Ombuds functionaris voor studenten: ‘Práát met elkaar’

De faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen is niet alleen gevuld met studenten en wetenschappers. Op de vijfde verdieping huizen ook de human resources-afdeling, de bedrijfsartsen én sinds januari 2022 twee nieuwe ombudsfunctionarissen: één voor medewerkers en één voor studenten. Hun kamerdeur staat open voor iedereen die hulp nodig heeft. Maar voor welke hulp zijn zij aangesteld en hoe gaan ze te werk? In twee interviews maken we kennis, te beginnen met Carin Wensveen, ombudsfunctionaris voor studenten.

Wensveen is een geboren Delftse, die de TU Delft tijdens haar studie Nederlands recht aan de Erasmus Universiteit Rotterdam al geregeld vanbinnen zag, om te studeren in de TU Delft Library, te eten bij een studentenrestaurant of te feesten op het IO-festival. Nu ze de TU bekijkt met andere, professionele ogen, is ze vooral ‘overweldigd’ door de omvang van de universiteit. Een flinke kluif, dus, voor iemand die de organisatie door en door wil leren kennen.

Waarom is het voor een ombudsfunctionaris belangrijk om de TU goed te doorgronden?
“Het lukt natuurlijk nooit om alles en iedereen te kennen, maar op de belangrijkste punten is het nodig om te weten wie de sleutelmensen zijn. Dat netwerk ben ik aan het opbouwen, door naar bijeenkomsten te gaan, bijvoorbeeld van de studentenraad. Een goed netwerk helpt om de bediening te verbeteren, zodat ik studenten bijvoorbeeld beter kan doorverwijzen naar het klachtenloket of de studentenpsychologen. Door een netwerk weet ik ook beter wat er speelt. Sommige dingen hoor je alleen in de wandelgangen.”

‘De informatievoorziening kan beter’

Voor de studenten die dit niet weten: waarvoor is een ombudsfunctionaris?
“Je kunt in de eerste plaats aankloppen met problemen die niet behandeld worden door het centraal klachtenloket, omdat het niet valt onder hun taken of omdat hun werk niet tot een oplossing leidt. Tijdens mijn eerste maanden heb ik twaalf studenten gezien, dat is natuurlijk niet representatief, maar in het algemeen komen zij met twee soorten kwesties bij mij. De eerste soort zijn studie-gerelateerde kwesties over dingen als inschrijvingen, het krijgen van vrijstellingen, collegegeld of andere financiële zaken en slechte communicatie. De andere tak, waar nu terecht veel aandacht voor is, is sociale veiligheid en grensoverschrijdend gedrag. Dat laatste ligt vooral bij de vertrouwenspersonen, maar als er sprake is van een patroon van grensoverschrijdend gedrag dan kunnen studenten bij mij terecht.”

Hoe weten studenten bij wie ze moeten zijn voor welk probleem?
“Ik weet niet precies hoe studenten hun keuzes maken. De informatievoorziening over welke functionaris waarvoor is, kan wel beter. Aan studenten die toch niet weten bij wie ze moeten beginnen, adviseer ik: begin gewoon ergens en dan verwijst diegene je echt wel door als je elders moet zijn. Dat is misschien vervelend, maar iets doen is altijd beter dan niets doen.”

Wat bespreek je het eerste als een student zich meldt?
“Ik vraag altijd wat een student al heeft geprobeerd om het probleem op te lossen. Vaak zijn er al hele emailwisselingen geweest met docenten of examencommissies. Als er een conflict is met een examencommissie en die heeft een beslissing genomen, wijs ik studenten er meteen op dat ze binnen zes weken beroep moeten aantekenen. Doen ze dat niet, dan zijn ze niet-ontvankelijk. Dan is het klaar en kan ook ik het niet meer rechtbreien.
Soms zit er meer achter bij een student die een conflict heeft. Daarom vraag ik altijd door. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat iemand vastloopt met een bepaald studieprobleem, maar dat er ook geldproblemen zijn of psychische problemen. In dat eerste geval kan het zo zijn dat iemand beter op zijn plek is bij de schuldhulpverlener. In het tweede geval is een studentenpsycholoog misschien beter. Een combinatie is ook mogelijk. Ik kan in ieder geval doorverwijzen, ook als ik denk dat er juridisch advies nodig is.”

‘Ik kan niet alles wegtoveren’

Wanneer is een zaak goed afgerond?
“Ik kan niet alles wegtoveren. Het belangrijkste is dat een conflict zodanig wordt opgelost dat de emoties weer tot bedaren zijn gekomen en de student weer verder kan. In coronatijd is het te weinig gebeurd dat mensen gewoon even met elkaar spraken, terwijl het beter is om elkaar echt te zien. Daarom adviseer ik altijd een goed gesprek. Práát met elkaar, face to face. Als onafhankelijke partij kan ik het contact smeren. Daarvoor hoef ik niet altijd bij het gesprek aanwezig te zijn.”

Dit is je eerste functie als ombudsfunctionaris. Welke ervaring heb je opgedaan die je nu kunt gebruiken?
“Ik ben het gewend om te gaan met mensen die in conflict zijn. Toen ik als familierechtadvocaat werkte, heb ik een mediation (bemiddeling, red.)-opleiding gedaan en ben ik als mediator gaan werken. Naast deze functie van ombudsfunctionaris doe ik nog steeds aan mediation. Mijn advocatuurpraktijk ben ik aan het afbouwen, anders wordt het te veel.”

De TU heeft je voor 19 uur in de week aangesteld. Hoe wil je die tijd besteden?
“Ik ga in de eerste plaats praten met studenten die zich melden. Daarnaast ben ik veel aan het kennismaken. Ik wil ook aan professionalisering gaan doen, omdat er geen opleiding is voor ombudswerk in het hoger onderwijs en er nauwelijks theoretische onderbouwing is. Daarnaast kan ik trends signaleren en onderzoeken. Op dit moment weet ik nog niet welke, dat is iets voor de langere termijn. Ik hoor wel algemene thema’s als eenzaamheid, discriminatie en seksueel grensoverschrijdend gedrag voorbij komen. Het is heel ernstig dat een op de tien vrouwelijke studenten tijdens de studieloopbaan wordt verkracht.”

Heb je het idee dat bijvoorbeeld docenten bereid zijn om mee te werken als een student zich bij jou meldt?
“Ik heb zeker de indruk dat er bereidheid tot medewerking is, in ieder geval tot het geven van informatie en uitleg. En dat terwijl veel mensen op de TU het erg druk hebben. Dat helpt niet mee. Maak maar eens tijd vrij om met een student om de tafel te gaan zitten voor een goed gesprek. Dan stuur je sneller even een mailtje sturen en probeer je een klacht zo af te doen. Ik vrees dat het ontstaan van sommige conflicten op die manier in elkaar grijpt.”

• Je kunt de ombudsfunctionaris voor studenten, Carin Wensveen, mailen of bellen op 015-2782389. Haar kantoor bevindt zich in het gebouw van CiTG, kamer 5.11.

(Foto: Justyna Botor)

CV

 

Carin Wensveen (60) studeerde in 1987 af bij de opleiding Nederlands recht aan de Erasmus Universiteit Rotterdam. In 2002 kwam daar een opleiding tot allround mediator bij The Lime Tree bij en vijf jaar later een master culturele antropologie aan de Universiteit van Amsterdam. Ze deed in 2008 onderzoek aan de Erasmus Universiteit naar bemiddeling en rechtspraak.

 

Wensveen begon haar carrière als juridisch medewerker bij de gemeente Zandvoort en was daarna onder meer advocaat, beleids- en bestuursadviseur en docent. Sinds 2010 combineerde zij een familierecht-advocatuurpraktijk met het mediatorschap. Haar aanstelling als ombudsfunctionaris voor studenten is in eerste instantie voor één jaar en kan worden verlengd tot maximaal zes jaar. Wensveen heeft twee kinderen – beide student – uit een eerder huwelijk en is samen met een nieuwe partner.