Moe van Baan

br />
Projectleiders zijn moe van Baan. Ze missen al maandenlang gedetailleerde overzichten van hun uitgaven en inkomsten. Ze kunnen niet inschatten hoe ze er financieel voor staan of voeren al maanden een dubbele boekhouding.

De verantwoordelijken voor Baan zijn moe van alle negatieve reacties en publiciteit. Terwijl Baan Finance inmiddels draait, werken zij zich het apelazerus om resterende bugs op te lossen en het volgende traject op te starten.

Medewerkers op de financiële administraties zijn létterlijk moe van Baan. Al maanden proberen ze zo goed en kwaad als het gaat overzichten te produceren. Ze draaien overuren om achterstanden weg te werken, cursussen te volgen en zich in te werken in het nieuwe systeem.

De bestuurders tenslotte moeten wel moe zijn van Baan. Al maanden herhalen ze dezelfde boodschap voor inmiddels weigerachtige raden en decanen: ,,Het komt wel goed met Baan. De deskundigen hebben verzekerd dat de problemen spoedig opgelost zijn.”

Geforceerd

Onderschatting is het meest gehoorde antwoord op de vraag waarom de introductie van Baan zoveel problemen heeft opgeleverd. Ook Ronald van der Steen, EDP-auditor van de TU, onderschrijft dit: ,,Baan ís complex. Bij de invoering van een dergelijk systeem moet er vooraf veel aandacht worden besteed aan de organisatie. Door de grote tijdsdruk zijn aspecten vooruit geschoven.” Dit betekende dat eindgebruikers zonder veel voorbereiding met een nieuw systeem te maken kregen.

Ook or-voorzitter Daan Hoogwater meent dat de fouten in het begin zijn gemaakt. ,,Er was te weinig inzicht in de ingrijpendheid van een nieuw systeem. De medewerkers van de administratie, mogen niet de schuld krijgen.” Van der Steen is het daar niet helemaal mee eens. Volgens hem liggen de problemen vooral op de werkvloer; ,,zeker niet alleen bij het systeem.”

De lopende MOD-reorganisatie (Modernisering Ondersteunende Diensten) vormde een extra obstakel voor een soepele overgang. In mei 1999 sprak Henk Lenoir, toenmalig interim directeur financieel beheer, in Delta van een ‘geforceerd project’ omdat reorganisaties en nieuwe automatiseringssystemen nooit tegelijkertijd mogen worden uitgevoerd.

In april dit jaar trad Maarten van der Vorst aan als nieuwe directeur Staf Financiën. Hij constateerde al snel (Delta, 22 juni) dat de structuur in verantwoordelijkheden onduidelijk was en dat tijdige en heldere communicatie ontbrak. Bovendien schoten opleiding en training te kort. Ondersteund door de audits van de stafaccountancy, die de knelpunten genadeloos blootlegden, startte de voormalige KPN-manager operatie Completing Baan, een grondige bijsturing van Baan Finance. Het volgende traject, Baan Projects, pakte hij ook anders aan. Elke faculteit stelt nu een ‘PIP’ op, een Plan Implementatie Projects. Dit plan wordt ondertekend door de directeur financiële zaken en de decaan.

Completing Baan oogst nu alom lof. Hoofd financiële zaken van de faculteit OCP, W. van der Velden, die vorige week als eerste een PIP ondertekende, zegt: ,,De komst van Van der Vorst heeft een hoop in beweging gezet, er is duidelijk progressie en eindelijk een realistische planning.”

Dieven

Blijft de vraag of Baan zelf een goede keuze is geweest. Om de faculteiten tevreden te stellen is er veel aan het softwarepakket gesleuteld, vaak door dure externe consultants. Bovendien zijn er extra pakketten aangeschaft om de gewenste reportages te krijgen en moet Baan worden aangepast om met Peoplesoft te communiceren. Eén eenvoudiger systeem, aangepast naar TU-wensen, was wellicht beter en goedkoper geweest.

Belangrijker dan de schuldvraag is de vraag wat de gevolgen zijn voor de TU van het hele veranderingstraject. Enigszins murw personeel, dat is te overzien. Maar overwerktheid en overspannenheid zijn veel ingrijpender. De tussenrapportage MOD noemt de ‘informatisering & automatiseringsomgeving’ momenteel instabiel.

Financieel zijn de risico’s moeilijk in te schatten. Projectleiders raken de draad kwijt en kunnen de komende maanden met verrassingen te maken krijgen. Of het gouden tijden zijn voor dieven staat of valt met de inrichting van de systemen bij de beheerseenheden. Baan heeft veel controlepunten, maar werken ze overal? Voor strategieplanning op basis van financiële rapporten lijkt het in ieder geval voorlopig niet de tijd.

Van werkvloer tot staf: iedereen is moe van softwarepakket Baan. Hoe onderschatting van een automatiseringstraject een hele universiteit doet zuchten.

Projectleiders zijn moe van Baan. Ze missen al maandenlang gedetailleerde overzichten van hun uitgaven en inkomsten. Ze kunnen niet inschatten hoe ze er financieel voor staan of voeren al maanden een dubbele boekhouding.

De verantwoordelijken voor Baan zijn moe van alle negatieve reacties en publiciteit. Terwijl Baan Finance inmiddels draait, werken zij zich het apelazerus om resterende bugs op te lossen en het volgende traject op te starten.

Medewerkers op de financiële administraties zijn létterlijk moe van Baan. Al maanden proberen ze zo goed en kwaad als het gaat overzichten te produceren. Ze draaien overuren om achterstanden weg te werken, cursussen te volgen en zich in te werken in het nieuwe systeem.

De bestuurders tenslotte moeten wel moe zijn van Baan. Al maanden herhalen ze dezelfde boodschap voor inmiddels weigerachtige raden en decanen: ,,Het komt wel goed met Baan. De deskundigen hebben verzekerd dat de problemen spoedig opgelost zijn.”

Geforceerd

Onderschatting is het meest gehoorde antwoord op de vraag waarom de introductie van Baan zoveel problemen heeft opgeleverd. Ook Ronald van der Steen, EDP-auditor van de TU, onderschrijft dit: ,,Baan ís complex. Bij de invoering van een dergelijk systeem moet er vooraf veel aandacht worden besteed aan de organisatie. Door de grote tijdsdruk zijn aspecten vooruit geschoven.” Dit betekende dat eindgebruikers zonder veel voorbereiding met een nieuw systeem te maken kregen.

Ook or-voorzitter Daan Hoogwater meent dat de fouten in het begin zijn gemaakt. ,,Er was te weinig inzicht in de ingrijpendheid van een nieuw systeem. De medewerkers van de administratie, mogen niet de schuld krijgen.” Van der Steen is het daar niet helemaal mee eens. Volgens hem liggen de problemen vooral op de werkvloer; ,,zeker niet alleen bij het systeem.”

De lopende MOD-reorganisatie (Modernisering Ondersteunende Diensten) vormde een extra obstakel voor een soepele overgang. In mei 1999 sprak Henk Lenoir, toenmalig interim directeur financieel beheer, in Delta van een ‘geforceerd project’ omdat reorganisaties en nieuwe automatiseringssystemen nooit tegelijkertijd mogen worden uitgevoerd.

In april dit jaar trad Maarten van der Vorst aan als nieuwe directeur Staf Financiën. Hij constateerde al snel (Delta, 22 juni) dat de structuur in verantwoordelijkheden onduidelijk was en dat tijdige en heldere communicatie ontbrak. Bovendien schoten opleiding en training te kort. Ondersteund door de audits van de stafaccountancy, die de knelpunten genadeloos blootlegden, startte de voormalige KPN-manager operatie Completing Baan, een grondige bijsturing van Baan Finance. Het volgende traject, Baan Projects, pakte hij ook anders aan. Elke faculteit stelt nu een ‘PIP’ op, een Plan Implementatie Projects. Dit plan wordt ondertekend door de directeur financiële zaken en de decaan.

Completing Baan oogst nu alom lof. Hoofd financiële zaken van de faculteit OCP, W. van der Velden, die vorige week als eerste een PIP ondertekende, zegt: ,,De komst van Van der Vorst heeft een hoop in beweging gezet, er is duidelijk progressie en eindelijk een realistische planning.”

Dieven

Blijft de vraag of Baan zelf een goede keuze is geweest. Om de faculteiten tevreden te stellen is er veel aan het softwarepakket gesleuteld, vaak door dure externe consultants. Bovendien zijn er extra pakketten aangeschaft om de gewenste reportages te krijgen en moet Baan worden aangepast om met Peoplesoft te communiceren. Eén eenvoudiger systeem, aangepast naar TU-wensen, was wellicht beter en goedkoper geweest.

Belangrijker dan de schuldvraag is de vraag wat de gevolgen zijn voor de TU van het hele veranderingstraject. Enigszins murw personeel, dat is te overzien. Maar overwerktheid en overspannenheid zijn veel ingrijpender. De tussenrapportage MOD noemt de ‘informatisering & automatiseringsomgeving’ momenteel instabiel.

Financieel zijn de risico’s moeilijk in te schatten. Projectleiders raken de draad kwijt en kunnen de komende maanden met verrassingen te maken krijgen. Of het gouden tijden zijn voor dieven staat of valt met de inrichting van de systemen bij de beheerseenheden. Baan heeft veel controlepunten, maar werken ze overal? Voor strategieplanning op basis van financiële rapporten lijkt het in ieder geval voorlopig niet de tijd.