Een recente Nipo-enquete laat zien dat TU-werknemers duidelijker informatie willen over de reorganisatie. Het hoofd marketing en communicatie trekt haar plan.
Duidelijke taal
,,De cijfers zijn mij eigenlijk nog meegevallen”, zegt dr. A. Rima, hoofd marketing en communicatie van de TU. ,,De mate waarin bepaalde termen rond de MOD zijn doorgedrongen en de kennis van de redenen achter de reorganisatie, zijn niet slecht te noemen. Ik zeg dit tegen de achtergrond van de soms onduidelijke bestuurlijke situatie en de wisselingen in het MOD-management. In communicatie-opzicht hebben we geen ergere periode kunnen treffen dan de afgelopen maanden.”
Het Nipo-onderzoek naar de bekendheid van de MOD-reorganisatie (Modernisering Ondersteunende Diensten) werd een jaar geleden voor het eerst gehouden. Vlak voor de jaarwisseling werd een tweede peiling verricht, zodat nu vergelijkingen mogelijk zijn. Het personeel van de TU is gevraagd naar de bekendheid van de MOD, maar ook naar de manier waarop het zijn informatie daarover krijgt. En: hoe het die informatie waardeert.
De resultaten zijn wisselend. ,,Dat een kwart van het personeel een jaar na oprichting al bekend is met de Tetra-groep, heeft mij in positieve zin verrast”, zegt Rima. ,,Het is ook goed dat de vrees voor gedwongen ontslagen onder het personeel teruggegaan is van vijftig naar dertig procent, maar het blijft natuurlijk veel te hoog. Die angst is niet terecht; er is sprake van veel natuurlijk verloop en bovendien zijn er nu duidelijke afspraken met de bonden gemaakt.”
In het afgelopen jaar heeft het personeel beter inzicht gekregen in de begrippen en achtergronden van de reorganisatie. Ook zegt de werknemer beter te weten hoe het verder gaat met de MOD. De betrokkenheid is, met name onder het ondersteunend en beheerspersoneel (obp), groot. Desondanks is de onrust en onzekerheid onder de TU-medewerkers toegenomen. ,,Er heerst een gevoel van ‘we mogen blijven werken’, maar er is onzekerheid over de nieuwe invulling van de taken”, meent Rima.
Reden genoeg om de communicatie rond de MOD-processen te verbeteren. De werknemer krijgt zijn informatie over de reorganisatie nu vooral via het voorlichtingskatern, medezeggenschapscommissies en Delta. Ook met collega’s wordt regelmatig gepraat over de MOD. Uit de cijfers van het Nipo blijkt dat de rechtstreekse communicatie van het college van bestuur en van de vakbonden beter kan. ‘Duidelijker en actueler’, is de roep van de werknemer. Volgens Rima is het daarvoor het juiste moment.
,,De communicatie moet juist nu verbeteren, omdat de directe dreiging van ontslagen weg is en de bestuurlijke problemen achter de rug zijn. Het is onze taak om de onzekerheden die nog bij het personeel leven, weg te nemen. Dat vergt veeltijd, evenals het terugwinnen van de geloofwaardigheid. Want in het verleden zijn er te vaak dingen beloofd, die later niet zijn door gegaan.”
Rima overweegt de bekende blauw-paarse nieuwsbrieven over de MOD te veranderen. Die waren voorheen te kort en te formeel. ,,Er moesten veel mensen naar kijken. Daardoor werd die nieuwsbrief steeds minder actueel en informatief. Ik denk nu aan een uitgebreidere nieuwsbrief, uiteraard in samenspraak met de Tetra-groep. Want je moet vooral de samenhang tussen de processen benadrukken. Het zicht daarop is het personeel in de afgelopen tijd wel eens kwijtgeraakt.”
Vermoedens
Een belangrijk communicatiekanaal zijn de decanen en de directe leidinggevenden op de faculteiten. Rima denkt aan workshops of cursussen voor deze sleutelfiguren. ,,Voor veel faculteiten en medewerkers is dit de eerste keer dat ze zo’n grote reorganisatie meemaken. Daar is weinig ervaring mee. Het zou goed zijn om die mensen voor te bereiden op de veranderingen die op stapel staan in hun faculteiten. Hoe ze daar mee moeten omgaan en hoe ze dat kunnen overbrengen aan het personeel.” De wens tot bijscholing is Rima mede ingegeven door de resultaten van de Nipo-enquete: minder dan de helft van het personeel krijgt het MOD-nieuws te horen van hun directe chef. Veel te weinig, vindt het hoofd marketing en communicatie.
Om voeling te houden met de medewerkers aan de TU, wil Rima een nader onderzoek laten uitvoeren. ,,Ik wil graag weten wat het personeel wil, aan welke informatie behoefte bestaat en op welke manier het die informatie wil krijgen. Om zo goed mogelijk op die wensen te kunnen inspelen. En laten we vooral niet vergeten de effecten van het communicatiebeleid te meten. Want als het gaat om communicatie, wordt er aan de TU nogal veel gepraat op basis van vermoedens en voorspellingen, en te weinig op grond van echte gegevens. Zo’n Nipo-enquete mag wat mij betreft dan ook in een aangepaste vorm herhaald worden.”
Duidelijke taal
,,De cijfers zijn mij eigenlijk nog meegevallen”, zegt dr. A. Rima, hoofd marketing en communicatie van de TU. ,,De mate waarin bepaalde termen rond de MOD zijn doorgedrongen en de kennis van de redenen achter de reorganisatie, zijn niet slecht te noemen. Ik zeg dit tegen de achtergrond van de soms onduidelijke bestuurlijke situatie en de wisselingen in het MOD-management. In communicatie-opzicht hebben we geen ergere periode kunnen treffen dan de afgelopen maanden.”
Het Nipo-onderzoek naar de bekendheid van de MOD-reorganisatie (Modernisering Ondersteunende Diensten) werd een jaar geleden voor het eerst gehouden. Vlak voor de jaarwisseling werd een tweede peiling verricht, zodat nu vergelijkingen mogelijk zijn. Het personeel van de TU is gevraagd naar de bekendheid van de MOD, maar ook naar de manier waarop het zijn informatie daarover krijgt. En: hoe het die informatie waardeert.
De resultaten zijn wisselend. ,,Dat een kwart van het personeel een jaar na oprichting al bekend is met de Tetra-groep, heeft mij in positieve zin verrast”, zegt Rima. ,,Het is ook goed dat de vrees voor gedwongen ontslagen onder het personeel teruggegaan is van vijftig naar dertig procent, maar het blijft natuurlijk veel te hoog. Die angst is niet terecht; er is sprake van veel natuurlijk verloop en bovendien zijn er nu duidelijke afspraken met de bonden gemaakt.”
In het afgelopen jaar heeft het personeel beter inzicht gekregen in de begrippen en achtergronden van de reorganisatie. Ook zegt de werknemer beter te weten hoe het verder gaat met de MOD. De betrokkenheid is, met name onder het ondersteunend en beheerspersoneel (obp), groot. Desondanks is de onrust en onzekerheid onder de TU-medewerkers toegenomen. ,,Er heerst een gevoel van ‘we mogen blijven werken’, maar er is onzekerheid over de nieuwe invulling van de taken”, meent Rima.
Reden genoeg om de communicatie rond de MOD-processen te verbeteren. De werknemer krijgt zijn informatie over de reorganisatie nu vooral via het voorlichtingskatern, medezeggenschapscommissies en Delta. Ook met collega’s wordt regelmatig gepraat over de MOD. Uit de cijfers van het Nipo blijkt dat de rechtstreekse communicatie van het college van bestuur en van de vakbonden beter kan. ‘Duidelijker en actueler’, is de roep van de werknemer. Volgens Rima is het daarvoor het juiste moment.
,,De communicatie moet juist nu verbeteren, omdat de directe dreiging van ontslagen weg is en de bestuurlijke problemen achter de rug zijn. Het is onze taak om de onzekerheden die nog bij het personeel leven, weg te nemen. Dat vergt veeltijd, evenals het terugwinnen van de geloofwaardigheid. Want in het verleden zijn er te vaak dingen beloofd, die later niet zijn door gegaan.”
Rima overweegt de bekende blauw-paarse nieuwsbrieven over de MOD te veranderen. Die waren voorheen te kort en te formeel. ,,Er moesten veel mensen naar kijken. Daardoor werd die nieuwsbrief steeds minder actueel en informatief. Ik denk nu aan een uitgebreidere nieuwsbrief, uiteraard in samenspraak met de Tetra-groep. Want je moet vooral de samenhang tussen de processen benadrukken. Het zicht daarop is het personeel in de afgelopen tijd wel eens kwijtgeraakt.”
Vermoedens
Een belangrijk communicatiekanaal zijn de decanen en de directe leidinggevenden op de faculteiten. Rima denkt aan workshops of cursussen voor deze sleutelfiguren. ,,Voor veel faculteiten en medewerkers is dit de eerste keer dat ze zo’n grote reorganisatie meemaken. Daar is weinig ervaring mee. Het zou goed zijn om die mensen voor te bereiden op de veranderingen die op stapel staan in hun faculteiten. Hoe ze daar mee moeten omgaan en hoe ze dat kunnen overbrengen aan het personeel.” De wens tot bijscholing is Rima mede ingegeven door de resultaten van de Nipo-enquete: minder dan de helft van het personeel krijgt het MOD-nieuws te horen van hun directe chef. Veel te weinig, vindt het hoofd marketing en communicatie.
Om voeling te houden met de medewerkers aan de TU, wil Rima een nader onderzoek laten uitvoeren. ,,Ik wil graag weten wat het personeel wil, aan welke informatie behoefte bestaat en op welke manier het die informatie wil krijgen. Om zo goed mogelijk op die wensen te kunnen inspelen. En laten we vooral niet vergeten de effecten van het communicatiebeleid te meten. Want als het gaat om communicatie, wordt er aan de TU nogal veel gepraat op basis van vermoedens en voorspellingen, en te weinig op grond van echte gegevens. Zo’n Nipo-enquete mag wat mij betreft dan ook in een aangepaste vorm herhaald worden.”
Comments are closed.