Uitwisseling van gegevens wordt beter

Doel: het gebruik van de informatiesystemen efficiënter maken.

Wie nog zit bij te komen van de implementatie van ‘Baan’ en ‘PeopleSoft’, schrikt wellicht van de voornemens die Jan Klein heeft met het Informatie Management Architectuurplan. Klein is ict-beleidsadviseur vanuit de directie Informatiemanagement en houdt zich onder meer bezig met het op elkaar afstemmen van gegevens uit de informatiesystemen. Doel is dat deze gegevens beter beschikbaar worden voor diverse doeleinden binnen de TU. ,,Bij de implementatie van de grote systemen was het voornaamste doel dat ze ingevoerd moesten zijn voor het millennium. Voor onderlinge afstemming en koppeling was toentertijd te weinig aandacht.”

Om deze verbetering te realiseren heeft Klein een Informatie Management Architectuurplan ontwikkeld. Dit plan bestaat grofweg uit vijf onderdelen. De eerste drie onderdelen hebben primair als doel de onderlinge afstemming tussen informatiesystemen te verbeteren.

Het project MenS (Medewerkers en Studenten) bevindt zich momenteel in het prototype stadium en behelst de beschikbaarstelling van de bereikbaarheidsgegevens van medewerkers en studenten. De registratie van medewerkers in PeopleSoft, die van de studenten in ‘Isis’ en informatie over locaties en gebouwen vanuit het Facility Management (FM) worden hierin aan elkaar gekoppeld. Hierdoor verbetert de registratie (wie bevindt zich waar binnen de TU) in de informatiesystemen. Klein: ,,Op dit moment zijn gegevens voor bijvoorbeeld telefoonlijsten en calamiteitenplannen niet uitwisselbaar, omdat er geen eenduidige naamgeving wordt toegepast. Zo blijkt dat er voor een gebouw wel vier verschillende namen kunnen rouleren. Daarnaast ontbreekt er ook een overzicht van tijdelijke medewerkers. Dat willen we door MenS veranderen.”

Beveiliging

Het tweede project, Meta Directory Structuur (MDS), bevindt zich nog in de opstartfase en richt zich op efficiencyverbetering in de toegang, de beveiliging en de beschikbaarheid van programma’s op de werkplek. ,,Hierdoor wordt het bijvoorbeeld mogelijk op elke plaats % binnen de TU en thuis – te werken met je eigen instellingen. Het startpunt voor dit project zijn de gegevens die het MenS-project oplevert.”

Het derde project, Kantoorautomatisering Nieuwe Stijl (Kans), is nog in de ontwerpfase. ,,Het gaat om het gemeenschappelijk ontwikkelen, inkopen en ondersteunen van een basis TU-werkplek. Hierdoor kunnen verstoringen en aanpassingen aan werkpleksystemen sneller en beter worden gerealiseerd door een gezamenlijke inzet en uitwisseling van expertise vanuit de eenheden en worden door een gezamenlijke inkoop kostenbesparingen gerealiseerd.”

De twee andere projecten hebben een eigen doel. Incident-, Problem- en Changemanagement (IPC) en Campuslicentie Fonds (CLF). ,,Bij het IPC is het voornaamste streven om beheerstructuren te ontwikkelen voor het oplossen van verstoringen en het afhandelen van wijzigingen. Met de herstructurering van het Campus Licentie Beleid willen we de aanschaf, het gebruik en het beleid op het gebied van licenties optimaliseren en stroomlijnen, zodat overbodige licentieaanschaffingen worden voorkomen.”

Beleidsadviseur informatiemanagement Jan Klein is de man achter het Informatie Management Architectuurplan. Hij heeft dat ontwikkeld in samenwerking met de medewerkers van de TU. Doel: het gebruik van de informatiesystemen efficiënter maken.

Wie nog zit bij te komen van de implementatie van ‘Baan’ en ‘PeopleSoft’, schrikt wellicht van de voornemens die Jan Klein heeft met het Informatie Management Architectuurplan. Klein is ict-beleidsadviseur vanuit de directie Informatiemanagement en houdt zich onder meer bezig met het op elkaar afstemmen van gegevens uit de informatiesystemen. Doel is dat deze gegevens beter beschikbaar worden voor diverse doeleinden binnen de TU. ,,Bij de implementatie van de grote systemen was het voornaamste doel dat ze ingevoerd moesten zijn voor het millennium. Voor onderlinge afstemming en koppeling was toentertijd te weinig aandacht.”

Om deze verbetering te realiseren heeft Klein een Informatie Management Architectuurplan ontwikkeld. Dit plan bestaat grofweg uit vijf onderdelen. De eerste drie onderdelen hebben primair als doel de onderlinge afstemming tussen informatiesystemen te verbeteren.

Het project MenS (Medewerkers en Studenten) bevindt zich momenteel in het prototype stadium en behelst de beschikbaarstelling van de bereikbaarheidsgegevens van medewerkers en studenten. De registratie van medewerkers in PeopleSoft, die van de studenten in ‘Isis’ en informatie over locaties en gebouwen vanuit het Facility Management (FM) worden hierin aan elkaar gekoppeld. Hierdoor verbetert de registratie (wie bevindt zich waar binnen de TU) in de informatiesystemen. Klein: ,,Op dit moment zijn gegevens voor bijvoorbeeld telefoonlijsten en calamiteitenplannen niet uitwisselbaar, omdat er geen eenduidige naamgeving wordt toegepast. Zo blijkt dat er voor een gebouw wel vier verschillende namen kunnen rouleren. Daarnaast ontbreekt er ook een overzicht van tijdelijke medewerkers. Dat willen we door MenS veranderen.”

Beveiliging

Het tweede project, Meta Directory Structuur (MDS), bevindt zich nog in de opstartfase en richt zich op efficiencyverbetering in de toegang, de beveiliging en de beschikbaarheid van programma’s op de werkplek. ,,Hierdoor wordt het bijvoorbeeld mogelijk op elke plaats % binnen de TU en thuis – te werken met je eigen instellingen. Het startpunt voor dit project zijn de gegevens die het MenS-project oplevert.”

Het derde project, Kantoorautomatisering Nieuwe Stijl (Kans), is nog in de ontwerpfase. ,,Het gaat om het gemeenschappelijk ontwikkelen, inkopen en ondersteunen van een basis TU-werkplek. Hierdoor kunnen verstoringen en aanpassingen aan werkpleksystemen sneller en beter worden gerealiseerd door een gezamenlijke inzet en uitwisseling van expertise vanuit de eenheden en worden door een gezamenlijke inkoop kostenbesparingen gerealiseerd.”

De twee andere projecten hebben een eigen doel. Incident-, Problem- en Changemanagement (IPC) en Campuslicentie Fonds (CLF). ,,Bij het IPC is het voornaamste streven om beheerstructuren te ontwikkelen voor het oplossen van verstoringen en het afhandelen van wijzigingen. Met de herstructurering van het Campus Licentie Beleid willen we de aanschaf, het gebruik en het beleid op het gebied van licenties optimaliseren en stroomlijnen, zodat overbodige licentieaanschaffingen worden voorkomen.”