren.

,,Ik weet eigenlijk niet precies wat er leuk aan is. Een vergadertijger ben ik niet. Maar er zijn altijd heel goede debatten en discussies. De raad van hoogleraren bijvoorbeeld is een erg serieuze club. Ze adviseert over benoemingen en herbenoemingen van hoogleraren en dat betekent elke veertien dagen dikke pakken papier. Ik heb er bewondering voor, want die hoogleraren doen het gewoon naast hun andere werk. Het is een drukke baan. Ik maak lange dagen en ben zelden voor zessen weg. Na al die jaren ben ik behoorlijk ingewerkt en heb ik steeds meer werk op mijn dak gekregen. Je weet op een gegeven moment ontzettend veel. Ik ben een soort wandelend geheugen voor het college.”

Kun je ons wat sappigs vertellen over het college?

,,Nee, daar begin ik niet aan. Ik ben heel voorzichtig met uitspraken over de collegeleden. Natuurlijk heb ik mijn eigen opvattingen, maar die ga ik niet naar buiten brengen. Ik draag altijd het standpunt uit van het zittende college. Dat is mijn werk.”

Heb je er nooit per ongeluk iets vertrouwelijks uitgeflapt?

,,Daar hebben ze me nog nooit op kunnen betrappen. En er zijn zat mensen die informatie willen, dat is heel belangrijk voor sommige mensen. Ja, ik heb wel eens iets gezegd als: de rector wil het zo ook niet hoor, maar dan ging het nooit om iets belangrijks. Daarom ben ik ook nooit in de ondernemingsraad gegaan, dat is onverenigbaar met mijn functie.”

Welk college vond je het leukste om mee te werken?

,,Ik heb niet zo gauw problemen met mensen. Dat ligt niet in mijn aard. Ik vind het huidige college erg leuk. Fokkema en ik komen allebei uit Friesland en spreken af en toe samen Fries. Na de verhuizing hier naar de Drebbelweg is er een ander, openerwerkklimaat ontstaan tussen de collegeleden en hun ondersteuning. Nu we allemaal op deze locatie zitten, werken we meer als een team, is er meer contact. We zitten in een kantoortuin en de halve universiteit komt langs. Al vond ik dat in het begin best moeilijk. Ik had vroeger altijd een eigen kamer en door die drukte kon ik me minder goed concentreren. Maar je went eraan.”

Hoeveel complete colleges van bestuur heb je meegemaakt?

,,Dat weet ik niet, dat zou ik moeten opzoeken. Wel weet ik dat ik in 24 jaar precies 24 collegeleden heb zien voorbijkomen. Onder hen waren twee vrouwen. Dat aantal van 24 kon ook ontstaan omdat het college vroeger uit vijf personen bestond. Bovendien werden die voor slechts twee jaar gekozen.”

Heb je nooit hogerop gewild?

,,Daar heb ik wel eens over nagedacht, maar ik ben denk ik geen beleidsmaker. Meer een uitvoerder.”

Jouw opvolger zal het best moeilijk krijgen.

,,Ja, het is geen eenvoudig baantje, en er is de laatste jaren veel bijgekomen. Maar gelukkig gaat nu alle administratie rondom die hoogleraarsbenoemingen over naar de directie personeelszaken. Dat gaat dan om de correspondentie, de profielschetsen en de benoemingsbesluiten. Ik begeleidde dat hele proces, daar had ik echt mijn eigen winkeltje.”

Toekomstplannen?

,,Het zal wennen worden. Ik heb het ook best moeilijk met mijn afscheid, ik heb altijd veel plezier gehad in mijn werk. Maar ik zal niet in een gat vallen. Ik doe veel vrijwilligerswerk, onder meer voor de gereformeerde kerk. Dat heb ik altijd heel belangrijk gevonden. Ook zit ik in het bestuur van molen De Roos aan de Phoenixstraat. En ik heb een heel drukke familie, al heb ik zelf geen gezin. Ik ben de oudste van zes kinderen en mijn broer noemt me wel eens gekscherend de mater familias. Ik heb meer tijd in pretparken en dierentuinen rondgebracht dan menig ouder. Verder kijk ik er naar uit om meer te lezen. Laatst liep ik in Amsterdam in het zonnetje en ik bedacht me dat ik dat eigenlijk nooit deed. En wie weet ga ik wel studeren. Geschiedenis lijkt me wel wat.”

Wie is Tineke Scheepstra?

Tineke Scheepstra werd in 1940 geboren in het Friese Harlingen. Na het afronden van de mulo ging ze op haar zestiende aan het werk. In 1968 trad ze in dienst bij de faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek van de TH Delft. Al snel werd ze hoofd van het secretariaat. In 1979 vertrok ze naar het hoofdgebouw, waar ze griffier (later veranderd in ‘ambtelijk secretaris’) werd van het college van bestuur. Ze deed er nog veel dingen naast, zoals deambtelijke ondersteuning van de groepsraad en de raad van hoogleraren. Een tijdlang deed ze dat ook voor de vergadering van secretarissen-beheerder, de toenmalige directeuren van de indertijd dertien faculteiten. Ze maakt gebruik van de vervroegde pensioneringsmogelijkheid bij de TU en nam dinsdag afscheid.