Schuiven, dansen en de miljoenen

Na drie jaar schuiven staan de meeste stoelen eindelijk klaar: de MOD-reorganisatie heeft het punt bereikt waarbij het personeel zijn nieuwe plaatsen kan gaan bezetten. De schuivers zijn blij dat de klus erop zit. De doelgroep, moe van het lange staan, wil graag gaan zitten, maar is er niet voor honderd procent van overtuigd dat de nieuwe zetels comfortabel zijn.

Maar ook bij de schuivers is er geen reden tot volle tevredenheid. Het proces heeft veel langer geduurd dan gepland en ook niet helemaal opgeleverd wat aanvankelijk in de bedoeling lag. Toch zegt de opperschuiver, collegevoorzitter dr. N. de Voogd: ,,Ik ben blij dat we eraan begonnen zijn.”

Even ter herinnering: aan de Modernisering Ondersteunende Diensten werd begonnen, omdat het idee bestond dat het ondersteunende apparaat van de TU (personeelszaken, financiën, conciërges, systeembeheerders, enzovoort) log was en veel werk dubbel deed. De MOD diende dan ook twee doelen: de organisatie slagvaardiger maken en een fikse bezuiniging realiseren. Op papier is men een aardig eind in de buurt gekomen, maar of het ook echt zo werkt, moet de praktijk uitwijzen.
Boot

De feitelijke situatie is nu als volgt. Het centrale deel voor Staf, Bestuur en Servicecentra (SBS) werd in mei afgerond. Alleen bij het Universitair Diensten Centrum, met name de Centrale Financiële Administratie (CFA), zijn mensen nog niet zeker van hun toekomst. Hun taken moeten decentraal terechtkomen, maar dat gebeurt pas in de komende jaren.

Bij de faculteiten liggen inmiddels complete plannen over de aantallen functies die er in de nieuwe situatie zijn. Eind november weet iedereen als het goed is waar hij aan toe is: baan of geen baan. Al in een zeer vroeg stadium bereikten college van bestuur en vakbonden overigens overeenstemming over een sociaal plan voor de mensen die overbodig worden. Bovendien zijn in de afgelopen jaren al de nodige vacatures onvervuld gebleven, zodat het aantal medewerkers dat moet vertrekken veel lager ligt dan het aantal verdwenen arbeidsplaatsen.

Bij de drie centrale diensten ligt de zaak gecompliceerder. De zaak bij de Facilitaire Dienst en de Bibliotheek is min of meer rond, op enkele losse eindjes na. De Dienst Technische Ondersteuning is het zorgenkindje. Daar is nog geen plan goedgekeurd.

Het hele volgende jaar is nog uitgetrokken om ervoor te zorgen dat de overgang van oude naar nieuwe situatie soepel verloopt. Want er gaat flink wat aan het schuiven. Bij SBS bleekuiteindelijk dat bijna een derde van de medewerkers niet terugkeerde, veel meer dan de reductie van het aantal fte’s (full-time equivalenten, ofwel voltijdsbanen). Kennelijk was de reorganisatie ook voor mensen die best hadden kunnen blijven zitten het sein om eens naar iets nieuws uit te kijken.
Centen

Daarmee is meteen een heikel punt genoemd: de reductie van het aantal fte’s en daaraan gekoppeld de opbrengst van de operatie. Centen dus. De aanvankelijke bedoeling was dat de MOD structureel dertig miljoen zou opleveren. Dat geld zou dan jaarlijks geïnvesteerd kunnen worden in onderwijs en onderzoek. Het liep iets anders.

In mei rekende Delta voor dat het deel van de MOD voor SBS minder opleverde dan geclaimd, namelijk maximaal een kleine drie miljoen in plaats van twee keer zoveel. Die berekening ging ervanuit dat van de 291 fte’s er 25 verdwijnen (het worden er waarschijnlijk een paar minder). SBS zou dan een bezuiniging van 8,5 procent gerealiseerd hebben. De faculteiten en diensten zouden vervolgens bijna tien procent moeten bezuinigen om nog aan het totaal van dertig miljoen gulden te komen. Dat viel uiteraard lastig te verkopen.

Met een karrevracht aan voorbehouden houdt MOD-projectleider Hans van Iperen het er momenteel op dat de faculteiten en diensten aan het eind van de rit 200 fte’s minder tellen. Dat betekent een bezuiniging van rond de twintig miljoen. Concreet komt dat erop neer dat de decentrale TU-onderdelen ook zo’n acht procent bezuinigd hebben – op termijn althans, want het zal nog wel een paar jaar duren voordat de TU inderdaad op jaarbasis twintig miljoen minder uitgeeft aan ondersteunend personeel.

Tegenover die opbrengsten staan uitgaven. Het leeuwendeel daarvan bestaat uit de kosten van afvloeiingsregelingen, vooral die voor 55-plussers die vervroegd de TU kunnen verlaten. De bedragen daarvoor zijn al eerder ingecalculeerd en blijken aardig te kloppen. Het gaat, afhankelijk van hoe je rekent, om een eenmalig bedrag van vijftig à zestig miljoen gulden, uitgesmeerd over een aantal jaren. Die kosten moeten op de een of andere manier afgeschreven worden op de opbrengsten, laten we zeggen in tien jaar.

Netto komt de rekensom er dan zo uit te zien: opbrengst 20 miljoen min kosten 5 miljoen is 15 miljoen. Bij de oorspronkelijke opzet van 30 miljoen aan bezuinigingen, zouden ook de kosten hoger zijn uitgevallen, zodat de netto opbrengst op 22 miljoen was uitgekomen. Netto levert de MOD derhalve jaarlijks zeven miljoen gulden minder op dan aanvankelijk begroot. Het cvb kan daar naar eigen zeggen niet mee zitten.
Bemoeienis

Mede daarom is kwaliteitsverbetering steeds verder naar voren geschoven als belangrijkste doel van de MOD. Die verbetering bestaat er voor een belangrijk deel uit dat de faculteiten op een uniformere manier moeten worden ingericht. Dat schept duidelijkheid en daarmee efficiëntie. Toen de faculteiten, aanvankelijk ook voorstanders van de reorganisatie, zichbegonnen te realiseren dat het college van bestuur zich daadwerkelijk met hen ging bemoeien, zetten ze de hakken in het zand. Efficiënter werken, goed idee, maar centrale bemoeienis, dat was niet ‘zoals wij dat aan de TU gewend zijn’.

Het college van bestuur vond de vakbonden aan zijn zijde – op zich merkwaardig, want de traditie gebiedt toch dat vakbonden en directies in geval van reorganisaties tegenover elkaar staan en niet naast elkaar. Af en toe had het er zelfs de schijn van dat de vakbonden een steviger greep op het roer hadden dan het college.

De vakbonden belandden in die rol, omdat er bij het begin van de MOD, drie jaar geleden, geen orgaan aan de TU was dat op centraal niveau het personeel vertegenwoordigde. Inmiddels is zo’n centraal orgaan er wel: de ondernemingsraad (or). Die vindt niet geheel ten onrechte dat ze ook wat over de MOD te zeggen heeft, maar door de grote informatie-achterstand is het college niet erg geneigd de or ter wille te zijn.
Paternalisme

Hoe dan ook, de faculteiten botsten met het cvb over wie er nou de baas was. Voorbeeld: in welke salarisschaal de hoogste personeelsfunctionaris terecht kwam, dat maakten de faculteiten graag zelf uit. Het cvb deed her en der concessies, maar trok over het geheel genomen aan het langste eind. Op leidinggevend niveau lijkt de zaak inmiddels aardig uitgepraat, maar vlak daaronder heersen nog veel oude reflexen.

Op die plek zit dan ook de grootste bedreiging voor de MOD. De beoogde kwaliteitsslag, die er op papier zo mooi uitziet, staat of valt voor een belangrijk deel met de attitudes van de mensen die op de hogere posities terecht komen. Coördinatie vanuit SBS is al snel uit te leggen als paternalisme, terwijl het omgekeerd eenvoudig is de faculteiten van eigengereidheid te beschuldigen. Als zo’n sfeer ontstaat, is het risico groot dat iedereen binnen de kortste keren weer zijn eigen gangetje gaat – en ondenkbaar is dat niet.

Immers, het college van bestuur houdt bij hoog en bij laag vol dat de MOD per saldo een decentralisering van bevoegdheden oplevert, maar op decentraal niveau wordt daar vrijwel even hardnekkig aan getwijfeld. De plannen van het cvb om ook onderwijs en onderzoek volgens een centraal vastgesteld schema te herinrichten, helpen (geheel los van de inhoud ervan) in elk geval niet bij het wekken van een non-dirigistische indruk.

Bij college en staf bestaat optimisme over de kwaliteitsstap. Het zal nog wel even pijn gaan doen, maar daarna kan er geoogst worden. De vakbonden hebben er ook vertrouwen in, maar zijn vooral blij dat het bijna voorbij is. De vele betrokken medewerkers gaan echter een onzekere maand tegemoet, waarbij niet de grote sprong voorwaarts maar de directe werkomgeving hun eerste zorg is. Pas als die stofwolken zijn opgetrokken, valt daadwerkelijk een eindbalans op te maken.

kadertje (in grijs):

Tijdsdruk en wrevel

Reorganisaties zorgen voor wrijving. Nu op centraal niveau de lucht geklaard is, bereikt de MOD lagere regionen. Ook daar zorgt de tijdsdruk hier en daar voor een beladen sfeer.

Neem bijvoorbeeld Richard Marks, hoofd van de onderwijstechnische dienst bij de faculteit ITS. In juni kreeg hij naar eigen zeggen voor het eerst enig zicht op wat er met zijn dienst stond te gebeuren. Drie maanden later was duidelijk dat er voor hem en zes anderen geen functie meer is weggelegd.

Marks is de 55 gepasseerd, dus moet hij gebruik maken van de 55-plusregeling: ,,Maar ik wil helemaal nog niet met de 55-plusregeling. Het is toch verschrikkelijk als je na bijna veertig jaar zo uitgerangeerd wordt. Een collega van me wilde wel weg met die regeling. Zijn functie bleef. Maar toen hij zich bedacht, verdween de functie alsnog. Nu moet hij toch weg, maar dan gedwongen.”

Goedlopende onderdelen worden opgeheven, andere blijven, functies worden uitgehold, diensten worden voortaan voor veel geld ingehuurd en secretaresses zullen in de toekomst op de fiets moeten als de prof een nieuwe pen nodig heeft. Allemaal niet goed voor de verhoudingen op de werkvloer, vindt Marks. ,,Op papier zal het er wel goed uitzien, maar naar de invulling wordt niet gekeken”, zegt hij misnoegd. ,,Ik snap het niet, men kent toch de mensen. Voor mij is het totaal onduidelijk wie er nou de beslissingen neemt. Ik moet per 1 januari weg, maar ik zou niet weten aan wie ik tegen die tijd mijn taken moet overdragen.”

Na drie jaar schuiven staan de meeste stoelen eindelijk klaar: de MOD-reorganisatie heeft het punt bereikt waarbij het personeel zijn nieuwe plaatsen kan gaan bezetten. De schuivers zijn blij dat de klus erop zit. De doelgroep, moe van het lange staan, wil graag gaan zitten, maar is er niet voor honderd procent van overtuigd dat de nieuwe zetels comfortabel zijn.

Maar ook bij de schuivers is er geen reden tot volle tevredenheid. Het proces heeft veel langer geduurd dan gepland en ook niet helemaal opgeleverd wat aanvankelijk in de bedoeling lag. Toch zegt de opperschuiver, collegevoorzitter dr. N. de Voogd: ,,Ik ben blij dat we eraan begonnen zijn.”

Even ter herinnering: aan de Modernisering Ondersteunende Diensten werd begonnen, omdat het idee bestond dat het ondersteunende apparaat van de TU (personeelszaken, financiën, conciërges, systeembeheerders, enzovoort) log was en veel werk dubbel deed. De MOD diende dan ook twee doelen: de organisatie slagvaardiger maken en een fikse bezuiniging realiseren. Op papier is men een aardig eind in de buurt gekomen, maar of het ook echt zo werkt, moet de praktijk uitwijzen.
Boot

De feitelijke situatie is nu als volgt. Het centrale deel voor Staf, Bestuur en Servicecentra (SBS) werd in mei afgerond. Alleen bij het Universitair Diensten Centrum, met name de Centrale Financiële Administratie (CFA), zijn mensen nog niet zeker van hun toekomst. Hun taken moeten decentraal terechtkomen, maar dat gebeurt pas in de komende jaren.

Bij de faculteiten liggen inmiddels complete plannen over de aantallen functies die er in de nieuwe situatie zijn. Eind november weet iedereen als het goed is waar hij aan toe is: baan of geen baan. Al in een zeer vroeg stadium bereikten college van bestuur en vakbonden overigens overeenstemming over een sociaal plan voor de mensen die overbodig worden. Bovendien zijn in de afgelopen jaren al de nodige vacatures onvervuld gebleven, zodat het aantal medewerkers dat moet vertrekken veel lager ligt dan het aantal verdwenen arbeidsplaatsen.

Bij de drie centrale diensten ligt de zaak gecompliceerder. De zaak bij de Facilitaire Dienst en de Bibliotheek is min of meer rond, op enkele losse eindjes na. De Dienst Technische Ondersteuning is het zorgenkindje. Daar is nog geen plan goedgekeurd.

Het hele volgende jaar is nog uitgetrokken om ervoor te zorgen dat de overgang van oude naar nieuwe situatie soepel verloopt. Want er gaat flink wat aan het schuiven. Bij SBS bleekuiteindelijk dat bijna een derde van de medewerkers niet terugkeerde, veel meer dan de reductie van het aantal fte’s (full-time equivalenten, ofwel voltijdsbanen). Kennelijk was de reorganisatie ook voor mensen die best hadden kunnen blijven zitten het sein om eens naar iets nieuws uit te kijken.
Centen

Daarmee is meteen een heikel punt genoemd: de reductie van het aantal fte’s en daaraan gekoppeld de opbrengst van de operatie. Centen dus. De aanvankelijke bedoeling was dat de MOD structureel dertig miljoen zou opleveren. Dat geld zou dan jaarlijks geïnvesteerd kunnen worden in onderwijs en onderzoek. Het liep iets anders.

In mei rekende Delta voor dat het deel van de MOD voor SBS minder opleverde dan geclaimd, namelijk maximaal een kleine drie miljoen in plaats van twee keer zoveel. Die berekening ging ervanuit dat van de 291 fte’s er 25 verdwijnen (het worden er waarschijnlijk een paar minder). SBS zou dan een bezuiniging van 8,5 procent gerealiseerd hebben. De faculteiten en diensten zouden vervolgens bijna tien procent moeten bezuinigen om nog aan het totaal van dertig miljoen gulden te komen. Dat viel uiteraard lastig te verkopen.

Met een karrevracht aan voorbehouden houdt MOD-projectleider Hans van Iperen het er momenteel op dat de faculteiten en diensten aan het eind van de rit 200 fte’s minder tellen. Dat betekent een bezuiniging van rond de twintig miljoen. Concreet komt dat erop neer dat de decentrale TU-onderdelen ook zo’n acht procent bezuinigd hebben – op termijn althans, want het zal nog wel een paar jaar duren voordat de TU inderdaad op jaarbasis twintig miljoen minder uitgeeft aan ondersteunend personeel.

Tegenover die opbrengsten staan uitgaven. Het leeuwendeel daarvan bestaat uit de kosten van afvloeiingsregelingen, vooral die voor 55-plussers die vervroegd de TU kunnen verlaten. De bedragen daarvoor zijn al eerder ingecalculeerd en blijken aardig te kloppen. Het gaat, afhankelijk van hoe je rekent, om een eenmalig bedrag van vijftig à zestig miljoen gulden, uitgesmeerd over een aantal jaren. Die kosten moeten op de een of andere manier afgeschreven worden op de opbrengsten, laten we zeggen in tien jaar.

Netto komt de rekensom er dan zo uit te zien: opbrengst 20 miljoen min kosten 5 miljoen is 15 miljoen. Bij de oorspronkelijke opzet van 30 miljoen aan bezuinigingen, zouden ook de kosten hoger zijn uitgevallen, zodat de netto opbrengst op 22 miljoen was uitgekomen. Netto levert de MOD derhalve jaarlijks zeven miljoen gulden minder op dan aanvankelijk begroot. Het cvb kan daar naar eigen zeggen niet mee zitten.
Bemoeienis

Mede daarom is kwaliteitsverbetering steeds verder naar voren geschoven als belangrijkste doel van de MOD. Die verbetering bestaat er voor een belangrijk deel uit dat de faculteiten op een uniformere manier moeten worden ingericht. Dat schept duidelijkheid en daarmee efficiëntie. Toen de faculteiten, aanvankelijk ook voorstanders van de reorganisatie, zichbegonnen te realiseren dat het college van bestuur zich daadwerkelijk met hen ging bemoeien, zetten ze de hakken in het zand. Efficiënter werken, goed idee, maar centrale bemoeienis, dat was niet ‘zoals wij dat aan de TU gewend zijn’.

Het college van bestuur vond de vakbonden aan zijn zijde – op zich merkwaardig, want de traditie gebiedt toch dat vakbonden en directies in geval van reorganisaties tegenover elkaar staan en niet naast elkaar. Af en toe had het er zelfs de schijn van dat de vakbonden een steviger greep op het roer hadden dan het college.

De vakbonden belandden in die rol, omdat er bij het begin van de MOD, drie jaar geleden, geen orgaan aan de TU was dat op centraal niveau het personeel vertegenwoordigde. Inmiddels is zo’n centraal orgaan er wel: de ondernemingsraad (or). Die vindt niet geheel ten onrechte dat ze ook wat over de MOD te zeggen heeft, maar door de grote informatie-achterstand is het college niet erg geneigd de or ter wille te zijn.
Paternalisme

Hoe dan ook, de faculteiten botsten met het cvb over wie er nou de baas was. Voorbeeld: in welke salarisschaal de hoogste personeelsfunctionaris terecht kwam, dat maakten de faculteiten graag zelf uit. Het cvb deed her en der concessies, maar trok over het geheel genomen aan het langste eind. Op leidinggevend niveau lijkt de zaak inmiddels aardig uitgepraat, maar vlak daaronder heersen nog veel oude reflexen.

Op die plek zit dan ook de grootste bedreiging voor de MOD. De beoogde kwaliteitsslag, die er op papier zo mooi uitziet, staat of valt voor een belangrijk deel met de attitudes van de mensen die op de hogere posities terecht komen. Coördinatie vanuit SBS is al snel uit te leggen als paternalisme, terwijl het omgekeerd eenvoudig is de faculteiten van eigengereidheid te beschuldigen. Als zo’n sfeer ontstaat, is het risico groot dat iedereen binnen de kortste keren weer zijn eigen gangetje gaat – en ondenkbaar is dat niet.

Immers, het college van bestuur houdt bij hoog en bij laag vol dat de MOD per saldo een decentralisering van bevoegdheden oplevert, maar op decentraal niveau wordt daar vrijwel even hardnekkig aan getwijfeld. De plannen van het cvb om ook onderwijs en onderzoek volgens een centraal vastgesteld schema te herinrichten, helpen (geheel los van de inhoud ervan) in elk geval niet bij het wekken van een non-dirigistische indruk.

Bij college en staf bestaat optimisme over de kwaliteitsstap. Het zal nog wel even pijn gaan doen, maar daarna kan er geoogst worden. De vakbonden hebben er ook vertrouwen in, maar zijn vooral blij dat het bijna voorbij is. De vele betrokken medewerkers gaan echter een onzekere maand tegemoet, waarbij niet de grote sprong voorwaarts maar de directe werkomgeving hun eerste zorg is. Pas als die stofwolken zijn opgetrokken, valt daadwerkelijk een eindbalans op te maken.

kadertje (in grijs):

Tijdsdruk en wrevel

Reorganisaties zorgen voor wrijving. Nu op centraal niveau de lucht geklaard is, bereikt de MOD lagere regionen. Ook daar zorgt de tijdsdruk hier en daar voor een beladen sfeer.

Neem bijvoorbeeld Richard Marks, hoofd van de onderwijstechnische dienst bij de faculteit ITS. In juni kreeg hij naar eigen zeggen voor het eerst enig zicht op wat er met zijn dienst stond te gebeuren. Drie maanden later was duidelijk dat er voor hem en zes anderen geen functie meer is weggelegd.

Marks is de 55 gepasseerd, dus moet hij gebruik maken van de 55-plusregeling: ,,Maar ik wil helemaal nog niet met de 55-plusregeling. Het is toch verschrikkelijk als je na bijna veertig jaar zo uitgerangeerd wordt. Een collega van me wilde wel weg met die regeling. Zijn functie bleef. Maar toen hij zich bedacht, verdween de functie alsnog. Nu moet hij toch weg, maar dan gedwongen.”

Goedlopende onderdelen worden opgeheven, andere blijven, functies worden uitgehold, diensten worden voortaan voor veel geld ingehuurd en secretaresses zullen in de toekomst op de fiets moeten als de prof een nieuwe pen nodig heeft. Allemaal niet goed voor de verhoudingen op de werkvloer, vindt Marks. ,,Op papier zal het er wel goed uitzien, maar naar de invulling wordt niet gekeken”, zegt hij misnoegd. ,,Ik snap het niet, men kent toch de mensen. Voor mij is het totaal onduidelijk wie er nou de beslissingen neemt. Ik moet per 1 januari weg, maar ik zou niet weten aan wie ik tegen die tijd mijn taken moet overdragen.”