TB proeftuin voor informatiesysteem

Door de informatisering moeten alle gegevens over personeel, studenten, financiën, onderwijs en onderzoek sneller, goedkoper en gemakkelijker opvraagbaar worden.

,,Dit zal de TU een hoop rompslomp schelen”, aldus ir. H. Stol, ‘informateur’ op het Bureau van de universiteit, die de huidige informatievoorziening eigenlijk maar een puinhoop vindt. Gegevens zijn nauwelijks uitwisselbaar of aan elkaar te koppelen. Moet er bijvoorbeeld gerapporteerd worden over een onderzoeksproject waaraan studenten meedoen, dan zijn gegevens nodig over personeel, studenten, publikaties, enzovoort. Nu moet al deze informatie uit verschillende systemen komen die niet op elkaar zijn afgestemd. Straks moet alles uit één groot systeem gehaald worden.

Extra probleem is dat veel faculteiten en zelfs vakgroepen in hun eigen behoefte hebben voorzien door zelf systeempjes aan te schaffen. Hierdoor wordt veel werk extra of zelfs dubbel gedaan.

Binnen het nieuwe informatiesysteem zijn verschillende onderdelen te onderscheiden. Er zijn deelsystemen voor personeels- en projectmanagement, en financiële gegevens. Er is een studentenadministratie en de studievoortgang van studenten kan bijgehouden worden. Ook kunnen data over onderwijs en onderzoek, zoals publikaties, worden ingevoerd.

Voor het Bureau van de universiteit betekent dit dat het veel makkelijker wordt om verschillende soorten gegevens van alle faculteiten te verkrijgen. Hierdoor kan de ‘sturende werking’ van het TU-hoofdkantoor verbeterd worden. Het is de bedoeling dat het hoofdbureau na de reorganisatie een meer sturende en minder uitvoerende taak krijgt.

Stol gaf vorige week bij Technische Bestuurskunde uitleg over het doel van het pilotproject. Uit de proef moet blijken of de decentrale systemen te realiseren zijn met standaard (pc)-programmatuur. Het is volgens Stol niet nodig om dure en complexe mainframes aan te schaffen. Duidelijk moet worden welke technische condities noodzakelijk zijn. Uit het experiment moet ook blijken wat de uitgangspunten dienen te zijn bij de gegevensuitwisseling tussen centraal en decentraal niveau. De software wordt tijdens de pilot geleverd door het bedrijf Exact. Na afloop wordt besloten of zij ook de software mogen leveren voor de gehele informatiseringsoperatie.

Er is voor Technische Bestuurskunde gekozen omdat de jonge faculteit nog een overzichtelijke informatiestructuur heeft. Pas na afronding van het experiment, dat drie maanden duurt, is na te gaan wat de kosten van hele project zijn. (M.v.d.K.)

Bij de faculteit Technische Bestuurskunde is een proef gestart met een uniform informatiesysteem, dat op termijn voor de hele TU ingevoerd moet worden. Door de informatisering moeten alle gegevens over personeel, studenten, financiën, onderwijs en onderzoek sneller, goedkoper en gemakkelijker opvraagbaar worden.

,,Dit zal de TU een hoop rompslomp schelen”, aldus ir. H. Stol, ‘informateur’ op het Bureau van de universiteit, die de huidige informatievoorziening eigenlijk maar een puinhoop vindt. Gegevens zijn nauwelijks uitwisselbaar of aan elkaar te koppelen. Moet er bijvoorbeeld gerapporteerd worden over een onderzoeksproject waaraan studenten meedoen, dan zijn gegevens nodig over personeel, studenten, publikaties, enzovoort. Nu moet al deze informatie uit verschillende systemen komen die niet op elkaar zijn afgestemd. Straks moet alles uit één groot systeem gehaald worden.

Extra probleem is dat veel faculteiten en zelfs vakgroepen in hun eigen behoefte hebben voorzien door zelf systeempjes aan te schaffen. Hierdoor wordt veel werk extra of zelfs dubbel gedaan.

Binnen het nieuwe informatiesysteem zijn verschillende onderdelen te onderscheiden. Er zijn deelsystemen voor personeels- en projectmanagement, en financiële gegevens. Er is een studentenadministratie en de studievoortgang van studenten kan bijgehouden worden. Ook kunnen data over onderwijs en onderzoek, zoals publikaties, worden ingevoerd.

Voor het Bureau van de universiteit betekent dit dat het veel makkelijker wordt om verschillende soorten gegevens van alle faculteiten te verkrijgen. Hierdoor kan de ‘sturende werking’ van het TU-hoofdkantoor verbeterd worden. Het is de bedoeling dat het hoofdbureau na de reorganisatie een meer sturende en minder uitvoerende taak krijgt.

Stol gaf vorige week bij Technische Bestuurskunde uitleg over het doel van het pilotproject. Uit de proef moet blijken of de decentrale systemen te realiseren zijn met standaard (pc)-programmatuur. Het is volgens Stol niet nodig om dure en complexe mainframes aan te schaffen. Duidelijk moet worden welke technische condities noodzakelijk zijn. Uit het experiment moet ook blijken wat de uitgangspunten dienen te zijn bij de gegevensuitwisseling tussen centraal en decentraal niveau. De software wordt tijdens de pilot geleverd door het bedrijf Exact. Na afloop wordt besloten of zij ook de software mogen leveren voor de gehele informatiseringsoperatie.

Er is voor Technische Bestuurskunde gekozen omdat de jonge faculteit nog een overzichtelijke informatiestructuur heeft. Pas na afronding van het experiment, dat drie maanden duurt, is na te gaan wat de kosten van hele project zijn. (M.v.d.K.)